Áreas do gerenciamento de projetos: como fazer e como gerenciar
Atualizado em 29/05/18 - Escrito por Eduardo Moura na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização
No artigo anterior, começamos a adentrar nas áreas de gerenciamento de projetos, e acabamos por sugerir uma forma estruturada de pensar a gestão de projetos de maneira mais simplificada.
De forma resumida, propomos um sequenciamento lógico entre as 10 áreas de estudo propostas pelo PMBok, conforme figura abaixo:
Em um segundo momento, se estruturaram essas áreas em três grandes grupos, que devem responder três questões básicas para o gerenciamento de projetos. A figura abaixo apresenta esta estruturação:
No artigo anterior, enfatizamos o primeiro grande grupo, que se foca em responder o que deve ser feito. Neste artigo, vamos falar sobre os dois grupos restantes: como vamos fazer e como vamos gerenciar.
Vale ressaltar novamente que esses dois artigos são introdutórios e será dada apenas uma pequena ideia do significado de cada uma das áreas. O objetivo aqui novamente é criar uma forma estruturada e lógica de pensar o gerenciamento de projetos para nossas indústrias. Em outros textos, iremos então avançar, apresentando detalhadamente cada uma das áreas.
II. Como fazer?
Depois que envolvemos toda a equipe e definimos os requisitos, o escopo do projeto, quais são os requisitos de qualidade e quais são os riscos envolvidos, devemos então responder como faremos para entregar o projeto.
Dessa forma, devemos focar nas próximas quatro áreas de estudo, que são: tempo, recursos humanos, aquisições e custos.
5. Tempo: desenvolvimento do cronograma
Aqui vale uma ressalva: quantos projetos você já começou nos quais a sua primeira atividade foi realizar o cronograma? Quantas vezes antes você teve que dizer quanto tempo ia levar, antes mesmo de começar?
Essa é a importância de termos passado pelos quatro passos anteriores. Somente agora teremos condições de definir exatamente o cronograma de trabalho, depois de avaliado exatamente o que precisa ser feito, quais os requisitos e riscos envolvidos. Nesse momento, devemos definir então as atividades, recursos e tempo envolvidos.
6 e 7. Recursos e aquisições: definindo e alocando os recursos necessários
Se notarmos na figura onde apresentamos a sequência lógica do gerenciamento de projetos, percebemos que as áreas de recursos humanos e aquisições estão alinhadas. Isso porque depois de definirmos as atividades e o tempo que cada uma deve levar, devemos também esclarecer e responder: faremos com a equipe interna ou precisamos contratar serviços externos?
Se a resposta for de que temos os recursos internos, estaremos trabalhando em recursos humanos. Se a resposta é de que precisamos contratar, estaremos trabalhando com aquisições.
O mais importante aqui é entendemos que não pode e não deve existir uma atividade que não tenha recursos alocados. Toda atividade precisa de alguém que a execute.
8. Custos: definindo os custos do seu projeto
Acho que esta é a maior inversão proposta aqui. Pense: para quantos projetos na sua indústria você deu o preço logo no inicio do projeto? Percebe agora o risco de fazer isso? O custo somente é conhecido no final de todo o processo.
Como precisar o custo, se não sabemos se vamos fazer com recursos próprios ou terceiros? Como fazer se não temos claro o que o projeto deve e o que não deve entregar?
Precisamos efetivamente ter passado por todas as demais áreas para então termos um custo mais apurado e preciso.
É importante ressaltar que essas quatro grandes áreas se complementam e, embora estejam colocadas de maneira sequencial, todas estão interligadas.
Por isso a importância de respondermos a pergunta do tópico seguinte.
III. Como gerenciar?
Você pode se perguntar: mas até aqui não foi o que fizemos? Não gerenciamos? E a resposta é: sim e não.
Sim porque o que fizemos até agora tem grande importância no gerenciamento de projeto. E não porque as duas próximas áreas são as principais responsáveis por integrar tudo isso. O GP não é uma ciência exata com uma sequência precisa de ações que nos conduzirão ao resultado esperado. Precisamos integrar tudo e principalmente comunicar.
9. Integração: envolvendo todos os setores
A área de integração é crucial para o gerenciamento de projetos e deve ser um dos grandes focos do líder desse setor, não podendo ser delegada, ou seja, feita por outro profissional. O gerente de projetos pode delegar a contratação de terceiros, a definição e controle do cronograma, a avaliação de riscos, mas não pode de forma alguma delegar a integração.
Aqui está a responsabilidade de analisar as inter-relações entre todas as áreas: os impactos dos riscos no cronograma, das alterações de cronograma nos custos, a necessidade de contratação de um terceiro para uma atividade na qual foi perdido o recurso interno, ou ainda a alteração do escopo do projeto solicitada pelo cliente que impacta em tudo.
Esta é a grande importância desta área, que no nome já se define: integrar tudo e avaliar os impactos de cada uma das áreas nas outras.
10. Comunicação: entendendo sua importância
Tenho uma convicção: 99% dos problemas existentes no mundo são causados pela má comunicação.
Tudo hoje em dia envolve comunicação.
Se pensarmos, todas as grandes revoluções que temos vivido nos últimos anos impactam diretamente nossa capacidade de comunicação.
E isso por si só faz com que essa seja uma das áreas mais importantes da gestão de projetos. Pensando bem, já devo ter escrito isso sobre outras áreas deses artigos, mas chegando ao final dessa caminhada posso afirmar: a COMUNICAÇÃO é a área mais importante da gestão de projetos.
O que ocorre após o término do fluxo
Encerro estes dois artigos, antes de avançar para os demais, afirmando que essa sequência lógica apresentada infelizmente é imperfeita. Não existe projeto algum que seja desenvolvido na sua indústria no qual essa sequência seja apresentada sem que seja necessário voltar ao menos uma vez para uma área já passada.
Por isso encerro essa série repetindo a figura abaixo. Nela, atente-se para as setas e verá a conexão entre o fluxo apresentado e o PDCA. Este conceito de cíclico é o mais importante de tudo.
É fundamental entender que quando no final da caminhada eu tiver apurado o custo, este pode não ser o esperado e seja preciso revisar o escopo do projeto e retomar discussões sobre qualidade, riscos, cronograma, contratações, entre outros fatores.
Essa certeza é o que faz com que o raciocínio estruturado apresentado aqui seja importante. Para que aspectos importantes não sejam esquecidos. Para que sempre que você tomar uma decisão relativa a redução de tempo, perceba o impacto que isso gera em todas as outras áreas da gestão de projetos.
Nos próximos artigos, vamos entrar em cada área especifica do gerenciamento de projetos para que tenhamos mais claro o que cada uma representa efetivamente.
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