Blog Industrial Nomus » Qualidade » 11 problemas comuns ao criar um Databook e como resolvê-los

11 problemas comuns ao criar um Databook e como resolvê-los

Atualizado em 11/06/24 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Garantia da qualidade / Qualidade

O que é um Databook? Basicamente, trata-se do livro que conta a história da execução de um serviço, de uma obra ou da fabricação de um produto a partir de um conjunto de documentos, que podem seguir inúmeras normas e devem ser gerados durante esta execução.

Como exemplos de documentos que costumam compor um Databook, é possível citar relatórios de inspeção, relatórios de ensaios destrutivos e não destrutivos (ED e END), certificados de materiais e de capacidade de profissionais, cálculos estruturais etc. Sua importância é vital para muitas empresas que dependem deste tipo de documentação para vender e entregar seus produtos.

Porém, não existe uma literatura consistente sobre Databooks (e nem mesmo ferramentas disponíveis para gerir um processo de elaboração desse tipo de documento). Além disso, muitas das vezes, o setor ou departamento da indústria responsável pela produção do Databook encontra grandes dificuldades para realizar tal tarefa.

Quando a Nomus criou o software para a geração e a administração de Databooks, batizado de Nomus Databook, o objetivo era justamente ajudar os clientes a superar os principais problemas enfrentados na criação e na administração desse recurso.

Por isso, se sua empresa trabalha (ou pretende trabalhar) com clientes que exigem que Databooks sejam fornecidos em conjunto com o produto, o serviço ou a obra contratada, é muito importante reconhecer estes problemas e resolvê-los da forma mais eficaz possível. Agora que você sabe o que é um Databook, confira quais são os problemas e descubra como suprimi-los!

1. Ausência de informações sobre requisitos de documentação do Databook

Nada melhor do que uma história real para ilustrar esta situação. Eu conheci um inspetor de qualidade, que estava trabalhando numa empresa de serviços e sempre se deparava com projetos sem requisitos de documentação para a confecção do Databook. Na hora da montagem do Databook, faltavam informações sobre quais documentos são necessários.

Ele tinha, então, um enorme trabalho para achar a pessoa que poderia fornecer as informações necessárias. Ou ainda pior: morria de vergonha quando precisava ligar para o cliente para pegar os dados que faltavam.

Ao fechar negócios que envolvam o desenvolvimento de databooks, um dos passos mais importantes é definir todas as informações e exigências de documentação. Para isso, crie procedimentos capazes de coibir a falta de informações sobre os requisitos do projeto.

Elabore, por exemplo, um questionário para ser preenchido pela pessoa no momento do aceite da proposta. Lembre-se de deixar claro todos os detalhes sobre o serviço que será prestado.

2. Dificuldades de priorização e cumprimento de prazos

Muitas pessoas, ao saberem o que é um Databook, acreditam que o conjunto de documentos seja simples de ser montado e acabam deixando para realizar esta tarefa no último momento. O problema é que, em diversas ocasiões, os produtos não podem ser entregues e o faturamento fica preso justamente pela falta de um Databook com os requisitos exigidos por seu cliente.

Para ter um instrumento capaz de solucionar imprevistos que possam atrasar a data da venda e criar uma má impressão com os clientes, o ideal é preparar o Databook com antecedência.

Caso você ainda não tenha uma ferramenta informatizada para o apoio a esta tarefa, recomendo que providencie uma pasta para armazenar fisicamente os documentos relacionados a cada Databook. Crie também uma pasta virtual para escanear e armazenar cada um deles.

Com isso, a recomendação é que, no momento da geração do documento, ele já seja armazenado física e virtualmente. Como fazer isso? Cito aqui alguns exemplos: utilizou um material com certificado — junte o certificado; soldou uma peça — junte o certificado do soldador; fez um ensaio não destrutivo — junte o documento com a assinatura do responsável etc.

3. Falta de assinatura do inspetor

Você já se deparou com um documento de inspeção sem assinatura? Nossos amigos que trabalham com inspeção por ensaios não destrutivos (ENDs) sabem que um documento sem a assinatura de um inspetor qualificado não tem nenhuma serventia. E isso, por incrível que pareça, é bem comum de acontecer. Por isso, mais do que saber o que é um Databook é preciso qualificá-lo.

Espero que você ainda não tenha vivenciado a constrangedora situação de cada inspetor ter sua assinatura escaneada para resolver esse tipo de ocorrência em uma solução que, certamente, não passaria por nenhuma auditoria.

Caso sua empresa não adote esta solução, o que acontece quando precisamos da assinatura do inspetor? Ele está de férias? Está embarcado em uma plataforma? Foi demitido? Acreditem ou não: já vi essas e outras situações ao longo de minha carreira e a realidade é que o cliente não aceita desculpas, pois a assinatura deveria estar no documento.

A saída mais indicada para resolver tal problema sem um software que apoie a elaboração do Databook é ter um procedimento que assegure que o inspetor certificado assine o documento no momento de sua geração.

E isso normalmente não ocorre, pois o documento é preenchido no papel com uma caneta pelo inspetor e, dias depois, é digitado em um template em Word ou Excel por outra pessoa. Posteriormente, é impresso no papel e aguarda a assinatura e o carimbo do inspetor.

Portanto, o procedimento citado no início do parágrafo anterior corresponderia ao próprio inspetor preencher o relatório com a caneta no local da inspeção, ir para o escritório, digitar, imprimir e assinar. E duas das justificativas que mais ouvi aqui para as empresas não fazerem isso são:

• a hora do inspetor é cara para que ele digite;
• ele não gosta de trabalhar em escritório.

Caso você tenha o Nomus Databook, o Nomus ERP Industrial ou uma outra ferramenta informatizada pensada para apoiar o preenchimento de documentos e elaboração de Databooks, o preenchimento no local da inspeção pode ser feito diretamente em um tablet pelo próprio inspetor — que colocaria a assinatura eletrônica no documento. Caso a assinatura digital, como também é conhecida, seja adotada, há uma série de benefícios, como:

• maior agilidade do negócio — os Databooks poderão ser criados em um menor espaço de tempo, sem que seja prejudicada sua qualidade;

• maior interação com a tecnologia — isso facilita a posterior implementação do Databook, visto que os colaboradores já terão contato com a tecnologia desde a assinatura do documento;
• armazenamento — as chances de o documento se perder são bem menores, pois eles estão em um software na nuvem e podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento.

4. Inexistência de conhecimento e metodologia de trabalho adequados para gestão de Databooks

A gestão de Databooks é uma área muito específica. Portanto, quase não vemos profissionais formados para essa atividade, que muita gente se confunde e acredita que se trata apenas de reunir documentos, mas é algo bem mais valioso.

É importante entender o conteúdo de cada documento, bem como a disposição deles no Databook. Como já foi dito acima, trata-se de uma história sobre o serviço — e o narrador é o profissional que o elabora.

Contar uma história é uma arte, pois muitas das vezes ela é magnífica, porém, quando exposta de forma errada, torna-se algo chato de se ouvir. Por outro lado, quando temos um conteúdo pouco relevante e um ótimo contador de história, ocorre o inverso.

Isso também se aplica à elaboração do Databook. A maneira de contar essa história pode tornar o negócio de sua empresa mais atraente e interessante para o mercado.

Investindo no conhecimento desta área, como cursos, e utilizando novas tecnologias para melhorar o processo de confecção do Databook, este documento pode se tornar o cartão de visita da companhia para o fechamento de novos negócios de sucesso.

5. Não armazenamento de seus Databooks com segurança

Muitas empresas exigem um tempo mínimo para que o Databook seja mantido no arquivo morto. Se, atualmente, você não tem um armazenamento físico e/ou digital, é uma boa hora de investir nesse assunto, pois imprevistos acontecem e sempre é melhor estar resguardado.

A melhor dica que posso compartilhar com você é tratar o Databook como se fosse um projeto. Isso mesmo: um projeto, gerenciado com as ferramentas clássicas da gestão de projetos, sobretudo na área de gestão de riscos.

Basicamente, para mitigar riscos, será necessário ter redundância. No caso do armazenamento de documentos, a recomendação é que você guarde-os tanto física quando digitalmente, em dois locais distintos. Vai que… Bate na madeira, mas não custa prevenir.

6. Falta de conferência das imagens com os documentos do Databook

A digitalização é imprescindível no processo de entendimento sobre o que é um Databook, como mostrei junto ao armazenamento do documento físico. No entanto, uma falha comum às empresas que o adotam é a falha na conferência das imagens quando o documento é passado para a versão digital.

Esse é, inclusive, um problema recorrente. Por isso, o ideal é realizar a inspeção das imagens para ter um controle maior e verificar se elas seguem o padrão preestabelecido. Em seguida, os arquivos poderão ser indexados de acordo com o lote dos documentos, seguindo as especificações de cada projeto.

Mais uma vez, nunca é demais lembrar que para extinguir esse erro, basta utilizar uma ferramenta que permita que o inspetor adicione fotos aos documentos do Databook no momento em que elas são fotografadas. Imagine como isso é fácil: abra o documento já relacionado ao Databook em seu software de gestão no seu tablet; selecione a imagem que será incluída; o tablet deverá habilitar a função de fotografia e as imagens já serão anexadas no documento correto, poupando inspeções desnecessárias e retrabalhos.

7. Não digitalização de todos os documentos recebidos para o Databook

Todos os documentos importantes e que tenham, de alguma forma, ligações com os projetos devem ser digitalizados. Sim, um erro primário por não entender o que é um Databook é justamente a ação de só registrar aquilo que você considera importante ao criá-lo. Lembre-se: toda a equipe fará uso do registro em seus processos, então ele precisa ser o mais completo possível.

Imagine que um projeto esteja em execução e a equipe de vendas tenha alguma dúvida. Ao procurar pela solução, ela acessa o arquivo e só encontra as padronizações para a área de produção. Um grande prejuízo, não é mesmo?

Isso significa mais trabalho para o grupo, que terá de procurar outras fontes ou mesmo criar ações a partir do zero. Por isso, não se esqueça de que digitalizar todos os documentos é o caminho mais rápido para o sucesso e a eficácia de uma empresa.

8. Ausência de um Databook facilmente acessível

Um Databook deve ser projetado para a utilização por vários profissionais, desde os analistas até os gerentes de negócio, por exemplo. Ou seja: ele precisa ser de fácil acesso, para que todos possam realizar as consultas das quais necessitam.

O documento ideal é aquele no qual os dados podem ser vistos de acordo com as necessidades do usuário em qualquer momento e a forma como as informações são apresentadas pode ser modificada intuitivamente. Por isso, o Databook precisa ser repassado a todos os setores, não ficando restrito a um departamento da empresa.

9. Formatação inadequada para uma navegação prática no Databook

Já falamos, em um tópico anterior, sobre a padronização das imagens e sua importância. Retornamos a esse tópico para reforçar que não só elas, mas todas as informações presentes no documento devem estar adequadas.

Afinal, se os dados estiverem desencontrados ou, por algum motivo, desorganizados, podem prejudicar todo o trabalho da equipe. Isso porque uma das premissas básicas sobre o Databook é justamente trazer mais agilidade e um padrão para o trabalho, focando em sua máxima qualidade.

Logo, é essencial contar com um software único, pois ele permitirá uma navegação rápida. Além disso, o usuário é alertado sobre alterações no banco de dados e pode ajustar os projetos de maneira automática, o que reflete nos desenvolvimentos dentro do banco de dados. A conexão com a internet basta para fazer as alterações necessárias.

10. Carência de um formato flexível para diferentes tipos de dispositivos

Um problema comum a alguns Databooks é que eles não apresentam um formato flexível para os diferentes dispositivos móveis que temos na atualidade. Essa inconformidade atrasa o trabalho e pode, até mesmo, prejudicar sua qualidade.

Imagine um gestor executando um projeto da empresa em que tenha de realizar intervenções externas. Como ele manterá o padrão e as regras contidas no documento se só pode acessá-lo de um computador ou notebook?

E se não for possível levá-los consigo para o campo de atuação? Por essa razão, é muito importante adotar um modelo de software que seja responsivo para smartphones e, também, tablets.

11. Inexistência de um software para auxiliar na organização e na montagem do Databook

Ao criar um Databook, um erro básico de sua criação é não adotar um software especializado, algo fundamental nos dias de hoje, não é mesmo? A elaboração do documento já é uma atividade complexa e um requisito em diversos tipos de contratos do mercado.

Mas, sem a ajuda do software, o Databook fica sujeito a erros e pode levar à ineficácia dos projetos da companhia. Entre os benefícios de se adotar um software qualificado, estão:

• garantia de entrega de todos os documentos solicitados pelos contratos firmados com os clientes;

• agilidade na própria elaboração do Databook, visto que, na medida em que são preenchidas as informações, o documento vai sendo construído;

• aumento da produtividade da equipe, afinal ela terá padrões a serem seguidos e modelos que poderão ser copiados em futuros contratos, o que permitirá que ela se concentre em atividades que exigem maior atenção;

• rapidez na assinatura: como os documentos podem ser assinados de maneira digital, diminui-se consideravelmente o tempo que seria gasto para algum registro;
• queda dos extravios de documentos. Uma das maiores preocupações das empresas é com relação ao armazenamento e à segurança de dados, mas, com o software de Databook, esses problemas acabam, pois os registros são protegidos pela própria tecnologia.

Bônus: Databooks bem elaborados podem garantir seu sucesso no final do dia

Depois de entender o que é um Databook, colocar os dados corretos, entregues dentro do prazo e montados de forma interessante e relevante, sua indústria criará um impacto muito mais profissional na perspectiva de seus clientes, aumentando a fidelização. Além disso, dará a eles a certeza de que estão lidando com uma empresa séria e preparada para assumir projetos importantes de forma organizada e com qualidade.

O documento traz mais agilidade aos colaboradores, que poderão focar no core business do negócio, entregando o máximo de qualidade ao público. Além disso, contribui para que profissionais cada vez melhores atuem na empresa, pois, ao entrarem, eles já terão acesso a registros com especificações técnicas, direcionando todo o trabalho a ser executado.

Agora que você já sabe o que é um Databook e por que é necessário preparar um documento especializado e bem organizado, que tal entrar em contato conosco para descobrir como nosso software poderá ajudá-lo? Será um prazer atender você!

Artigos relacionados:

Controle da qualidade da matéria prima: você toma o devido cuidado?KIT fundamental para a gestão industrial de resultadoComo melhorar a gestão de documentos da sua indústriaSistemas de Qualidade em pequenas indústrias