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5 maiores dificuldades de gestão encontradas pelos setores químicos e farmacêuticos

Atualizado em 15/08/24 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Produção

Cada indústria localizada em um ramo específico de atuação possui dificuldades de gestão específicas do seu segmento. No caso das indústrias químicas e farmacêuticas, elas possuem alguns desafios diferenciados, já que seus produtos influenciam diretamente a saúde dos usuários finais de uma forma significativamente mais relevante. Além, claro, das preocupações naturais de qualquer empresa – gestão de compras, vendas, PCP, avaliação dos custos de fabricação/precificação, gestão financeira, etc.

O segmento precisa lidar com normas regulamentadoras definidas, principalmente, pela ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária. O cumprimento dessas normas exigem alguns esforços que muitas vezes poderiam ser simplificados com a utilização de um sistema de gestão computadorizado.

Veja, no artigo de hoje, alguns exemplos clássicos de problemas encontrados nesse nicho:

1. Rastreabilidade

Rastreabilidade é a capacidade de traçar o histórico de determinado produto, seja ele uma matéria prima, um semi acabado ou um produto acabado. Este conceito se torna fundamental e obrigatório quando estamos falando de medicamentos ou produtos que tem uma influência direta na saúde do consumidor.

O rastreamento permite a identificação das matérias primas utilizadas na fabricação de um ou outro produto acabado. A partir da identificação podemos saber sob quais circunstâncias é realizada a produção dos alimentos, por exemplo. E caso surja algum problema com determinado lote de produção ou com determinado lote de matéria prima utilizada que possa afetar a saúde pública, é possível realizar o ‘recall’ de todo o lote contaminado, caso necessário.

Além de realizar a retirada do lote do mercado, também é absolutamente necessário entender com precisão as possíveis causas da falha, assim como os principais envolvidos, sejam eles recursos humanos ou máquinas. Exatamente por isso é praticamente obrigatório controlar a produção, sabendo quem realizou as etapas X ou Y de fabricação e em qual maquinário. E, ainda, compreender se todo o processo padrão foi seguido da maneira correta.

O controle de todas essas informações naturalmente necessita um sistema informatizado e, mesmo assim, muitas empresas acabam utilizando em excesso papéis que muitas vezes não garantem a confiabilidade ideal no armazenamento e gerenciamento das informações.

Veja também: Como gerenciar a produção de uma pequena empresa

2. Utilização excessiva de papéis

Normalmente, é necessário que documentos físicos sejam armazenados por um período de tempo determinado, como prova e garantia de que todos os processos estão sendo respeitados e seguidos conforme as normas vigentes do seu segmento.

Registramos e armazenamos informações sobre:

Limpeza da área
Limpeza das máquinas e equipamentos
Limpeza das vestimentas
Lotes de matéria prima utilizados para fabricação
Responsáveis pela fabricação em cada uma das etapas
Responsáveis pela movimentação física e liberação de materiais
Tempo necessário para fabricação em cada um das etapas
Lotes de fabricação
Testes de qualidade feitos durante as etapas de produção
Testes de qualidade feitos nas matérias primas utilizadas para fabricação
Testes de qualidade nos ambientes e máquinas utilizados para fabricação

Esses simples exemplos mostram como é robusta e complexa a necessidade de controle do seguimento. Tudo para garantir que o produto final atenda as expectativas do consumidor final sem gerar nenhuma reação adversa.

Transforme cada uma dessas linhas em um documento de frente única (muita vezes esses registros consomem mais de uma página). Agora, vamos imaginar que cada um desses documentos são necessários para a produção de um único lote. Em um mês é produzido 1 lote por dia em ritmo contínuo de produção. Acumulamos, então, a necessidade de 220 documentos (11 documentos * 20 dias úteis por mês) no período de um único mês. Digamos que as falhas humanas acarretem uma perda ou retrabalho no registro de 20% dos documentos. Chegamos ao valor de 264 folhas por mês (220 * 1,2).

Quando colocamos na ponta do lápis, o custo dessas folhas normalmente é irrisório quando comparado com os custos diretos de fabricação. Mas imagine o retrabalho no momento de organizar os documentos já estamos falando de homem hora, um custo muito mais significativo para empresa. Pior que isso, imagine que a ANVISA está realizando inspeção e os documentos solicitados não estão presentes. Já estamos falando na possibilidade de multas salgadas, ou pior, impossibilidade de continuar a produzir. E o último e pior cenário possível: a contaminação de um lote não consegue ser identificada, deixando colocando em riscao a contaminação de usuários finais ou fazendo com que seja necessário um recall gigantesco.

3. Gestão dos documentos

Como a demanda acaba sendo consideravelmente complexa, existe a necessidade de criar áreas na empresa com foco em gerenciar os documentos que precisam ser preenchidos para atender todas as normas regulamentadoras vigentes.

Além de atuar como gerente na cobrança da entrega completa, também vemos esforços direcionados para o controle das revisões, armazenamento, validação e organização. Normalmente a área da garantia da qualidade é responsável por estas atividades que são essenciais para esse segmento. Veja alguns problemas que normalmente encontramos:

Controle das revisões dos modelos dos documentos

Muitas vezes, as diversas áreas produtivas são responsáveis por preencher o mesmo documento em diversas etapas diferentes. Para a otimização do tempo, essas áreas imprimem lotes significativos deste documento para todos os responsáveis por preenchê-lo. Imagine que, após imprimir esse lote, o documento sofra alguma alteração e todo o lote impresso precise ser descartado. Ou pior, já foram preenchidos e precisam ser transferidos, manualmente, para os novos documentos. O retrabalho é enorme.

Validação dos documentos

Após o preenchimento de cada documento, é necessário que um funcionário valide todas as informações preenchidas confira se todos os campos necessários estão preenchidos. Esta tarefa gera uma mão-de-obra sendo alocada para uma tarefa que poderia ser automatizada, elevando o custo.

Organização dos documentos em databooks

Cada área possui um ritmo que depende da própria natureza do trabalho em si. Nem sempre a área de garantia da qualidade recebe esses documentos na ordem certa e, antes de armazenar esses documentos, após a validação, é necessário reorganizá-los, até para facilitar a identificação de pendências e o próprio armazenamento. A organização desses documentos pode ser chamada de databook. O databook deve reunir todas as informações pertinentes a produção daquele lote.

Armazenamento dos documentos

Em certos momentos vemos a necessidade de armazenar documentos por 2,3 e até por 5 anos antes de poder descartá-los. São dezenas ou até centenas de milhares de páginas estocadas. Por isso, é recomendado um espaço especial para armazenamento que poderia ser utilizado para outras finalidades.

O que vemos acima que vimos acima são formas de reduzir ao mínimo possível o erro humano, que sempre vai existir no registro e controle das atividades quando feito manualmente, além de criar garantias de que a organização está apta e dentro das normas reguladoras que a rege.

Veja também: ERP para indústria de nanotecnologia: um reator de sucesso

4. Avaliação de indicadores

A análise de indicadores coletados na produção se mostra essencial para a manutenção de boas práticas na produção. Essa observação depende das coletas que são feitas e registradas nos documentos. Imagine, mais uma vez, o retrabalho que é procurar informações que são colocadas nos documentos, um a um, e, em seguida, transferir essas informações para um ambiente em que elas possam ser analisadas.

A análise de indicadores é passo importantíssimo para entender:

os principais erros durante a produção
as principais causas de reprovação de lote
os principais índices de desperdício durante a produção
quais os principais recursos, humanos ou máquinas, geram esse desperdício.

Além dos indicadores de produção, temos outros indicadores comuns que nos ajudam a definir qual é o melhor fornecedor, qual matéria prima estabelece um melhor resultado em determinados testes de qualidade e quais são os testes que mais reprovam os lotes de produção, por exemplo.

5. Controle de investimento em projetos de pesquisa e desenvolvimento

Para empresas do setor químico, o investimento no desenvolvimento e melhoria de seus produtos, além da inovação e trabalho com novas linhas de produtos deve ser contínuo. Gerenciar o custo real de um projeto de pesquisa e desenvolvimento sem as ferramentas adequadas para tal é uma árdua tarefa. Porém, saber o momento de desistir ou mudar o rumo da pesquisa é o que fará a diferença no futuro da sua indústria.

Em diversos momentos, uma equipe de projetos se vê diante de dezenas ou centenas de iniciativas diferentes, com escopos, tarefas, prazos, requisitos de qualidade e orçamentos diferentes, e precisa se organizar para obter melhor resultado possível. A dificuldade está em organizar uma equipe de projetos, o que não é uma tarefa nada fácil e nem sempre é feita com as ferramentas adequadas. Por isso, na prática, é comum vermos equipes de projetos mal organizadas, o que resulta em projetos com problemas de qualidade, atrasos na entrega e orçamentos comprometidos.

6. Gestão do negócio

A atividade fim da empresa precisa estar ligada com todos os aspectos administrativos que contribuem diretamente para a tomada de decisão e saúde da empresa de uma maneira indireta.

Precisamos identificar melhorias sempre que possível, trabalhando com metodologias e ferramentas que possibilitem a otimização dos processos, gerando assim o aumento da produtividade e a diminuição de falhas na compra das matérias primas até a entrega do produto acabado.

Veja mais: Baixe esta planilha para calcular o impacto da produtividade no seu lucro

Para que o planejamento de compra e produção funcione é necessário gerenciar muito bem o estoque de toda a cadeia. Avalie quais são suas principais restrições produtivas e qual produto merece maior atenção através de análises de rentabilidade dos produtos por volumes, receitas, custos, vendedor, regiões, grupos e por clientes.

Administrar com inteligência o tempo de recursos se traduz em aumento da lucratividade pela diminuição dos custos diretos e indiretos de fabricação e aumento da produtividade, antecipando, assim, o retorno sobre o investimento.

Como solucionar os problemas levantados

Veja a seguir alguns exemplos de como a nossa ferramenta pode auxiliar a sua empresa:

(observação: todas as imagens a seguir foram obtidas com base em dados reais de clientes da Nomus. A exibição dessas imagens foi aprovada previamente com nossos clientes)

1.1 Controle as movimentações de estoque com lote

Uma das características essenciais para possuir a rastreabilidade é a implementação do conceito de ordem de produção.

Cada ordem gera ‘n’ movimentações do estoque e em cada movimentação de estoque constam informações básicas que garantem a rastreabilidade de um produto, como:

Data da movimentação
Código e descrição do produto movimentado
Lote do produto fabricado ou consumido
Custo do produto
Setor de entrada ou saída

Em qualquer ordem de produção deve existir um fluxo padrão para controle da ordem. Esse fluxo normalmente pode ser descrito pelas seguintes etapas:

Criação da ordem de produção

A ordem é um instrumento que permite associar a um único código todas as movimentações de produção relacionadas àquela fabricação. A partir do código da ordem fica claro e fácil identificar o lote de fabricação e quais materiais foram utilizados naquela fabricação.

Veja na prática como o sistema Nomus ajuda a registrar todas as produções feitas:

Requisição pela produção

O próximo passo é requisitar os materiais necessários para a produção.

Cada ordem possui uma lista especifica de empenhos a serem consumidos. A requisição pela produção controla as movimentações de consumo de matérias primas e semi acabados que são essenciais para fabricação de determinado produto.

Esse controle garante a rastreabilidade de quais matérias primas foram utilizadas do lote x ou y para fabricação do lote h de produto acabado, por exemplo.

Veja este exemplo prático de como o sistema Nomus permite que o usuário registre esse controle:

Podemos perceber que existem alguns ganhos adicionais aqui, além do controle de estoque e rastreabilidade. Perceba que o sistema pode organizar pela data de validade do lote como critério de sugestão e sugerir ou até obrigar que o usuário consuma o lote mais antigo sempre. Esta funcionalidade evita desperdícios por perder o prazo de validade dos seus lotes. Desta forma, também podemos utilizar a lógica PEPS (primeiro a entra, primeiro a sair) para esses casos, ficando a seu critério.

Reporte de produção

Na finalização da produção indicamos quanto foi produzido, quando e qual lote estamos gerando na entrada do produto acabado, já que, em muitos casos, o lote de fabricação é equivalente ao número da ordem de produção para facilitar o controle.

Veja um exemplo de controle completo de movimentações de uma ordem de produção no sistema Nomus:

1.2 Controle os apontamentos da produção

Para completar e atingir o objetivo de possuir rastreabilidade na fabricação para matérias primas, produtos acabados, recursos e máquinas, utilizamos os apontamentos de produção.

Nele, temos a possibilidade de registrar o que foi feito em cada uma das etapas produtivas que foram pré-estabelecidas na engenharia do produto. Algumas informações básicas para esse tipo de apontamento são:

Recurso
Funcionário
Tempo de início e tempo de fim
Ordem de produção
Tipo de atividade

Veja um exemplo de como fica registrado no sistema Nomus essas informações:

Note que para cada um dos apontamentos existe uma ordem relacionada.

Já percebeu como é fácil puxar um relatório, por exemplo, constando tudo que aconteceu em determinada ordem de produção ?

2. Criação de documentos personalizados

Elimine de uma vez por todas a papelada e gerencie todos os seus documentos online com o Nomus documentos, que possui algumas aplicações, tais como:

Crie documentos personalizados com todos os campos e informações necessários para atender as normas reguladoras vigentes
Gere layout específicos de acordo com a sua necessidade
Restrinja a criação e edição de documentos para alguns usuários
Especifique como cada campo deve se comportar e evite preenchimentos incorretos e diminua os erros de registro/rasuras
Bloqueie a geração de documentos sem que informações essenciais para este tenham sido preenchidas

Olhe este pdf gerado pelo sistema de acordo com as especificações de um dos nossos parceiros:

Além desses benefícios, tenha certeza de que terá registrado todos os documentos criados dentro do banco de dados do sistema que pode ficar na nuvem e garantir ainda mais segurança para seu processo.

Por fim, cada documento deverá ficar relacionado a uma ordem de produção. Você se recorda de todas as informações de movimentação e apontamentos relacionados a ordem? Além dessas informações, podemos relacionar ‘n’ documentos às ordens de produção e, assim, garantir um conceito de rastreabilidade mais robusto e completo dentro do próprio sistema.

Quer mais ? Vamos ao próximo tópico.

3. Segurança e agilidade no gerenciamento de documentos

Depois de registrar os documentos com toda a segurança e as funcionalidades do tópico anterior, é possível melhorar o gerenciamento dos documentos através dos seguintes passos:

Gerencie a revisão dos documentos

Após atualizar os documentos, tenha certeza de que todos os usuários não precisarão se preocupar com a mudança dos documentos impressos, já que eles serão gerados automaticamente pelo sistema.

Especifique os requisitos de documentação por produto

Cada ordem de produção é feita para um produto e cada produto possui uma necessidade de documentação específica. Especifique esta necessidade na engenharia dos produtos e gerencie quais documentos não foram preenchidos.

Veja na prática como o sistema ajuda a identificar com facilidade quais documentos estão pendentes:

Assine digitalmente os documentos

Assine digitalmente todos os documentos criados. Especifique quais usuários podem assinar digitalmente e quais assinaturas são necessárias para cada documento. Cada documento só será efetivamente concluído após todas as assinaturas necessárias.

Configuração de databooks

Gere databooks agrupando todos os documentos preenchidos com apenas alguns cliques e layouts personalizados.

Agilize a organização dos documentos e garanta processos seguros e rápidos diminuindo cada vez mais os erros humanos e o tempo gasto com retrabalho.

4. Geração de relatórios personalizados

Registrando corretamente algumas das informações citadas anteriormente, é possível tirar relatórios para inúmeras áreas da empresa com apenas alguns cliques e, dependendo da sua rotina, sem nenhum clique! Configure o módulo Dashboard para enviar os relatórios dentro de uma agenda que você cria ou consulte os relatórios que estarão disponíveis na web.

Antecipe quais serão os próximos lotes a serem liberados para o setor de vendas:

Saiba qual é o motivo mais normal para as perdas de processo:

Averigue o que ocorreu em determinado lote (relembrando um pouco o conceito de rastreabilidade):

Acompanhe informações de lotes de fabricação de semi acabados e acabados (mais um conceito de rastreabilidade):

Todos esses relatórios foram gerados através do nosso módulo Dashboard sem nenhuma necessidade de customização, apenas com as informações que foram alimentadas continuamente por um de nossos parceiros.

Todos os relatórios nasceram do “zero” e, em muitos casos, são gerados pela própria equipe dos nossos parceiros.

5. Gerenciamento de projetos de P&D

Gerencie seus projetos com segurança no nosso módulo de projeto, com as seguintes vantagens:

Tenha uma base de dados única e confiável de todos seus projetos
Gerencie toda documentação de seus projetos
Anexe documentos nos projetos e tarefas em qualquer formato, seja um documento Word, uma planilha Excel, uma apresentação em pdf, etc.
Acompanhe todo o histórico de seus projetos
Potencialize a comunicação da sua equipe de projetos
Acompanhe o andamento de seus projetos
Conheça o custo real de seus projetos
Compare o custo orçado com o custo realizado de seus projetos
Conheça o tempo que cada pessoa da sua equipe dedicou a cada projeto
Aumente a produtividade de sua equipe

Saber qual projeto devemos investir mais ou qual projeto deve ser cortado analisando seus resultados, conseguindo ainda comparar o custo real com o custo orçado é um divisor de águas para sua empresa.

6. Descubra na prática como o nosso software pode ajudar a sua empresa

Além de todos os benefícios que são proporcionados no segmento químico e farmacêutico, temos toda a infraestrutura de um ERP para dar suporte ao seus processos de backoffice e integrar as principais informações da sua empresa. Agende uma conversa com um de nossos especialistas e faça a diferença na sua indústria!