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5 objetivos de desempenho e indicadores: o PPCP trazendo resultados para a sua indústria

Atualizado em 5/02/24 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Definição de indicadores de desempenho e metas / Estratégia / Planejamento e Controle da Produção / Produção

Muito se fala sobre indicadores de desempenho, metas etc. Porém, como aplicá-los na área industrial, mais especificamente no planejamento e controle da produção (PCP) ou no planejamento, programação e controle da produção (PPCP)? Como a utilização de indicadores de desempenho pode trazer resultados positivos para o seu negócio?

Este post foi inspirado em uma discussão em um grupo de PPCP que faço parte no Linkedin iniciada pelo Eduardo Moura e fomentada pelo Denilson Carvalho:

“Bela iniciativa, Eduardo, pois é comum encontrarmos nas empresas certa dificuldade em estabelecer métricas de avaliação do desempenho do PCP. Até porque, por ser uma atividade/processo com interface com a maioria das áreas funcionais da empresa, muitos dos indicadores normalmente utilizados sofrem influências de outras áreas e processos. O giro dos estoques ou mesmo o valor médio dos diferentes estoques e o cumprimento de datas de entrega são bons indicadores. Os estoques em processo, os tempos e o número de setups também.”

Tenho convicção de que para viabilizar o alinhamento dos indicadores à estratégia da empresa e trazer resultados efetivos, além de uma estrutura organizada que relacione os indicadores aos objetivos estratégicos, precisamos também de ferramentas apropriadas para disponibilizar as informações aos usuários tomadores de decisão.

Como gosto de citar, sem saber a quem dar os créditos, precisamos transformar dados em informações, informações em conhecimento e conhecimento em ação. Se tivermos um oceano de dados e não conseguimos tomar ações efetivas a partir deles, podemos morrer afogados.

A importância das ferramentas

Já se tornou um jargão dizer que quem não mede não gerencia, morre. Mas eu vou além e insisto: além de medir, precisamos de uma estrutura organizada e de ferramentas para transformar essas medições em ações. Conforme citado pelo Eduardo Moura, tenho certeza que o Preactor está na lista dessas ferramentas e tem papel crucial na jornada pelo aumento da produtividade nas indústrias, gerando programações da produção realistas, dentre vários outros benefícios.

Há muitas outras ferramentas disponíveis no mercado para apoiar a gestão da produção das indústrias. Gostaria de destacar o Nomus Dashboard, que permite transformar o universo de dados da sua empresa em informações preciosas para gestão do negócio de forma inteligente, com incrível flexibilidade, facilidade e agilidade. Por exemplo, imagine que você está diante de uma tabela com milhares de apontamentos de produção que foram feitos em sua fábrica durante um ano de produção. O que fazer com essa massa de dados? Como usar essa massa de dados para gerenciar melhor o seu negócio? o Nomus Dashboard pode te ajudar com estes e outros desafios.

Um exemplo real

Voltando ao grupo de discussão de PPCP do Linkedin, nosso colega Filipe Silvério Ramalho contribuiu com um depoimento de como ele utiliza indicadores no dia a dia da gestão do negócio:

“Trabalho numa indústria fabricante de ferramentas rotativas. Nós aqui, fabricamos lotes sob encomenda, o que dificulta um pouco o trabalho do PCP.

Visando melhorar nosso desempenho, criei recentemente, alguns indicadores, listados a seguir:

– Comparativo realizado x planejado
– Eficiência operacional dos operadores de máquinas
– Ociosidade dos operadores
– Atraso nos prazos de entregas
– Problemas encontrados nas matérias-primas (quebra, desplacamento, batimento etc)
– Atraso no recebimento de matérias-primas

Todos esses indicadores me orientam para tomar as ações cabíveis, visando otimizar a produção e, consequentemente, reduzir os atrasos de entregas.

Os resultados já estão aparecendo, embora ainda estejam longe do ideal.”

O esforço do Filipe Silvério Ramalho é louvável e gostaria de aproveitar o espaço para parabeniza-lo por este excelente trabalho. Entretanto, muito provavelmente, assim como na maioria das empresas, ele deve encontrar um universo de dados de diversas naturezas, como pedidos de venda, ordens de produção e apontamentos da produção e ter um esforço enorme para exportar dados para uma planilha Excel, tratar esses dados e gerar relatórios. A geração desses relatórios normalmente demanda um tempo precioso da equipe e está muito sujeita a falhas. Muitas vezes, quando os relatórios gerenciais chegam às mãos da Diretoria, já é tarde demais para tomar uma decisão. Outras vezes, a informação está incorreta e pode levar a tomada de decisão equivocada.

A importância de uma estrutura organizada

Quanto à estrutura organizada, é interessante que os indicadores estejam alinhados com os objetivos de desempenho, de forma a trazerem a produção e o PCP mais próximos da estratégia. Com isso, podemos ter alguns indicadores para cada objetivo e a sua organização dar foco no objetivo com maior alinhamento estratégico. Utilizando ferramentas apropriadas, esses indicadores podem ser desdobrados de forma a permitirem a ação.

Temos 5 objetivos clássicos da produção (Nigel Slack) e sugiro alguns indicadores para cada um deles:

1 – Velocidade => tempo de atravessamento, ou lead time

Tomemos por exemplo o indicador “Tempo de atravessamento” ou Lead Time. Podemos ter um gráfico da evolução temporal do tempo de atravessamento de uma ordem de produção por produto ou agregado, claro que a forma de exibição deste gráfico vai variar muito entre diferentes indústrias, mas a ideia é podermos enxergar tendências de aumento neste indicador e buscar as causas desses aumentos.

Seguindo neste exemplo, imagine que um determinado produto tem num mês o tempo de atravessamento médio de suas ordens de produção de 10 dias, no mês seguinte de 13, no próximo de 20 e aumentando gradativamente. Caso o monitoramento seja feito de maneira consistente, levando sempre em consideração os últimos períodos de 30 dias, é possível perceber que há uma tendência de aumento e buscar quais são as suas causas e combate-las antes do indicador chegar a 13.

Ainda com este indicador, podemos comparar tempos de atravessamento entre diferentes produtos e fazer um benchmarking interno, buscando entender o que é feito nos produtos que têm menor tempo de atravessamento e que pode ser replicado em outros produtos.

Aqui cabe a citação das colocações do Clayton Ribeiro da Silva:

“Pedro gostei do método que utilizou para implementar seus indicadores, mas um em especifico me chama mais atenção, o tempo de atravessamento. Esse indicador pode falar muito sobre sua produção, como por exemplo definir o Takt Time, que é uma divisão entre o tempo disponível de operação, menos as paradas, pela quantidade de unidades demandadas no período, com este você pode utilizar para sugerir correção dos processos, que pode ser facilmente identificado com a carta CEP. Você também consegue determinar o ritmo de produção e o tempo de ciclo.  Com apenas um indicador você vai poder estimar o que esta acontecendo na produção e como está o andamento da Ordens de Produção.”

2 – Custo => tempo de processamento, quantidade de material consumido

Em uma indústria, quando falamos de custos, costumamos falar de tempo de processamento e de consumo de material.

Medindo os tempos de processamento, podemos comparar diferentes máquinas, operadores etc. Podemos analisar variações nos processos e buscar reduzir sistematicamente os desvios-padrão dos indicadores. Por exemplo, se um indicador tem média igual a 100 e desvio-padrão igual a 20, significa que é possível estabelecer uma meta igual à média menos (ou mais, dependendo do indicador) 3 desvios-padrão, pois é possível obter 40 (ou 160), já que em algum momento isso foi alcançado. Para isso, precisamos de ferramentas adequadas.

Para fechar, o objetivo custo, vamos falar do consumo de material. Aqui, vale a pena citar Eduardo Moura:

“Fiz algumas análises deste tipo de informação relacionando valor de consumo de material na producao x receita liquida gerada. O objetivo é buscar uma relação positiva entre o que gasto de material para gerar determinado nível de receita.”

Indo além, a partir do indicador quantidade de material consumido, é possível calcular o rendimento, que é um desdobramento desse indicador e pode ser calculado pela fórmula (quantidade produzida) / (quantidade de material utilizada), para situações em que o produto produzido pode ser medido com a mesma unidade de medida que as matérias primas, como por exemplo no setor de plásticos, em que bobinas são medidas em quilogramas e são produzidas a partir de polímeros e pigmentos que também são medidos em quilograma.

Um outro exemplo é o setor do Cleber Santos, que contribuiu falando das dificuldades que encontra:

“Sempre comento com os colegas da área que enquanto a maioria dos PCP’s agrega vários componentes para montar um produto, no frigorifico pegamos um produto e transformamos em vários.”

No caso dele, um animal pode ser medido em quilograma e seus produtos derivados também. Já em setores em que há montagens e que peças são utilizadas para produzir um item, esse conceito de rendimento pode ser aplicado transformando tudo em unidades financeiras.

3 – Confiabilidade => entregas no prazo, dias de atraso

Primeiramente precisamos definir confiabilidade. Uma empresa é confiável quando ela cumpre sua palavra, seus acordos ou suas promessas. Quanto maior o índice de cumprimento, mais confiável a empresa vai ser para seus clientes.

Vamos ver dois exemplos de serviços de transporte para começarmos a entender o conceito de confiabilidade. Para uma companhia aérea, ser confiável significa ter seus vôos partindo e chegando aos destinos nos horários programados. O avião não pode decolar antes do horário programado. Por outro lado, para uma empresa de rádio táxi, ser confiável significa informar para o cliente que o táxi chegará em 20 minutos e não atrasar. O táxi pode até chegar antes, mas caso chegue depois, o cliente pode optar por outra empresa na próxima vez que precisar desse serviço.

Para a administração da produção, ser confiável significa entregar o produto com a qualidade exigida pelos clientes na data acordada com o cliente. Essa data acordada na maioria dos casos não pode ter folgas, pois o cliente também exige velocidade. Em muitos casos, a data é imposta pelo cliente e cabe à empresa decidir se vai produzir e entregar na data combinada ou se vai rejeitar o pedido. Dependendo da indústria, no modelo Just in Time, a entrega combinada pode ter a precisão de horas ou até minutos e não pode ser atrasada e nem antecipada. Porém, em geral, são acordadas datas de entrega e a tolerância ao atraso é baixa.

Os indicadores de desempenho mais indicados para a indústria ser mais confiável são entregas no prazo, dias de atraso. Por quê precisamos desses 2 indicadores? Bom, com o primeiro, conseguimos saber o índice de entregas no prazo, também conhecido como on time delivery (OTD), que é representado pela razão entre as entregas no prazo e as entregas totais. Quanto mais próximo de 100%, melhor. Utilizando as ferramentas adequadas, esse indicador pode ser desdobrado por produtos, clientes, vendedores, representantes, regiões etc. Ou seja, é possível comparar os desempenhos de diferentes clientes e entender que pode haver uma diferença de tratamento entre clientes e buscar reduzir discrepâncias.

Entretanto, o OTD precisa ser ponderado com o número de dias de atraso. Dependendo da situação, um cliente A com um OTD de 90% pode estar melhor atendido do que um cliente B com um OTD de 95%. Como? Imaginem que os 10% dos pedidos em atraso do cliente A tenham em média 2 dias de atraso e que os 5% dos pedidos em atraso do cliente B tenham em média 20 dias de atraso, sendo que um dos pedidos tem 90 dias de atraso. Olhando somente o OTD, o cliente B está melhor do que o cliente A, mas se ponderarmos o OTD com os dias de atraso, percebemos que o cliente A está sendo melhor no quesito confiabilidade.

Para ser confiável e cumprir o que foi prometido é fundamental que o PCP se transforme em um PPCP e que a de programação da produção seja utilizada.

4 – Qualidade => não conformidades, retrabalhos

Conforme já vimos no post Como conseguir melhores resultados com a qualidade dos produtos?, menos reparos e termos de garantia significam menos retrabalho e redução no gasto de tempo, esforços e dinheiro. Assim, qualidade é, inversamente proporcional à variabilidade. […] A variabilidade excessiva no desempenho de um processo resulta, em geral em desperdício (MONTGOMERY, 2009).

Com isso, o monitoramento de índices de não conformidades e retrabalho ajuda a reduzir a variabilidade do processo, entender as causas dos problemas e trabalhar para melhorar continuamente utilizando conceitos de PDCA e de SDCA.

5 – Flexibilidade => tempos de setups

A flexibilidade tem a ver com a capacidade de poder mudar o que é feito. Nesse sentido, pensei que o indicador tempos de setup ou de preparação de máquina tem grande influência na capacidade da empresa ser flexível. Quanto maiores os tempos de setup, menos disposta a ter lotes pequenos de produção estará a empresa. Se pensarmos numa situação limite, uma produção sem setups permite que haja mudança constante no que está sendo produzido sem acarretar em um aumento no custo unitário da produção.

Portanto, medir tempos de setup e analisar sua evolução por máquinas, produtos, operadores e quaisquer outras variáveis envolvidas permitirá mantê-los baixos e conferirá a vantagem em flexibilidade.

6 – Atendimento ao cliente => combinação dos indicadores mais relevantes para cada negócio específico

O título do post não está errado, são realmente 5 os objetivos de desempenho. Entretanto, cada negócio específico deverá dar foco em um conjunto menor de objetivos de acordo com as expectativas de seus clientes. Por exemplo, indústrias que produzem sob encomenda precisam ser confiáveis e velozes, ao passo que indústrias que produzem grandes volumes precisam ser competitivas em custos e assim por diante. Portanto, podemos definir o atendimento ao cliente como sendo a combinação dos objetivos mais relevantes para o cliente e isso varia caso a caso, de acordo com cada negócio.

Portanto, reunir os objetivos de desempenho mais importantes e relevantes para o atendimento de seus clientes passa a ser o primeiro passo para criar uma estrutura organizada que permita que o PPCP traga resultados para o negócio. O passo seguinte é definir quais indicadores de desempenho podem ser medidos e com isso ajudarem no cumprimento dos objetivos de desempenho citados. Por fim, precisamos encontrar as ferramentas adequadas para trabalharmos com todos esses conceitos de uma forma sistemática e geradora de resultados positivos contínuos.

Infográfico 5 objetivos clássicos da produção (Nigel Slack)

Conclusão

E na sua indústria, o PPCP consegue trazer resultado para o negócio? Ou melhor, consegue mostrar os resultados? São utilizadas ferramentas apropriadas e há uma estrutura organizada? Vamos seguir na jornada de aprendizado e colaboração?

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