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8 principais razões que levam uma indústria a trocar de sistema ERP

Atualizado em 29/12/22 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): ERP / Estratégia / Processos e Organização / Produção

Não são raros os casos em que assumi novos projetos onde o gestor buscava substituir sua solução em software atual pelo nosso sistema ERP. O número sobe ainda mais se considerarmos todas as empresas interessadas em mudar para uma nova ferramenta, com que tive contato através de reuniões comerciais.

Cada vez mais essa situação ocorre, tendo em vista que decresce constantemente o número de empresas que ainda não dispõem de um sistema para lhes auxiliar a gerenciar suas rotinas e resultados.

Desta forma, projetos de implantação em que o fornecedor do software assume a gestão do negócio do zero, sem precisar integrar-se ou importar dados de qualquer outra ferramenta, são cada vez mais raros.

Muitos motivos podem ser apresentados para justificar essa substituição, porém, alguns são os mais recorrentes, dentro da vivência que tenho no assunto.

Neste artigo identificarei 8 das principais razões que gestores usam para justificar a mudança. Confira:

1. Falta de funcionalidades

Não é difícil imaginar que este seja um dos principais motivos para trocar um sistema. Qualquer programa só é útil a uma empresa se o mesmo dispuser de funcionalidades que sejam aderentes à rotina do usuário e da empresa, como um todo.

Caso a empresa precise mudar sua forma de trabalhar e necessite de recursos que sua ferramenta atual não é capaz de fornecer, esta é uma forte motivação para trocar de software.

Normalmente, nesses casos, a empresa primeiro um faz contato com o seu fornecedor e tenta acordar o desenvolvimento das funcionalidades que necessita.

Quando há uma recusa por parte do fornecedor em atender a esse pedido, o caminho mais comum é o gestor procurar no mercado algum sistema que se encaixe na sua nova maneira de trabalhar e que possa ser utilizado pela sua equipe com mais flexibilidade.

Veja também: ERP: o que é, para que serve, como funciona e exemplos

2. Valor cobrado já não é compatível com a realidade financeira da empresa

Se analisarmos o cenário político-econômico brasileiro, não é surpresa que a dificuldade em honrar com os valores devidos ao fornecedor seja uma motivação para trocar de sistema.

Às vezes a empresa está satisfeita com o programa, o projeto está caminhando bem, possuem bom relacionamento com o parceiro, porém, a crise esvaziou seus cofres e é preciso enxugar o orçamento para que a empresa se mantenha ativa.

A investida inicial é entrar em contato com o fornecedor atual e tentar negociar melhores condições, caso haja satisfação com os resultados atuais do projeto. Normalmente o resultado é a manutenção da parceria e as duas partes entram em acordo.

Porém, nos casos em que a empresa não consegue negociar melhores condições para que ela consiga honrar seus compromissos com o fornecedor, a saída encontrada é buscar no mercado uma solução que consiga atender suas necessidades e que se encaixe no orçamento, sem comprometer demais despesas da empresa.

3. Sistema não possui mais aderência com legislação atual

Assim como qualquer coisa em nossa vida, a manutenção é a chave para a longevidade. Da mesma maneira que uma pessoa que não faz exames regularmente, não cuida da alimentação e não mantém uma boa rotina de exercícios possui mais propensão a ter problemas de saúde, um sistema não é muito diferente disso.

Se incluirmos nessa equação a legislação brasileira e suas infindáveis atualizações e novas obrigatoriedades, um sistema que deseja manter seus clientes por anos e anos, deve também fazer suas atualizações sempre que necessário.

É impensável um sistema feito em 2013 ser capaz de atender a obrigação do CEST, por exemplo. Esse sistema precisa ser modificado para que seja capaz de fornecer aos seus clientes, ferramentas capazes de auxiliá-los a se encaixar nessa nova obrigatoriedade imposta pelo governo.

Desta forma, todos os programas que não possuem manutenções frequentes, dificilmente conseguirão manter seus clientes por um longo período e sempre perderão a concorrência para conseguir novos projetos, frente a fornecedores que já dispõem das atualizações necessárias.

4. Sistema atual não pode ser acessado por dispositivos móveis

Em nosso blog este é um assunto muito presente: a crescente necessidade de controlar a empresa remotamente, seja por motivo de viagem ou qualquer outro que impeça o gestor ou funcionário a estarem presentes na empresa todos os dias.

Principalmente para os vendedores que precisam deslocar-se até os clientes para negociarem novas vendas, o acesso remoto ao sistema da empresa é de suma importância para melhorar a comunicação do vendedor com a equipe financeira e de produção.

Isso porque todos os novos pedidos são registrados no mesmo sistema, ao qual todos os setores da empresa possuem acesso, sem haver a necessidade de transcrição ou importação, reduzindo a ocorrência de erros ou de atrasos na informação das vendas.

Ao registrar o pedido via internet, a carteira de venda está atualizada em tempo real com todos os vendedores e representantes.

Em sistemas desktop (aqueles que você precisa instalar o programa na máquina do usuário) o acesso via internet é muito difícil de ser habilitado e, quando é, dispositivos móveis como smartphones e Tablets, raramente podem ser utilizados para o acesso.

Cada vez mais empresas buscam soluções em software que possuam tecnologia web e proporcionem tal facilidade ao gestor e sua equipe.

Veja também: ERP Online para pequenas empresas: como funciona e quais suas vantagens?

5. Dificuldade de contato com o fornecedor

Essa motivação geralmente vem acompanhada de uma ou mais motivações apresentadas neste artigo.

A dificuldade em estabelecer contato com o fornecedor é apresentada quando o cliente precisa renegociar uma dívida, ou apresenta alguma dúvida/dificuldade com o sistema e busca o contato com o seu fornecedor e este mostra-se pouco interessado em atender a solicitação do cliente.

Em casos extremos, já recebi relatos de que funcionários da empresa desenvolvedora da ferramenta não apenas pareciam fugir do atendimento ao cliente como quando o faziam, demonstravam impaciência e até destratavam o cliente.

O relacionamento cliente-fornecedor deve ser o mais cordial possível, e no ramo de sistemas de informação, isso não é diferente. O atendimento via suporte ou SAC deve buscar tranquilizar e resolver eventuais problemas que o cliente esteja passando e não criar um novo.

Quando a relação é dificultada e o cliente não possui mais confiança na ferramenta e nas pessoas que a mantém, a saída geralmente é buscar um novo fornecedor.

6. Busca por otimização tarefas e processos

Ao ter um ERP que tenha como foco atender sua fatia do mercado, sua empresa terá uma organização de dados com confiabilidade, já que a ocorrência de erros ou falhas é reduzida significativamente. Com isso, a produtividade e otimização dos processos e das equipes são impulsionados, fora que essa organização permite tomadas de decisões mais assertivas e seguras.

7. Atualizações do software fora do orçamento

Essa justificativa está diretamente ligada ao alto custo de um desenvolvimento do zero de um sistema de gestão, falado anteriormente, pois ao contratar uma empresa ou um programador autônomo para desenvolver um sistema de gestão ERP completamente personalizado para as suas necessidades, vê-se que o custo para ter um programador dedicado à isso é exorbitante – fora as atualizações que se farão necessárias.

Por isso, as empresas que já chegaram a recorrer a um programador e desenvolvedor de sistemas, muitas das vezes preferem migrar para uma empresa fornecedora de ERP, que prometa atender seu nicho de mercado, já que esse sistema apresentará funcionalidades úteis e essenciais para os processos da empresa.

Atualmente a gama de ERPs no mercado com bom custo-benefício é muito grande. Não há mais a necessidade da criação de um ERP único e exclusivo para as empresas, principalmente porque esses ERPs se dividem em áreas e categorias.

8. Falta de segurança dos dados armazenados

Por último, deixamos um fator importantíssimo, que merece muita atenção: a segurança dos dados.

Não apenas dos dados da empresa, mas, principalmente, dos dados dos clientes.

A empresa ao ser contratada por seus clientes, está se responsabilizando pelo domínio dos seus dados, por isso, caso escolha um ERP que não esteja à altura de desempenhar essa segurança, deverá responder caso algo aconteça, especialmente após a LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.

Por isso, a empresa deve pesquisar feedbacks e opiniões sobre o fornecedor do ERP antes de contratá-lo, e observá-lo após a contratação, como uma espécie de período de teste, para avaliar se realmente corresponde ao nível de segurança esperado e desejado, ou se é necessário trocar de sistema.