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Como funciona a implantação de um sistema ERP em uma fábrica

Atualizado em 15/02/24 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): ERP / Gestão de projetos / Processos e Organização / Produção

Hoje em dia já é amplamente reconhecida a terminologia ERP – Enterprise Resource Planning ou SIG – Sistema integrado de gestão. Isso porque essa ferramenta teve uma difusão enorme nas últimas décadas. E, com a saturação do mercado de grande e médio porte, o foco está na implantação de um sistema ERP nas pequenas empresas.

Os grandes e demorados projetos de implantação, que demoravam anos e tinham altos custos foram sendo extintos, dando lugar à rapidez e baixo custo, respeitando a qualidade da entrega e a flexibilidade do produto ou serviço.

Por isso, muitas empresas vêm recorrendo a essa solução e obtendo excelentes resultados. Ainda assim, vemos uma grande taxa de insucesso nesse tipo de empreitada.

Para alcançar a meta desejada, é necessário seguir as etapas de um ciclo de vida de implantação de sistemas. Nesse artigo você vai conhecê-las e saber como superar os desafios desse método.

Saiba mais:

1. Decisão e seleção do sistema ERP

O primeiro ponto a se pensar antes de iniciar qualquer implantação de sistema é a necessidade do mesmo para sua empresa. A alta administração deve entrar em um consenso de que esse é o melhor caminho para atingir os objetivos da organização,.

Após a decisão é a hora da seleção e é nessa fase que se encontra o perigo. Alguns especialistas entendem que as principais etapas para escolher um SIG são:

Identificação do problema;
Análise de processo;
Identificação de fornecedores;
Avaliação do pacote e necessidades de customização;
Seleção do pacote.

Com base nessa sugestão, já podemos tirar algumas conclusões, por exemplo:

A implantação do sistema deve ter um objetivo claro, ou seja, algum problema precisa de solução;
É preciso almejar alguma melhoria no processo;
Ter foco é fundamental;
Não basta apenas entender que essa solução vai resolver seus problemas se eles não forem bem definidos.

Etapas da decisão:

Análise dos processos que devem ser conduzidos: Buscar sistemas ERPs sem compreender quais as principais funcionalidades esperadas pode aumentar muito o custo do projeto com customizações e tornar lento o retorno do investimento feito.
Identificação dos fornecedores e avaliação do pacote: É preciso levar em conta o acesso ao suporte, a aderência do sistema aos processos da empresa, a possibilidade de integração com outros sistemas, a flexibilidade para customizações, o tempo de mercado, as estimativas de custo do projeto e como são os serviços voltados para implantação.
Seleção: Essa etapa é extremamente importante e, dependendo de como for encaminhada, pode colocar todo o projeto de implantação em risco antes mesmo de começar. De qualquer forma, a solução deve ser vista como um investimento e para tal, normalmente é importante ter condições financeiras para suportá-lo. Quanto menor for o caixa disponível para investimento menor e mais simples deve ser o projeto.
Escolha dos fornecedores: Os pacotes comerciais possuem (ou deveriam possuir) as melhores práticas do mercado. Porém, cada empresa desenvolve seu sistema baseado em seus objetivos e visões. Por isso, é muito importante escolher fornecedores que já tenham uma equipe de implantação diferenciada, com conhecimento de processos e preparada para auxiliar a implantação do sistema.

Dicas gerais para quem cogita a aquisição de um sistema ERP:

A diferença entre o sucesso e o fracasso pode estar no envolvimento e comprometimento da alta direção com o projeto de implantação;
Comunique a todos da empresa da empresa sobre o projeto, mostre os principais benefícios esperados pela implantação e discuta os possíveis problemas. Quanto maior for o apoio da equipe melhor é a fluidez do processo;
Antecipe por meio da análise de requisitos todas as possíveis mudanças organizacionais, como responsabilidades e processos. Posteriormente, é fundamental deixar claro para todos da equipe;
Envolva os futuros usuários do sistema no processo de seleção e análise de processos. Pergunte as opiniões e mostre preocupação com eles. Busque trazê-los para a equipe, pois isso além de facilitar a aceitação das mudanças, torna o processo mais seguro e assertivo.
Se programe, escolha os responsáveis pela implantação, defina suas responsabilidades e metas.

Após a decisão, vem a implantação, que é uma fase na qual todas as mudanças ocorrem e o novo sistema começa a ganhar vida.

2. Implantação do sistema ERP em uma fábrica

O processo de implantação do software erp deve ser conduzido com cautela, já que envolve praticamente todas as áreas da empresa, diversos recursos (colaboradores) e processos da organização.

Podem ocorrer mudanças radicais de rotina, responsabilidades e até mesmo reorganização de algumas áreas. Isso explica a grande preocupação com essa etapa do projeto.

Mudanças sem condução apropriada podem gerar transtornos graves para a organização, mas sem dúvida a mudança em si se faz essencial para as indústrias que pretendem se mantiver competitivas no mercado, pois é uma rotina que, quando bem implantada, deve gerar aumento da eficiência nos processos e possibilitar maiores margens ou preços mais competitivos.

É importante entender que as mudanças associadas a implantação normalmente possuem caráter cultural, o que nos faz perceber que esse processo não somente é somente um projeto de TI.

A implantação de um novo sistema na prática é uma contínua busca entre a convergência da rotina da empresa com as funcionalidades do novo sistema. Isso se dá por meio de cadastros, parametrizações, alterações de rotinas e de funcionalidades do sistema ou tudo isso ao mesmo tempo.

Avanços mais simples: cadastro e parametrizações.
Avanços mais complexos: alterações de rotinas e alterações de funcionalidades do sistema (customizações).

Para lidar com toda a pressão e responsabilidade do projeto, é essencial que o processo anterior tenha sido bem feito.

Dicas para que o sucesso no processo de implantação:

Conte com profissionais capazes e responsáveis
Se prepare para o processo: Um dos pontos importantes no início é entender, por exemplo, se os módulos serão implantados respeitando uma sequência lógica ou todos ao mesmo tempo (big-bang), levando em considerando que quanto mais rápido (big-bang), maiores serão os recursos utilizados e os impactos no curto prazo. Independente da estratégia adotada, a empresa deve se preparar para a mesma.
Mantenha o foco: Essa constante dificuldade na tentativa de adequar os processos da empresa com as características do pacote escolhido é vencida com muita determinação em treinamento e no acompanhamento das pessoas na transição do processo de aprendizado.
Utilize sistemas pilotos para simulação: Focando sempre no aprendizado, buscando entender de forma ampla como é e como será a rotina e, se necessário manter a rotina atual, entender quais customizações precisam ser feitas. Com o tempo, essa prática vira uma constante e contínua busca pelo alinhamento da rotina com o sistema.
Reforce o conhecimento das metas: Esse entendimento, aliado à percepção de quais são as mudanças que precisam ser feitas nos próximos passos, normalmente auxilia muito o processo.
Transforme o conhecimento em aprendizado: O aprendizado adquirido após as etapas de teste gera mudanças significativas na forma que usuário interage com a organização, suas rotinas, outros colaboradores, gerando desenvolvimento profissional e contribuição no desempenho da empresa.

Leitura complementar:

Como funciona a implantação de um ERP para uma indústria de manufatura.

3. Utilização do sistema ERP

Com a finalização de cada etapa, os processos ficam mais suaves e o projeto vai tomando forma.

Essa fase é o momento de colher os frutos e trabalhar na melhoria contínua. Ainda vão existir desafios e os primeiros instantes após o going-live (ou “virada da chave”) são essenciais e decisivos.

O aprendizado adquirido pelos usuários e a recente mudança de processos pode deixá-los sedentos por mais melhorias e cheios de sugestões que podem ser aproveitadas para melhorar o método da empresa, mesmo após a oficialização e entrada no ar do novo sistema.

Por isso fica relativamente difícil definir uma data de início e uma data de fim exata para a implantação. Mas é certo que após o fechamento da parceria, por muito tempo o contratante e o contratado vão interagir e se ajudar para uma evolução constante.

Alguns especialistas entendem que as empresas só aprendem sobre o sistema e suas potencialidades após o uso do mesmo. A falta de conhecimento da possibilidade de uso do sistema é um dos principais problemas da implantação e o que vai ser totalmente vencido na etapa de utilização. Sem dúvidas isso pode ser muito suavizado quando a aprendizagem é bem gerenciada, com treinamentos contínuos por exemplo.

Também temos o lado negativo: se as reais potencialidades são encontradas nessa fase, existe a possibilidade de que os reais problemas também sejam encontrados e, por isso, reforço que a estratégia de entrega de resultados incrementais e constantes durante todo o projeto me parece ser mais interessante que a do big-bang.

Nessa etapa, vamos começar a enxergar os reais benefícios do sistema. O conhecimento adquirido sobre as potencialidades e oportunidades de melhoria podem gerar a necessidade de uma segunda etapa de implantação (é por isso que citei a melhoria contínua), que normalmente é chamada de second-wave, ou segunda onda.

Por fim, os projetos de implantação de sistemas ERP (pré-implantação, implantação e utilização) na prática não podem ser considerados projetos, já que não possuem um fim bem definido.

Após o início da operação, a empresa entra em um círculo virtuoso de melhorias sucessivas, na medida em que a tecnologia passa a ser entendida mais amplamente, o conhecimento adquirido é transformando em aprendizado e suas potencialidades exploradas cada vez mais.

Portanto, após a finalização das principais etapas de implantação, deve ser mantido um esforço constante para “colher os frutos” da implantação do ERP. O sucesso da implantação dependente desse esforço contínuo e da correta condução da gestão do ciclo de vida do projeto.

Veja também: Como escolher um ERP adequado para sua empresa (10 dicas práticas)

Ajuda de profissionais

A ajuda de especialistas no assunto torna mais simples as etapas do ciclo de vida de implantação de sistemas.

A Nomus é uma empresa especializada em implantação de sistemas em indústrias de diversos segmentos e portes que atua no mercado há mais de dez anos com excelência. Caso tenha interesse, assista a uma demonstração e veja como funciona.

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