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Usuário-chave: O que é e como ele pode garantir o sucesso na implantação do seu sistema de gestão

Atualizado em 24/11/22 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Gerenciamento da rotina / Gestão de projetos / Mapeamento de processos / Processos e Organização / Workflow

Em todas as empresas que faço contato comercial e participo do projeto de implantação do sistema, ouço a mesma pergunta: “Em quanto tempo você acha que conseguiremos implantar o sistema?”. Minha resposta sempre é a seguinte: “A velocidade do projeto depende muito mais das pessoas da empresa do que do consultor do sistema erp“. Aí entra o usuário chave.

Pode parecer que dessa forma eu imponho toda a responsabilidade ao cliente. Porém não é esse o intuito. Sou humano e já errei em modelagens e orientações que fiz aos meus clientes e não vejo isso como demérito, pois com os erros amadurecemos, criamos parâmetros para identificar desvios e corrigi-los a fim de alcançarmos o resultado desejado. Eu dou essa resposta para mostrar que a seleção das pessoas corretas é essencial para o sucesso do projeto.

Leitura complementar: 9 cargos essenciais para o bom funcionamento da sua indústria.

A importância do usuário-chave e da equipe da sua fábrica para o sucesso de uma implantação de sistema de gestão industrial

Sempre tive pessoas excelentes me acompanhando nos projetos de sucesso que participei. O consultor do sistema pode ter as maiores qualificações, saber modelar e parametrizar como ninguém, mas, sem uma equipe qualificada para assumir o projeto, não será possível justificar o investimento que o cliente fez. Portanto, o sucesso de um projeto se deve, em grande parte, à equipe mobilizada para a tarefa.

Levando em conta esse fator, qualquer resposta que eu dê quanto ao tempo de implantação do sistema é um mero chute dado de acordo com o que analisei do cliente até o momento.

O prazo estipulado é menor quando o cliente possui bons funcionários e informações já cadastradas em planilhas ou outros sistemas. E o prazo é maior quando vejo que muitas informações necessárias ainda precisarão ser colhidas e os funcionários não possuem muita qualificação. Podem também ocorrer exceções. Já fui surpreendido (positivamente) em empresas que dei um prazo alto e conseguimos colocar o sistema em operação em pouco tempo.

Costumo falar que dentro da equipe mobilizada pelo cliente, o projeto de implantação precisa de uma pessoa que vista a camisa do programa e que assuma o papel de “pai/mãe” do sistema. Essa pessoa é o usuário-chave ou key user. Ele será o centralizador de todos os assuntos pertinentes ao sistema e o sucesso do projeto começa com a escolha de quem assumirá esse cargo.

Claro que em algumas empresas é impossível que esse papel seja desempenhado por uma única pessoa e acabamos tendo dois ou três usuários chave. Porém, dentro do possível, é interessante que seja um único funcionário, para facilitar a centralização das decisões e facilitar a comunicação entre cliente e o fornecedor do programa.

Quer entender as competências que essa pessoa precisa ter para ser um bom usuário-chave na implantação do seu sistema de gestão empresarial? Acompanhe a lista abaixo:

1. Bom relacionamento com os colegas de trabalho

Como o usuário-chave receberá todos os treinamentos e também terá papel importante em multiplicar o conhecimento para o restante da equipe, é importante que essa pessoa tenha bom relacionamento com todos os envolvidos no projeto. Isso diminui as barreiras entre a rotina atual da empresa e a apresentação de algo novo, que mudará a forma de trabalho.

Todo ser humano tem certa resistência a mudanças e esse processo fica ainda mais complicado quando são apresentadas e cobradas por uma pessoa que não tem tanta empatia com os funcionários.

2. Apoio nas decisões estratégicas

O key user precisará, a todo momento, participar de decisões estratégicas do projeto. Nas mais complexas, será preciso envolver os patrocinadores do projeto (diretoria e/ou presidência da empresa), porém, sua contribuição deve sempre ser positiva ao assunto tratado.

Caso o usuário-chave não seja um patrocinador do projeto, é aconselhável que ele tenha acesso a quem seja, de modo a facilitar a tomada de decisão e o caminhar do projeto.

3. Bons conhecimentos técnicos

O usuário-chave deve ter bons conhecimentos técnicos sobre os assuntos a serem tratados. Não podemos usar um funcionário que não saiba de conceitos financeiros para receber treinamentos de contas a pagar e contas a receber, por exemplo.

É necessário que essa pessoa conheça minimamente o tema do treinamento e que consiga ter o controle de certas situações que acontecerão quando o sistema estiver em operação.

Já participei de projetos em que o esse líder não tinha qualquer familiaridade com os assuntos de produção em uma Indústria, até mesmo de conceitos bem básicos, o que resultou no baixo resultado ao final da implantação.

No Blog Industrial Nomus, temos um artigo que lista 5 motivos porque o profissional da indústria deve se especializar.

4. Domínio sobre as rotinas e processos da empresa

Essa pessoa precisa saber como a empresa funciona, de forma geral. Muitos processos são integrados entre si, logo, preocupar-se somente com uma parte pode interferir negativamente na rotina e nos processos da outra ponta.

Dando como exemplo o cadastro de produtos, imagine que a produção de um determinado produto acabado seja controlada em cima de da unidade de medida “Quilograma” (Kg) e por outro lado, o faturamento para os clientes seja feito em metro (m). Se o usuário-chave não tiver essa informação e levar em consideração somente os controles de produção, toda a parametrização de venda será feita somente na unidade de medida “Kg”, quando o correto seria metro.

5. Disponibilidade para executar as tarefas relativas ao projeto

Durante todo o projeto de implantação, o usuário-precisará dedicar-se a várias tarefas e “deveres de casa” passadas pelo consultor durante as reuniões e/ou visitas de implantação. Por isso, ele deve ter disponibilidade em atender a todas as solicitações que forem apresentadas.

Em muitos casos, a pessoa que assume este papel não possui qualquer tempo livre para fazer qualquer outra atividade da empresa. Considere um gerente industrial que passa 90% do seu tempo na fábrica acompanhando todas as ocorrências que aparecem. Por mais que tenha sólidos conhecimentos técnicos e dos processos da empresa, não poderia assumir esse papel, pois não conseguiria ficar o tempo necessário em frente ao computador para executar todas as tarefas que forem passadas.

6. Motivação e senso de responsabilidade

Importante que o atuante nesse cargo esteja sempre motivado e se sinta responsável pelo sucesso do projeto. Esse é o combustível para se obter ótimos resultados. Caso a pessoa não se sinta bem com ela mesma ou encare a função como um fardo, estes são indícios de que teremos problemas para implantar o sistema na empresa e que outra pessoa precisa ser preparada para essa ocupação.

7. Demonstração dos resultados

O encarregado precisa apresentar resultados concretos sobre o desempenho do projeto para os gestores da empresa. Conforme a conclusão das etapas da implantação, é necessária a apresentação e avaliação do que foi entregue, de forma a comunicar quais etapas do cronograma foram executadas e quais serão os próximos passos a serem tomados. Esse é o fator que vai garantir o resultado desejado na empreitada.

Tomando a atitude certa para o sucesso do seu projeto

Não erre na escolha do usuário-chave da sua empresa. Tente sempre avaliar seus funcionários seguindo os critérios identificados aqui neste artigo. Esta é uma tarefa importantíssima para o sucesso do projeto de implantação de qualquer sistema.

A Nomus conta com uma metodologia de implantação, realizada por engenheiros experientes em projetos de consultoria de software, que poderá ajudar você a encontrar o usuário-chave mais indicado para sua fábrica. Assista uma demonstração do software Nomus ERP Industrial e veja na prática como funciona.