4 passos eficientes para o controle de estoque da sua produção
Atualizado em 27/06/24 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Custos e Finanças / Logística / Processos e Organização
Nossa série, Papo de Produção, tem como objetivo tratar de uma maneira eficiente as questões e assuntos relacionados a gestão das indústrias. Desta forma, um leitor do Blog Industrial Nomus entrou em contato para que tratássemos de uma dúvida. Assim, no artigo de hoje, vamos mostrar 4 passos eficazes para controlar o estoque da sua produção.
Convidamos você a também entrar em contato no caso de dúvidas no ramo de gestão industrial. Será um prazer ajudar em sua compreensão criando materiais no Papo de Produção.
Como tudo começou: interação com o leitor
Um leitor entrou em contato conosco para esclarecer uma questão e achei interessante compartilhar. um trecho dessa conversa foi comentado, recentemente, quando falamos sobre não ter controle do que foi produzido, na série Dores da Indústria.
Por questão de confiabilidade não vamos falar o nome do leitor, nem o da sua empresa. Contextualizando, eles usam um sistema de ERP local, no interior do Rio Grande do Sul. Esperamos que esse bate papo possa trazer ideias para te ajudar a melhorar o controle de estoque em sua indústria também.
Confira na íntegra a conversa, com comentários adicionais:
Boa tarde!
Estamos com um projeto de ajustes de estoque físico x sistema erp, pelo fato que há divergência de acuracidade considerável entre eles, o valor mensal do estoque informado pelo ERP é alto e dificilmente ‘bate’ com o real.
Portanto, preciso de informações/orientações, ou seja, se realizássemos um inventário de estoque hoje e de R$2 milhões e pouco que temos em estoque (sistema), caia para R$1 milhão, como proceder sem interferir na contabilidade?
fera, me da uma sugestao
favor
De forma descontraída, respondi para chamar a polícia. Na realidade, o que ele colocou foi uma preocupação com um problema contábil. Acho que, muito além disso, uma empresa que no sistema envia R$ 2 milhões e no almoxarifado tem apenas a metade do valor, tem que se preocupar com a perda financeira mesmo. Todos os tipos de estoque são dinheiro, na contabilidade faz parte do ativo da empresa. Um ativo, que normalmente, tem a possibilidade de virar dinheiro rapidamente, é um ativo com liquidez.
O almoxarifado deve ser tratado como um cofre, independente do valor. Se existe uma grande diferença no sistema, se você acha que a diferença no sistema pode ser relacionada a um problema no sistema, é melhor prestar mais atenção com os processos por trás do sistema, porque isso acaba abrindo margem para fraude. Não quero que tenha pessoas mal intencionadas em sua empresa, mas se sabem que o estoque do sistema não é confiável,, dependendo dos valores de honestidade e ética, pode aproveitar essa diferença de valor para subtrair algum produto, sabendo que você, que é o dono da indústria não vai notar essa falta.
Furtos no estoque da sua produção
Alguns gestores consideram normal perdas de até 5% por furto. Nesse exemplo de R$ 2 milhões, essa porcentagem representa muito dinheiro, R$ 100 mil. Imagina, todo mês a empresa perde esse valor por furto. Com mais controle, com certeza é possível inibir esse tipo de ação. Mais um motivo que mostra a importância de investir no controle de estoque. Não só pelo motivo do furto, mas também por tantos outros, citados na série Dores da Indústria.
Empresa familiar
Nosso espectador insistiu no problema contábil e ressaltou as dificuldades da gestão empresarial em negócios familiares:
Leitor: empresa familiar é uma lasquera…. marquei uma reunião com nossa contabilidade terceiriza daqui 2 semanas…pra ver o q consigo fazer..pq só baixar o estoque ainda vai
o problema é a contabilidade
Engenheiro: sim, nesse caso tem que ver com a contabilidade mesmo qual é o procedimento mais adequado para fazer os ajustes
de qualquer forma, eu recomendo uma investigação das causas dessas divergências tão altas e a implementação de procedimentos para que isso não aconteça
Leitor: sim…eu q abracei essa causa aqui…já to fazendo isso…. ajustar o estoque físico com o erp pretendo deixar redondo se Deus quiser rsrrsrs…mas na contabilidade é o gargalo
Veja também: Planilha de controle de estoque eficiente [GRÁTIS]
Solucionando o problema no estoque da sua produção
Engenheiro: certo, parabéns pela iniciativa. Algumas recomendações:
Primeiro passo
1 – ter uma pessoa responsável pelo estoque, que deve ser o “dono” da chave do “cofre”
um almoxarifado de 2 milhões na verdade deve ser tratado como um cofre, certo? e você não deixa a porta do cofre aberta para quem quiser entrar e sair quando quiser, certo?
A resposta do leitor surpreendeu. Ele afirmou que, o ERP informa R$ 2 milhões, mas fisicamente o valor deve cair pela metade.
Segundo passo
2 – esse camarada (almoxarife) é quem deve informar todas as movimentações de entrada e saída do almoxarifado em tempo real no sistema
ou seja, não pode mexer no estoque físico hoje e no sistema amanhã
na verdade, não pode fazer nem um minuto depois, tem que ser no mesmo momento
o material só entrar ou sai do estoque mediante ao lançamento no sistema
Isso é procedimento e deve ser seguido. Tem que ser feito por uma pessoa e não duas, se não pode ser que haja uma divergência. Mesmo que a empresa seja muito grande e você precise de várias pessoas no almoxarifado, tem que existir alguém responsável pela entrada e saída.
No caso de dois turnos, deverá ter um responsável em cada um deles. Sem desculpa, é possível estabelecer um processo independente da realidade da empresa, colocando em prática os controles.
Erro!
Leitor: eu fiz uma planilha física…pro almox anotar sempre quando o pessoal solicita….depois ele vai no sistema e lança no mesmo dia
é q a distancia do pc é meio grande da entrada do almox
por isso
e essa planilha fica online tbm pra empresa
aloquei no google docs
Nosso leitor é inteligente, cursando Engenharia de Produção, bem intencionado, mas está fazendo um procedimento sem segurança. Uma planilha acessada por todos, no google docs, sem lançamento imediato gera erros na informação. O interessante é perceber que a empresa tem entre 1 e 2 milhões de reais em estoque e não pode colocar um terminal com sistema no almoxarifado.
O motivo de não ter um sistema perto do almoxarifado pode ser o fato de necessitar comprar mais um licença no sistema ERP, que pode custar em torno de R$ 2 mil. Para uma empresa com R$ 2 milhões em estoque, não vale a pena fazer esse investimento?
Terceiro passo
3 – as movimentações tem que ser pelas quantidades reais e não por quantidades padrão ou pré-definidas no sistema. Por ex: para fazer um bolo o sistema calcula que você precisa de 500 g de farinha de trigo. Se você consumir 550 g, tem que informar 550 gramas para o sistema, certo?
Muitos sistemas ERP dá a baixa no estoque pelo padrão, mas na realidade é consumido uma quantidade diferente. Sem lançar a quantidade real é impossível ter a informação correta do estoque no sistema.
Quarto passo
4 – esquece a planilha, as movimentações tem que ser registradas no sistema no momento em que elas acontecem e sempre pelo dono da chave do cofre. 2 milhões é muita grana, tem que cuidar com carinho e colocar um computador na porta do cofre. O sistema tem que ter controle de acesso de usuários e o registro de quem fez as movimentações
google docs é ótimo para trabalho colaborativo, não para registrar entrada e saída de dinheiro num cofre
Rastreabilidade no estoque da sua produção
Após a dica, nosso leitor afirmou ter cerca de quatro pessoas autorizadas a fazer lançamentos no estoque. Esse procedimento é vulnerável. Com isso, existem três possibilidades que tornam o problema possível, passadas para nosso leitor:
Engenheiro: se depois disso tudo, ainda estiver havendo divergências, ou o almoxarife não sabe usar o sistema, ou ele está mal intencionado, ou o sistema não funciona
Leitor: aqui eh um contexto,…comodidade, cultura, é o principal q eu to batendo d frente
Engenheiro: cara, mostra para eles que o almoxarifado é um cofre com muita grana
para ver se eles não mudam de idéia
Leitor: até um artigo seu de estoque enviei pra eles esses dias
tento acompanhar o blog sempre q posso…. mas fazer eng e ainda MBA na FGV
n eh fácil kkkk
to apanhando em Física na faculdade
credo,,,materiazinha complicada
Engenheiro: realmente física não é moleza, mas pense pelo lado das aplicações que ela proporciona que você vai ficar fascinado. Depois assiste o filme com a biografia do stephen hawking , a teoria do tudo… é incrível
Veja como funciona
O almoxarifado é um cofre, que deve ser cuidado com carinho. Alguns procedimentos devem ser seguidos para controlar o estoque da sua produção. Essas e outras praticidades podem ser vistas ao assistir uma apresentação do Nomus ERP Industrial, o software de gestão focado em indústrias e desenvolvido por engenheiros de produção.
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Estamos iniciando a produção de alimentos congelados, tanto para food service quanto para ser vendido em supermercados.
Cozinha montada, produto desenvolvido, desde insumos até embalagens, adequação à Anvisa e toda burocracia, ficha nutricional, códigos de barras item e caixas, mas surgiu uma dúvida quanto a numeração de lotes de produção.
Utilizamos um sistema de gestão simples, que faz o arroz com feijão, pois o investimento inicial na montagem da fábrica tomou praticamente todo o orçado e não há ainda folga para um ERP completo.
Pretendemos implantar no futuro os módulos de produção e estoque, desde o controle de validades, passando por necessidades da cozinha até a saída pro mercado. Não temos ainda um escopo grande de insumos e nem de itens de venda, pois estamos dando início à primeira linha, dentro de quatro previstas inicialmente.
Mas, por pura falta de conhecimento mesmo e da dificuldade de achar uma resposta, que empacamos em como numerar os lotes de produção, que saem da cozinha.
Nossa linha inicial são cinco itens, que na verdade são cinco sabores do mesmo produto e que são fabricados na mesma sequencia, ou seja, cozinhamos e adicionamos o molho antes de embalar à vácuo. Nossa dúvida, o que vale para numeração, a mesma leva ou cada sabor? O número do lote deve ser individualizado por sabor, ou seja, foram cozidos ao mesmo tempo mil unidades, mas duzentas de cada sabor, são cinco lotes diferentes ou na embalagem de cada sabor constará a mesma numeração?
É curioso esbarrar num detalhe tão simples, mas a Anvisa exige a guarda uma amostra durante o período de validade do item e que ele tem numeração de lote, rastreabilidade, mas não explica como isso deve ser feito.
Agradeço se alguém puder ajudar ou até indicar uma planilha, sei lá.