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11 processos do Bloco K essenciais para sua indústria atender as novas demandas fiscais

Atualizado em 2/03/21 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Bloco K / Processos e Organização

Você já sabe que todas as terças e quintas tem um artigo fresquinho no Blog Industrial trazendo conceitos e ideias que podem ser aplicados na sua indústria. Porém o artigo de amanhã foi antecipado excepcionalmente por um bom motivo: nesta terça-feira, dia 6 de outubro, eu participarei de um evento com o Nibo, empresa que fornece uma ferramenta de gestão financeira para empresas e que aumenta a produtividade dos escritórios de contabilidade.

Neste artigo darei uma prova do conteúdo que será apresentado amanhã no webseminário gratuito: Bloco K – 11 processos para seu cliente se preparar já. Este título tem a ver com o público alvo do Nibo, que são contadores, mas se você trabalha em uma indústria de manufatura, esses processos são para a sua fábrica.

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Afinal, o que é mesmo o Bloco K?

O Bloco K nada mais é do que o livro de registro de controle de produção e estoque na versão digital, a parte da Escrituação Fiscal Digital (EFD) que trata da produção. Este livro era dificilmente preenchido ou fiscalizado antes de entrar no SPED devido às dificuldades inerentes em se entender cada processo industrial.

Por isso, as indústrias sempre tiveram um maior potencial para sonegação: se é difícil fiscalizar que a indústria consome uma determinada quantidade de material para produzir e vender seus produtos, tornava-se mais fácil sonegar em uma fábrica do que em um comércio. Com o Bloco K, essa fiscalização vai passar a ser digital e as indústrias idôneas que não tiverem a capacidade de entregar o Bloco K também irão sofrer sanções.

A responsabilidade solidária necessária mais do que nunca

Infelizmente, a grande esmagadora maioria dos empresários nunca deu o devido valor à contabilidade e literalmente joga arquivos digitais e papéis para o seu contador se virar e entregar para o SPED todas as obrigações fiscais. Apesar de haver uma responsabilidade solidária entre empresa e contador, antes do Bloco K a realidade era as empresas desprezarem o conteúdo das informações enviadas para o SPED.

Com a entrada em vigor da exigência do Bloco K a partir de janeiro de 2016, 2017 ou 2018 dependendo da sua indústria, essa realidade deverá mudar drasticamente. Isto porque ninguém, nem mesmo os incansáveis contadores que ajudam centenas de milhares de empresas a entregar o SPED tem a capacidade de preparar todos os registros do Bloco K se os seus clientes não tiverem processos de gestão adequados à geração desses registros de maneira consistente.

Como se preparar para entregar o Bloco K?

A partir de janeiro de 2016, 2017 ou 2018, dependendo da sua indústria, uma nova regra promete mudar o rumo do jogo industrial. A entrega do Bloco K será obrigatória para indústrias que estão enquadradas no lucro presumido ou no lucro real; poucos são os casos de fábricas que estão se preparando ou estão de fato preparadas para esta nova exigência. E mesmo as que estão se adaptando, ainda tem muitas dúvidas e dificuldades para cumprir todos os processos necessários para entregar o Bloco K.

Como mencionei acima, o contador não conseguirá entregar o Bloco K se o seu cliente não estiver com seus processos de gestão adequados às exigências do fisco. Por isso esta palestra fará a diferença em como você enxerga o Bloco K e como cumprir com as novas exigências fiscais.

Eu acredito que um dos maiores atrativos para você participar do webseminário gratuito é a possiblidade de interação ao vivo para que você possa fazer perguntas que não estão previstas neste artigo. Mesmo que você não tenha o hábito de fazer perguntas em uma palestra, tenho certeza que algumas das perguntas das outras pessoas irão enriquecer o debate e trazer conteúdo para a realidade da sua indústria ou da indústria de seus clientes.

Quais os 11 processos para você se preparar para o Bloco K?

No nosso Webseminário abordarei os processos que são necessários para a entrega do Bloco K do SPED Fiscal:

• Cadastro de produtos
• Cadastro de consumo específico
• Registro de entradas e saídas
• Separação de estoques por CNPJ
• Criação de ordens de produção
• Registro da quantidade consumida
• Registro da quantidade produzida
• Registro de outras produções
• Controle de estoque confiável
• Registro de movimentações internas
• Utilização de sistema com PCP

A seguir, eu detalho cada um desses processos que no fundo no fundo estão relacionados com os registros que devem ser preenchidos dentro do Bloco K.

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1. Cadastro de produtos

O cadastro de produtos correto é o que permite a você manter a precisão no controle do seu estoque. Se cadastrar errado os seus produtos, como quantificá-los? Ou pior, e se cadastrá-lo duas vezes? Por isso, capriche no cadastro de produtos, para que seja 100% confiável.

Por exemplo, se houver um mesmo produto com 2 códigos diferentes no sistema, as entradas ou saídas serão feitas por diferentes códigos, tornando impossível ter precisão no controle de estoque.

Cada produto precisa ser cadastrado de acordo com 1 dos 12 tipos especificados no registro 0200 do SPED, que é um registro fora do Bloco K, mas essencial para você entregar o Bloco K. Esses tipos incluem Mercadoria para Revenda, Matéria-Prima, Embalagem, Produto em Processo, Produto Acabado, Subproduto, Produto Intermediário, Material de Uso e Consumo, Ativo Imobilizado, Serviços, Outros insumos, Outras.

Uma dúvida comum no cadastro de produtos é quando um mesmo produto tem mais de uma finalidade dentro da indústria. Por exemplo, em uma indústria de embalagens plásticas, a bobina de sacos plásticos produzida em uma extrusora pode ser vendida para outra indústria ou utilizada como insumo para a fabricação dos sacos plásticos. Como cadastrar essa bobina? Utilizar 1 ou 2 códigos? Em casos como este, você deverá cadastrar apenas um produto e utilizar o tipo mais relevante.

2. Cadastro de consumo específico

Este talvez seja um dos temas mais polêmicos do Bloco K, pois o registro 0210 trata do consumo específico padronizado, que representa os ingredientes da “receita do bolo”. Assim como o 0200, esse registro não está dentro do Bloco K, mas é fundamental para os demais registros e cruzamento de dados que o sistema da receita irá fazer a partir do Bloco K.

O consumo específico padronizado é polêmico, pois muitos dizem que o segredo industrial está nos ingredientes da receita do bolo. A Receita Federal e as Receitas Estaduais argumentam que elas têm direito a obter essa informação e que toda informação enviada para o SPED tem garantido o sigilo fiscal. Além disso, no registro 0210 você não precisará informar os processos industriais da sua receita, como por exemplo, equipamentos utilizados, tempos e outras características do processamento, como velocidade, temperatura etc.

O 0210 é conhecido em sistemas de gestão, como lista de material, bill of materials (BOM), ficha técnica de produto, lista técnica, entre outros nomes. Cada produto no registro 0200 só pode ter um registro 0210 associado a ele. Caso você tenha mais de uma receita para o mesmo produto, você precisará fazer uma movimentação interna no K220 que veremos adiante.

É fundamental que o consumo específico seja preciso tanto nos materiais quanto nas quantidades necessárias e que as perdas padrão sejam definidas. Isto porque ele determinará se a quantidade de matéria prima que você comprou está condizente com a quantidade de produto acabado que você vendeu. Um ponto interessante é que o SPED criará benchmarks com os consumos de todas as indústrias com a mesma atividade econômica e pegará quem tiver intenção de sonegar e informar uma quantidade maior de material ou de perda no 0210.

3. Registro de entradas e saídas

O registro de entradas e saídas de estoque são movimentações básicas que devem estar integradas às emissões de notas fiscais de entrada e de saída. Numa indústria entra matéria prima e sai produto acabado, diferente de um comércio, em que o mesmo produto que entra é o que sai.

Caso você compre de um fornecedor que não seja obrigado a emitir NF-e, como um produtor rural, ou se você obtiver parte de seus materiais a partir da extração da natureza, para ter o estoque preciso você precisará registrar essas entradas no seu sistema.

Sem realizar esses registros não nem adianta pensar no Bloco K, pois são fundamentais para manter o estoque redondo e preencher corretamente o registro K200, que é o estoque escriturado.

4. Separação de estoques por CNPJ

Processo crucial para empresas que trabalham com ou para terceiros; ou que têm mais de 1 CNPJ no mesmo endereço físico. Os estoques precisam ficar organizados separados por CNPJ e por endereço fisicamente e no seu sistema de gestão, sejam eles de sua propriedade, de terceiros ou de um grupo de empresas em um mesmo endereço.

Existem registros específicos no Bloco K que tratam a terceirização: o K250 para a produção em terceiros e o K255 para o consumo na produção em terceiros. Você precisará saber quais são os materiais em estoque da sua empresa em poder de terceiros e os estoques de terceiros em poder da sua empresa.

Caso você tenha um grupo de empresas localizadas no mesmo endereço físico e com a gestão centralizada, o material comprado por um CNPJ não poderá ser utilizado na ordem de produção (OP) de outro CNPJ sem que seja feito um registro fiscal desta movimentação. A prática de uma empresa para não estourar o limite do Simples ou do Lucro Presumido abrir outro CNPJ precisará ser revista, pois é impossível entregar o Bloco K se você misturar os estoques de diferentes CNPJs.

5. Criação de Ordens de Produção (OP)

As ordens de produção (OP’s) são uma declaração do que a sua indústria produz. Em um sistema informatizado, as OPs podem ajudar muito a organização da indústria, podendo até ser geradas automaticamente com conceitos de MRP. Se você começar a gerar ordens de produção na sua indústria, tenho certeza que perceberá diversos ganhos, como melhor controle de custos, movimentação mais precisa de materiais, inclusive com a rastreabilidade dos materiais que foram utilizados na produção.

Ao entregar o Bloco K, no registro K230, você deve informar o código da OP, datas inicial e final, o código do produto fabricado e a quantidade produzida. A data final pode ficar em branco, caso a OP não tenha sido concluída dentro do mês da entrega do Bloco K.

6. Registro da quantidade consumida

Ao longo da produção, os insumos consumidos devem ser registrados com precisão. Em sistemas de gestão, esse registro dos insumos é conhecido como requisição de materiais pela produção. No Bloco K, esse é o registro K235 e está vinculado a uma produção registrada no K230.

Para aumentar a precisão no controle do estoque, dependendo do produto, são recomendadas balanças integradas ao sistema informatizado de gestão. Um outro aspecto fundamental para se ter precisão no controle de estoque é o momento em que a movimentação é registrada: eu recomento que a quantidade consumida deve ser informada na hora em que o insumo sai do almoxarifado, ou seja, em tempo real.

7. Registro da quantidade produzida

Ao final da produção você deve informar a quantidade produzida com precisão. Esse é o mesmo registro K230, mencionado no processo anterior de criar ordem de produção. Entretanto, eu acredito que como processo de negócio mereça um destaque e fique separado da criação da OP: um processo é criar a OP e outro é registrar a quantidade produzida.

Em um sistema de gestão com PCP, esse registro é conhecido como Reporte da Produção. Ele pode ser facilitado e estar atrelado à quantidade planejada na criação da OP ou até mesmo vinculado à quantidade de material consumida. Novamente, dependendo do produto, é recomendada a utilização de balanças de precisão integradas ao sistema de gestão.

Assim como no registro da quantidade consumida, a quantidade produzida deve ser informada no momento em que a OP é concluída, ou parcialmente concluída. No momento em que o produto acabado ou decorrente de outras produções entrar no estoque ou almoxarifado, a quantidade produzida deve ser informada com precisão e em tempo real.

8. Registro de outras produções

Além das OPs dos produtos acabados, você deverá informar outras produções em OPs específicas.

Um exemplo interessante é o registro da produção do produto semiacabado, chamado pelo SPED de produto em processo, em geral é produzido e armazenado para agilizar o atendimento ao cliente ou para organizar melhor a produção. Um exemplo interessante de produto semiacabado em uma indústria de alimentos congelados é a produção da massa e do recheio de um determinado produto, como um salgadinho por exemplo.

Outro exemplo é o coproduto, conceito utilizado em diversos sistemas de gestão e não declarado no SPED como um tipo de produto, pode ser um produto acabado ou um produto em processo gerado em uma OP de outro produto. Por exemplo, uma indústria metalúrgica utiliza como insumo uma barra de 600 mm de comprimento e precisa de 150 mm para determinada produção – durante o processo é gerada uma barra de 450 mm que pode ser considerada como um coproduto.

Não poderia deixar de mencionar o subproduto, produto com valor econômico gerado durante a produção do produto principal, mas que não faz parte do CNAE principal. Um exemplo muito interessante aqui são as aparas geradas na produção de embalagens plásticas. Essas aparas podem ser revendidas ou até mesmo reutilizadas no processo e precisam ter suas produções registradas.

9. Controle de estoque confiável

É a quantidade de itens informada no sistema de gestão, que deve preencher o registro K200 – estoque escriturado. Essa quantidade deve ser igual ou de um valor muito próximo da quantidade real. Para que não aconteçam erros, as movimentações devem ser precisas e atualizadas em tempo real. E lembre-se: faça inventários periódicos para corrigir desvios.

Nunca é demais lembrar que a equação do estoque é muito simples e pode ser feita utilizando os registros do Bloco K: Estoque final = (Estoque inicial) + (Entradas por Documentos Fiscais) + (Produção Própria K230) + (Produção em Terceiros K250) + (Movimentação interna K220) – (Saídas por Documentos Fiscais) – (Consumo na Produção Própria K235) – (Consumo na Produção em Terceiros K255) – (Movimentação interna K220).

10. Registro de movimentações internas

Movimentações internas são a transformação de um produto com código no registro 0200 em outro registro 0200 e que não se enquadram nas movimentações de produção efetuada pela empresa (K230), movimentações de consumo de material na produção efetuada pela empresa (K235), movimentações de produção efetuada por terceiros (K250), movimentações de consumo de material na produção efetuada por terceiros (K255). Alguns exemplos de movimentação interna são:

• A reclassificação de um produto em outro código em função do cliente a que se destina, muito comum nos casos em que o cliente determina ao fornecedor qual deve ser o código do produto na NF-e;
• A criação de um produto configurado de acordo com a demanda do cliente e que deve ter um código único no registro 0200 para fins de faturamento, mas que internamente precisa ter um código para cada configuração possível pois cada uma tem um consumo específico no registro 0210 diferente, por exemplo na fabricação de móveis sob medida;
• A criação de produtos com o conceito de grade, muito comum na indústria de confecção, em que um único código de produto tem diferentes cores e tamanhos. Cada combinação de cor e tamanho deve ter um registro 0200 que devem ser transformados em um único registro 0200 da “referência” para qual é emitida a nota fiscal de venda;
• Um produto com registro 0200 que pode ter mais de uma receita e apresentar o mesmo aspecto, precisará de um código no registro 0200 para cada receita possível e de uma movimentação interna para ser codificado com o código do produto que é vendido. Um exemplo interessante são as embalagens plásticas, que podem ter diversas combinações de polímeros para gerar o mesmo produto acabado.

11. Utilização de sistema com PCP

É fundamental a utilização de um sistema de gestão informatizado com PCP que integre todos os processos e gere o arquivo do Bloco K do SPED Fiscal no layout especificado pela Receita Federal.

Além desta integração, um bom sistema gera os arquivos a serem entregues à receita no layout correto, acelerando o processo. São tantas informações cruzadas que é praticamente impossível entregar o Bloco K sem um sistema adequado.

Assista à palestra para mais detalhes sobre o Bloco K

O que falarei em nosso encontro é muito importante e pode ser a solução para aquele problema que estava emperrando a entrega do seu Bloco K, ou ainda mostrar a necessidade de entregar esta parte do SPED fiscal. Portanto, inscreva-se gratuitamente agora clicando no banner abaixo e tire todas as suas dúvidas em relação ao Bloco K:

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