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4 dicas para organizar o fluxo de caixa da sua empresa

Atualizado em 20/06/24 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Custos e Finanças

O fluxo de caixa é um dos conceitos mais utilizados na atualidade. A lógica por traz do conceito é tão simples e ao mesmo tempo poderosa que podemos aplicá-la no dia a dia para gestão financeira pessoal.

Aplicar esse conceito em empresas é básico e essencial para manter a saúde financeira em dia. Sem que essa ferramenta seja utilizada com amplitude muitas vezes as decisões tomadas pela gestão são pouco embasadas e podem direcionar a dificuldades financeiras desnecessárias.

Não há mistério no funcionamento dessa ferramenta que foi desenvolvida para controlar todas as entradas e saídas financeiras realmente efetivadas, ou seja, só entra no fluxo de caixa se o dinheiro saiu ou entrou da sua conta bancária/tesouraria.

É preciso diferenciar bem o funcionamento de projeções financeiras (feitas principalmente embasadas por contas a pagar e receber) do fluxo de caixa. O objetivo do fluxo de caixa é registrar seguindo padrões todas as entradas e saídas financeiras.

Essa simples rotina, quando bem feita e se feita periodicamente (de preferência diariamente), garantirá informações essenciais para tomada de decisão no curto, médio e longo prazo. Entender bem as finanças da empresa é essencial para entender quão lucrativo é o negócio. Por isso, abordaremos essas e outras questões logo a seguir através de dicas para auxiliar na gestão do fluxo de caixa da sua empresa.

O que é o fluxo de caixa?

Antes de começar com as dicas práticas, é importante deixar claro o que é o fluxo de caixa.

Para entender melhor, recomendo que leia o artigo escrito pelo engenheiro João Pimenta, Fluxo de caixa: o que é e para que serve?

Nele o autor diz que o controle de estoque e o fluxo de caixa possuem exatamente a mesma lógica.

O saldo final do meu produto no meu estoque pode ser substituído pelo valor final em conta bancária na conta corrente.

Para saber o saldo do meu produto eu preciso registrar todas as entradas e saídas, sem exceção.

O fluxo é a mesma coisa, para que o extrato seja equivalente precisamos registrar todos os lançamentos de entrada e saída de determinada conta.

Além disso, o Fluxo de caixa possui diversas divisões, sendo elas:

[Classificação] Receita operacional bruta
[Classificação] Custos de venda
[Indicador] Receita operacional líquida
[Classificação] Custos operacionais variáveis
[Indicador] Margem de contribuição
[Classificação] Custos e despesas operacionais
[Indicador] Resultado operacional
[Classificação] Variação de caixa não operacional
[Indicador] Variação de caixa real

Agora que entendemos os conceitos, podemos avançar para as dicas práticas para organizar seu fluxo de caixa:

1. Organize sua rotina financeira

Manter o fluxo de caixa atualizado requer disciplina. Idealmente todo dia devem ser feitas conciliações bancárias e conferências de extrato para garantir que os lançamentos estão fiéis.

Use e abuse de ferramentas como conciliação bancária e relatórios de extrato bancário para facilitar o dia a dia e ter métodos de conferência simplificados.

O profissional responsável por manter o fluxo atualizado deve estar treinado para classificar corretamente todas as entradas e saídas de caixa para posterior análise e geração de relatórios.

Crie mecanismos de conferência com mais de um usuário, modele processos que garantam conferência dupla das atividades mais essenciais.

Exemplo de relatório do extrato financeiro para avaliação diária do resultado financeiro da empresa:

Exemplo de conciliação bancária via arquivo ofx para agilidade no registro de lançamentos financeiros:

2. Classifique suas movimentações financeiras

A padronização é uma palavra chave aqui. Garantir lançamentos financeiros dentro de um padrão é essencial para descobrir/evitar falhas no processo e gerar/analisar relatórios estruturados com grande facilidade.

Aqui podemos trazer o conceito de plano de contas financeiro. Que nada mais é do que a criação de códigos e classificações para cada tipo de entrada e saída relevante para sua empresa com o objetivo de criar uma lógica de organizar e analisar seus dados. Tamanha é sua importância, já que sem isso os lançamentos financeiros perdem seu sentido, virando números com sinal negativo e positivo somente.

Exemplo de relatório financeiro estruturando recebimentos e pagamentos por classificação:

Tela de registro de contas a pagar/receber e recebimentos/pagamentos no sistema Nomus:

3. Antecipe seus recebimentos e pagamentos

A geração de contas a pagar e receber é essencial para sua saúde financeira. Antecipar o fluxo de caixa pode evitar surpresas e, com certeza, deverá melhorar a saúde financeira da sua empresa.

Uma das maneiras mais básicas de antecipação são as despesas fixas pagas mensalmente, como aluguel, luz, água, telefone etc.

Por mais que ocorram pequenas variações todo mês em certas contas é de extrema valia projetar, como contas a pagar nesse exemplo, para que seja possível antecipar com precisão seu fluxo de caixa.

Exemplo de ferramenta no sistema Nomus para facilitar a geração de contas a pagar/receber repetidas:

Ainda na série de antecipação de pagamentos/recebimentos básicos, temos como exemplo clássico as contas a pagar ou contas a receber geradas em compras de matérias primas e faturamento de produtos vendidos.

Para auxiliar o ideal é que o processo financeiro seja integrado com o recebimento de matérias primas/faturamento de produtos acabados.

Tela de integração de contas a receber no faturamento nesse exemplo vê-se um caso em que a primeira parcela sugerida pelo sistema cobre todas as despesas com ICMS ST e IPI:

Se as contas a pagar e receber são lançadas corretamente, teremos relatórios interessantes cujos objetivos são relevar possíveis períodos de baixa ou alta em caixa, possibilitando investimentos ou garantindo taxas baixas na negociação de empréstimos antecipados.

4. Avalie constantemente seu fluxo de caixa

Controlar e organizar o fluxo de caixa é fundamental para aumentar seus lucros. Mantenha em foco a sua vida financeira analisando diariamente o saldo de cada uma de suas contas e a projeção de suas finanças.

A evolução natural e consolidação dessa rotina devem trazer tranquilidade enorme e possibilidades de aproveitar melhor seu próprio dinheiro. O fluxo de caixa é uma ferramenta que deve garantir tomadas de decisão seguras e precisas.

Relatório de projeção de fluxo de caixa no sistema Nomus:

Coloque o que aprendeu em prática

Todas as dicas deste artigo foram colocadas em prática utilizando o software Nomus ERP Industrial, que é utilizado pelos especialistas da Nomus na operação em seus clientes. Recomendo que assista uma demonstração na prática e veja como você também pode começar.