8 dicas imprescindíveis para o planejamento do seu projeto de implantação de ERP
Atualizado em 3/10/22 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização
1. Defina muito bem os objetivos
O objetivo da consultoria de implantação e do cliente são ligeiramente diferentes. Entenda:
- Para o fornecedor: o principal objetivo é implantar o sistema. Um sistema implantado consiste na utilização correta do mesmo com todas as rotinas sendo executadas no dia a dia da empresa, sem necessidade de intervenção ou tirada de dúvidas. O sistema erp vira uma extensão da rotina da empresa.
- Para o cliente/patrocinador do projeto: além de almejar o sistema implantado, anseia todas as melhorias operacionais, táticas e estratégicas que o sistema poderá trazer. Quando implantamos o sistema, desejamos a maior utilização e proveito possível pelo cliente. A divergência aqui é que as melhorias oriundas do sistema são obtidas, normalmente, algum tempo após o projeto de implantação ter encontrado seu fim.
Esse ponto é crucial, também, para delimitar as responsabilidades de cada uma das partes. Ou seja, após a etapa de implantação é obrigatório que o cliente tome para si a responsabilidade de manter o sistema rodando, sempre em contato com os consultores de implantação na busca de aperfeiçoar cada vez mais seus processos. Os fornecedores passam a ser passivos após a finalização da implantação.
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2. Prepare um escopo alinhado e coeso:
Com os objetivos definidos e alinhados, é possível partir para preparação do escopo. O escopo pode ser definido como o que será feito ao longo do projeto detalhado em ações, com o tempo e o responsável.
Normalmente nessa etapa já deverá estar claro para ambas as partes (consultoria e cliente) quais serão os módulos do sistema a serem implantados. Por isso, é essencial que o escopo seja dividido em entregas parciais ou marcos (milestones).
Já é de costume separar o projeto em etapas de acordo com os módulos que serão implantados, iniciando pelos módulos básicos: gestão de usuários e funcionalidades, engenharia (cadastro de produtos, listas de materiais e roteiros produtivos), até os módulos mais avançados: MRP (planejamento das necessidades dos produtos e recursos) e programação fina (programação avançada das operações produtivas por recurso).
Essa separação garante uma tranquilidade maior, já que dessa forma é possível ver com clareza todos os avanços e pendências, proporcionando maior confiabilidade e transparência ao projeto. Sem contar na maior agilidade de demonstrar avanços para garantir que a equipe fique motivada e confiante.
Leia mais: Gerenciamento de projetos: a definição do escopo
3. Gerencie as partes interessadas do projeto (stakeholders)
Identifique os principais patrocinadores do seu projeto, além de todos os afetados pelo mesmo: usuários, fornecedores, clientes, áreas da empresa, entre outros. Essa noção é primordial para garantir o sucesso esperado. Planeje como será a interação entre essas pessoas, como elas serão afetadas e as inclua na equipe do projeto. Sem essa noção, essas pessoas podem levar todo o projeto por água abaixo.
Além de financiar o projeto, os patrocinadores podem ter a influência necessária para manter o trabalho em uma situação de crise. Os usuários precisam comprar a ideia e ter a segurança de que passada a tormenta (mudança de rotina) o projeto deverá agregar e facilitar suas rotinas.
Todos os stakeholders precisam estar devidamente alinhados com os avanços do projeto. Todas as notícias ruins ou boas devem ser comunicadas e as mudanças devem ser feitas em conjunto e acordada por todos.
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4. Gerencie seu projeto utilizando cronogramas
O cronograma é uma ferramenta sem precedentes para estimativas de esforço, custo e prazo. Por meio dessa ferramenta, é possível acompanhar o andamento do projeto, redimensionar custos e prazos, realocar responsabilidades e deixar transparente todos os avanços feitos.
Um bom cronograma deve conter todas as fases e atividades do projeto com suas respectivas datas de início e fim, responsáveis, relações de dependência, esforço necessário dos envolvidos, custos associados e principais metas a serem atingidas.
Nessa parte já começaremos a ver todos os riscos do projeto. No momento da elaboração do plano de projeto e mais especificamente na preparação do cronograma será possível visualizar os processos mais críticos (processos que não podem atrasar. Caso atrasem, impactarão diretamente na entrega do projeto) e recursos mais sobrecarregados.
5. Avalie a capacidade de cada recurso necessário ao sucesso do projeto
- Passo 1: Avalie quais são seus principais resultados;
- Passo 2: Veja o escopo necessário para alcançar seus resultados;
- Passo 3: Avalie os responsáveis por cada atividade.
A partir dessas informações é possível gerenciar quais são os principais recursos do seu projeto, quais estarão mais sobrecarregados ou quais recursos estão com atividades que possuem predecessores importantes para o andamento do que foi planejado (caminho crítico).
Lembre-se de:
- Comunicar a todos os recursos a importância de cada um, deixando claro como cada atividade pendente pode impactar no andamento do projeto.
- Avaliar os riscos de depender de um mesmo recurso para ‘n’ atividades.
- Estimar se será necessário realocar recursos, realizar horas extras ou contratar novos funcionários.
6. Acompanhe todas as etapas do projeto
O progresso do projeto precisa ser algo constantemente monitorado.
- O plano está correndo bem?
- As questões estão sendo abordadas e resolvidas em tempo hábil?
É função dos gerentes dos projetos incluir como o progresso será monitorado durante toda a duração do projeto.
Esse acompanhamento constante gera diversas necessidades de refinamentos. Nesse ponto já temos uma noção geral do projeto e já temos uma base para seguir com a implantação.
Iniciando o projeto se faz necessário acompanhá-lo, sempre dando feedback à equipe, acompanhando seus avanços e rediscutindo prazos de entrega e responsabilidades sempre que necessário.
Possivelmente em etapas mais avançadas, todo o projeto irá precisar ser revisto, novas metas serão definidas (adiantadas ou atrasadas), novas pessoas serão alocadas e pessoas antigas podem ser realocadas e/ou removidas do projeto. Normalmente, ajustes serão necessários e precisam ser aprovados novamente, comunicados e documentados com toda a equipe.
7. Documente as atividades do projeto
Todos os avanços em um projeto de implantação precisam ser documentados. Vejam alguns exemplos:
- Visitas presenciais;
- Reuniões remotas;
- Problemas operacionais;
- Problemas sistêmicos;
- Desenvolvimento de novas funcionalidades;
- Correção de problemas;
- Atendimentos de suporte.
Essa documentação torna os novos projetos mais produtivos e evita falhas na comunicação. A documentação assinada fisicamente ou por meio de vias eletrônicas garante um comprometimento maior com toda a equipe.
Cada reunião precisa ser enviada e aprovada pela equipe. A única certeza de qualquer planejamento é que a realização terá alguma divergência, mesmo que pouca. Por isso é essencial documentar as alterações por escrito ou por meio de algumas das ferramentas citadas anteriormente, e aprovar todas essas mudanças com a equipe.
8. Mantenha o projeto o mais transparente possível
Por fim, você precisar garantir que todos os stakeholders estejam alinhados com os avanços feitos no projeto e para que eles saibam exatamente qual é o passo da implantação. Por isso, é necessário que o planejamento seja constantemente comunicado através de reuniões periódicas. Essas reuniões podem ser utilizadas para revisar pontos importantes, reajustar datas de entrega, realocar recursos, entre outras ações.
Primeiro passo para colocar em prática
O principal problema em projetos mal sucedidos está na falta de alinhamento entre o que é esperado pelo contratante e o que é entregue pelo contratado. Além disso, um dos principais motivos da infelicidade é uma série de expectativas estimuladas internamente que não são atendidas.
Uma parceria é como um casamento: se um não quer dois não fazem. Por isso é importantíssimo que ambas as partes busquem sempre alinhar as suas expectativas. De um lado, a consultoria espera que todos os envolvidos no projeto mostrem interesse e vontade ver o seu projeto se tornar um sucesso. De outro, está o patrocinador apreensivo em transformar o dinheiro investido em retorno com o sucesso do projeto.
Perceba que os objetivos são os mesmo e é preciso alinhar as expectativas no início do projeto para garantir o atendimento desses objetivos.
E para que a o projeto atenda as expectativas da indústria, é preciso que o sistema seja compatível com as necessidades da fábrica e consiga controlar todos os setores da forma mais eficiente. Conheça o Nomus ERP Industrial, que foi criado por engenheiros de produção e é implantado por esses profissionais, proporcionando:
- Gerenciamento de vendas e faturamento;
- Controle do setor financeiro;
- Organização de compras e estoque;
- Otimização da produção;
- Controle de custos de produção;
- Controle total da qualidade;
- Entre outros benefícios.
Referências:
http://www.administradores.com.br/artigos/negocios/a-importancia-do-plano-de-projeto/71445/
http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/projetos/12-passos-para-planejar-um-projeto
http://www.projectbuilder.com.br/blog-pb/entry/conhecimentos/o-que-e-pmbok
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Obrigada pelo artigo. Queria somente mencionar que conheco uma empresa, que para planajemento do projeto, utiliza kanbantool.com/pt. Tudo corre bem e o projeto este bem organizado. Nao sei, que Voces ouviram sobre esta solucao. Obrigada!