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4 ações que você deve tomar ao trocar seu software ERP

Atualizado em 4/01/24 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): ERP / Estratégia / Processos e Organização

No artigo de terça, apresentei os 5 principais motivos que levam uma empresa a trocar de sistema ERP e mostrei que temos diferentes razões que levam uma empresa a pensar em mudar seu sistema erp atual (isso porque só apontei 5), mas diversas justificativas podem ser encontradas, inclusive você pode ter pensado em uma que eu não destaquei .

Após perceber que o sistema ou o fornecedor atual já não é capaz de atender sua indústria, quais os passos que você deve tomar?

Como proceder para que a empresa possa buscar uma nova saída e assim contornar um problema que está impactando diretamente na rotina dos seus colaboradores e na gestão do negócio como um todo?

Apresento neste artigo uma sequência de ações que tornarão a mudança de software ERP na sua indústria mais suave e menos traumática.

Para facilitar a compreensão, saliento que nesta etapa da transição o contrato com o fornecedor de software atual ainda está ativo e que a sua empresa ainda está utilizando o sistema atual para controlar as rotinas e acompanhar o resultado da empresa.

1. Apresente suas principais objeções em relação ao seu sistema para o fornecedor atual

Em quase a totalidade dos casos, a primeira atitude a ser tomada é contatar o parceiro e apresentar todas as dificuldades que você tem encontrado ao utilizar o sistema e que da forma com que o mesmo se apresenta atualmente, dificilmente a ferramenta será mantida por muito tempo.

Essa é uma atitude que demonstra respeito com o atual fornecedor e que geralmente é vista de forma positiva por quem recebe esse contato, já que antes de tomar qualquer decisão, o você tentou resolver o problema internamente, sem envolver outras empresas.

Caso seu fornecedor atual atenda as reivindicações, o problema está resolvido e a parceria mantida. Caso contrário, se o fornecedor não quiser atender os requisitos ou sequer deu ao trabalho de analisá-las, bom, esse é um sinal de que a parceria está estremecida e que um novo sistema torna-se necessário.

Veja também: Como escolher um ERP adequado para sua empresa (10 dicas práticas)

2. Busque alternativas no mercado

Identificado que o fornecedor atual não irá atender suas necessidades, você pode iniciar a busca por uma nova ferramenta que irá suprir suas necessidades.

Uma dica aqui é utilizar palavras-chave para encontrar as empresas que fornecem ferramentas que atendam a sua demanda. Por exemplo, digite a palavra “Software chão de fábrica” no Google e veja os resultados que ele irá carregar.

Caso tenha encontrado mais de uma empresa que seja um potencial parceiro, tente visualizar experiências de outros clientes dessa empresa, busque por casos de sucesso, depoimentos ou até por comentários em redes sociais, caso a empresa possua esse canal com o público.

Veja também: Como escolher um ERP ideal para sua indústria

Outra forma de avaliar a empresa é verificar se a mesma costuma publicar materiais sobre gestão empresarial e industrial, que se assemelhem ao problema que você identificou na sua solução atual e que esse fornecedor pode já ter experiência em resolver. Nesse caso, blogs, videologs, canais no youtube são ótimas formas de você verificar se a empresa tem propriedade ou não para lhe ajudar.

Você pode também solicitar demonstrações personalizadas e assim conhecer um pouco mais sobre os potenciais sistemas, além de também ter uma primeira impressão sobre o atendimento que ela poderá lhe prestar, caso o fechem o negócio.

3. Informe ao fornecedor atual que pretende cancelar o projeto

Após ter visto as opções do mercado, analisado os softwares e ter discutido valores e funcionalidades, uma empresa se destacará perante as demais. Ao escolher o seu novo sistema, assinado contrato e acordado a situação dos valores a serem pagos para iniciar o projeto, você precisa informar ao seu fornecedor atual que pretende descontinuar a ferramenta e que um novo programa será implantado na sua empresa.

Neste ponto, ao verificar que estão prestes a perder o cliente, é muito provável que todas as reivindicações feitas no primeiro contato sejam reavaliadas (algumas até atendidas), para que o cliente seja mantido. Caso você esteja certo de que o melhor caminho seja mudar, informe ao seu fornecedor atual de que a tomada de decisão foi feita e peça para que ele inicie o processo de desligamento da sua empresa.

Geralmente os contratos de fornecimento de sistemas possuem uma cláusula de aviso prévio, onde o cliente precisa pagar alguma multa ou continue pagando a mensalidade por alguns meses até que ele seja desligado definitivamente. Portanto, para que a sua empresa não fique pagando por meses dois sistemas ao mesmo tempo desnecessariamente, é interessante que esse aviso ao fornecedor atual seja feito assim que você estiver prestes a iniciar o novo projeto e tenha tempo para que o novo programa seja implantado e você tenha resultados até que o acesso ao antigo sistema seja cortado.

Por um período será necessário rodar os dois programas em paralelo, portanto, verifique o prazo para o cancelamento e planeje bem o momento em que fará o comunicado ao seu fornecedor atual.

4. Exporte para Excel as tabelas do sistema atual e que devem ser aproveitadas no novo programa

Outra ação importante é buscar salvar o banco de dados do sistema atual para eventuais consultas no futuro ou até mesmo importar para o novo programa. Essa é uma atividade importante, pois mantem o histórico de dados da sua empresa sobre o seu poder e também disponível para visualização a qualquer instante.

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Caso seu novo fornecedor ofereça essa possibilidade, importe seus dados para o novo sistema, principalmente as duas tabelas mais importantes de qualquer empresa: Pessoas (clientes, transportadoras, fornecedores, etc) e Produtos. As demais tabelas podem ficar em alguma planilha Excel para consulta que você não terá muitos problemas com isso.