PODC: Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar – Descubra o que é e como usar na sua gestão
Atualizado em 8/01/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Processos e Organização
O PODC – Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar – é uma metodologia que define melhor as funções do administrador, separando as tarefas por etapas dentro de um ciclo. Assim, é possível definir e enxergar melhor o trabalho e trazer mais resultados em uma empresa ou outro tipo de organização.
Planejar é decidir onde se quer chegar, organizar é definir como e com que recursos, dirigir é liderar para alcançar os objetivos, e controlar é monitorar os volumes produzidos, a velocidade com que se produz, acompanhar resultados etc.
O chamado Ciclo PODC foi originalmente desenvolvido por Henri Fayol para tirar a empresa em que trabalhava do vermelho. Ele publicou seu trabalho em um livro que explorava as funções e suas propostas, que passaram por transformações e atingiram o PODC atual, que você verá abaixo.
Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
- O que é PODC?
- Ciclo PODC
- Quem é Henri Fayol?
- Como implementar o ciclo PODC na sua empresa
- Importância do PODC para a indústria
- Amplie seu conhecimento de gestão industria
O que é PODC?
PODC é a sigla para as quatro funções do administrador que evoluem da estratégia desenvolvida e publicada por Henri Fayol depois de salvar a empresa em que trabalhava, a Commentry-Fourchambault-Decazeville.
É importante lembrar, antes de tudo, que independente do sucesso da aplicabilidade do PODC, administração é uma ciência. Dessa forma, é composta por teoria, prática, hipóteses e métodos. O PODC é só uma das formas de pensar a gestão da sua empresa, por isso, mesmo depois de concluir esta leitura, mantenha-se estudando.
Voltando à sigla, vou destrinchá-la. Em vez de falar de forma geral, vou trazer a explicação detalhada de cada uma:
Planejar
Se trata da etapa em que o gestor toma decisões antecipadas. Isso significa decidir e apontar quais os cursos de ações devem ser tomados pela empresa e suas unidades. O objetivo é responder a duas perguntas: o que você vai fazer? O que você quer fazer?
Planejamento pode ser entendido como a definição do curso que será seguido por uma organização. Para isso, estabelece-se as diretrizes, a sequência de ações para alcançar o objetivo e a determinação dos recursos que serão necessários para colocar tudo em prática.
Os princípios básicos do planejamento são:
- Viabilidade: o plano deve estar coerente com a realidade da empresa e à sua volta. Uma boa ferramenta para verificar essa viabilidade é a Análise Pestel;
- Exatidão: ser objetivo e quantificar os dados com exatidão com base em fontes confiáveis de informação, sendo o mais preciso e menos vago possível;
- Flexibilidade: os planos precisam ter margem para mudanças que surjam no processo;
- Unidade: todos os planos da organização, ou seja, em cada esfera, das pequenas equipes aos departamentos inteiros, devem estar em sintonia com o planejamento geral da empresa;
- Mudança de estratégias: com o tempo, o que foi previsto nunca é contemplado 100%, e podem aparecer tanto obstáculos quanto oportunidades, sendo necessário tomar decisões que reconfiguram os planos.
Organizar
A organização é a etapa do PODC que tem como intuito criar a estrutura com a melhor combinação possível entre lógica e eficiência para execução das tarefas e planejamento. Dessa forma, a empresa irá operar em unidade para alcançar os objetivos estabelecidos e o propósito comum.
Ao definir uma estrutura e formalizar papéis permanentes para cada indivíduo da empresa, deve-se responder “como vai ser feito?”. A organização é o que apontará quem fará, como fará, quando fará, que recursos usará etc. Ela é contínua e pode ser modificada conforme as necessidades da empresa.
Os princípios da organização são:
- Conformidade com os objetivos da empresa;
- Delegação de tarefas limitadas o máximo possível por profissionais;
- Definição de centros de autoridade que orientarão as ações para atingir os planos;
- Responsabilização dos colaboradores conforme o nível de autoridade;
- Estabelecimento de um líder para quem o colaborador deve responder;
- Publicidade das decisões tomadas para os colaboradores de setores interessados;
- Limitação de subordinados por funções;
- Equilíbrio e coordenação das unidades organizacionais;
- Continuidade e melhoramento constante (kaizen).
Dirigir
Também conhecida como liderança, se trata da função que incentiva e influencia os colaboradores para que tenham interesse em se envolver na concretização dos planos. Com a direção, tenta-se responder às perguntas “Como está sendo feito” e “Quem está fazendo e com que recursos?”.
O gestor será capaz de dirigir com êxito se investir nos pilares da ação gerencial que são comunicação, liderança, motivação e tomada de decisão. Apenas quando todos os colaboradores entenderem claramente o que fazer e como fazer, têm acesso a recursos necessários, e recebem o suporte da empresa, a máquina da indústria vai poder gerar.
Veja a definição de Robert Buchele para direção: “Compreende a influência interpessoal do administrador por meio da qual ele consegue que seus subordinados obtenham os objetivos da organização por meio da supervisão, comunicação e motivação.”
Princípios a serem seguidos ao dirigir a empresa:
- Harmonia do objetivo e coordenação de interesses – As vontades e critérios individuais de cada membro da empresa devem ficar em segundo plano perante o objetivo principal da empresa;
- Impessoalidade do comando – A autoridade é uma função e deve ser usada apenas para liderar o trabalho em direção aos objetivos da empresa;
- Supervisão direta – Líderes devem apoiar e se comunicar de forma próxima aos subordinados durante a execução dos planos;
- Caminho hierárquico – Trajeto que os pedidos e comunicação devem passar, sempre respeitando cada nível, tal como no exército;
- Resolução de conflitos – Deve-se ser ágil e resolver qualquer conflito que aparecer para evitar escalonamentos;
- Exploração de conflitos – É importante usar o conflito como oportunidade para melhorias ao buscar soluções para todos os envolvidos.
Etapas da direção no PODC:
- Definição do problema;
- Análise do problema;
- Avaliação de alternativas;
- Escolha entre alternativas;
- Aplicação da decisão.
Controlar
Por fim, controlar significa monitorar os desvios que possam ocorrer durante a aplicação dos processos, ou por mudanças no cenário, imprevistos e oportunidades, alterações no quadro de colaboradores, enfim, que interfiram na busca pelo objetivo.
Toma-se como parâmetro o planejamento realizado, que é então recorrentemente comparado ao que está de fato acontecendo e às previsões do que deve ou deveria acontecer. O objetivo do controle é responder às questões “Como tem se realizado? Como tem sido feito?”
O controle então se conecta com o planejamento, reiniciando o Ciclo PODC. Ele detecta e corrige variações nos resultados e condiciona os próximos planejamentos. No entanto, o monitoramento jamais deve ser aplicado com caráter de repreensão ou punição sobre os colaboradores e demais envolvidos. Se trata de uma necessidade a ser complementada.
Um controle mal feito desanima a equipe, mas quando se faz da forma correta os colaboradores e a gerência se sentirão motivados. Isso inclui ter boas estratégias de feedback, recompensas e pagamentos adequados aos cargos e níveis de experiência dos colaboradores.
É preciso pôr em prática as seguintes atividades na hora de monitorar a execução do plano:
- Manter o controle coerente com o que foi planejado;
- Medir de forma quantitativa os resultados;
- Detectar os desvios e a diferença entre o que foi colocado prático e o que foi planejado;
- Corrigir os erros e, se possível, antecipá-los. Uma estratégia para este último passo é o jidoka.
Assim, os princípios que você deve aplicar ao controlar são:
- Equilíbrio – o controle deve ser coerente com as atividades e responsáveis;
- Objetivo – o controle deve apontar na direção que ajudar a alcançar os objetivos;
- Oportunidade – o controle deve ser oportuno, ou seja, com ações antecipadas sempre que possível;
- Desvios – o controle não deve apenas responder aos desvios e variações, mas também estudá-los para prevenir que se repita no futuro;
- Acessibilidade – o controle deve ser feito através de um sistema que justifique o custo de tempo e dinheiro investido, como no caso de um ERP Industrial, que é ideal para a gestão de uma indústria, diferente de uma planilha, que é insuficiente;
- Exceção – o controle deve ser aplicado a atividades que façam sentido serem monitoradas para focar a atenção e evitar desperdícios de recursos e atenção;
- Função de controle – o controle não pode ser feito pelo próprio controlado;
- Natureza administrativa – o controle deve ser feito de forma distintiva entre operações controladoras e funções controladoras, que você entenderá melhor no vídeo que traremos mais abaixo;
- Normas – o controle deve ser feito dentro das unidades de medidas mais precisas, quantificadas e padronizadas o possível.
Por fim, temos as etapas da ação de controlar:
- Identificação de padrões;
- Medição de resultados;
- Comparação de desempenho com padrão;
- Detecção de desvios de desempenho quanto ao padrão quanto ao objetivo;
- Correção de desvios com ajustes e esforços positivos;
- Retroalimentação de informações.
Abaixo, você confere um vídeo que encontramos para ajudar no entendimento do PODC
Ciclo PODC
Ciclo PODC não é nada mais nem nada menos do que a aplicação do PODC em uma visualização mais prática de como de fato é realizado. Ou seja, uma vez que você entende os quatro conceitos Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar, basta entender que eles se conectam de forma cíclica e ter essa informação em mente ao aplicar na sua empresa.
Abaixo você confere um infográfico de como o Ciclo PODC deve ser visualizado:
Quem é Henri Fayol?
Jules Henri Fayol foi um engenheiro de minas que se formou na École des Mines de Saint-Etienne e foi um dos teóricos clássicos da ciência da administração, tendo fundado a teoria clássica da administração.
Nasceu em Istambul, em 1841, e faleceu em Paris, em 1925. Quando criou a teoria do processo administrativo, propôs os conceitos que depois se transformariam no PODC moderno.
Encontrei este vídeo que conta uma curta biografia de Henri Fayol e que ajudará a conhecer melhor o engenheiro:
Como implementar o ciclo PODC na sua empresa
Não existe técnica ou sistema exclusivo para ciclos PODC. A sequência de ações Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar só podem ser implementadas com você entendendo o que elas significam e funcionam e de fato colocando em prática.
Para isso você precisa reler e entender bem o que explicamos acima. Depois, só você, conhecendo suas estratégias e a realidade da sua empresa, saberá como aplicar da forma mais efetiva. Mas vou te dar exatamente qual é o seu próximo passo para implementar o PODC em uma indústria.
O PCP – Programação e Controle de Produção – é um conceito que casa muito bem com PODC – Planejamento, Organização, Direção e Controle – e estudar os dois trará inúmeros benefícios para sua fábrica.
Assista a este curso para aprender sobre PCP como próximo passo no seu estudo de PODC na indústria:
Importância do PODC para a indústria
- Maior Eficiência Operacional: o PODC permite que a empresa planeje suas operações de produção de maneira eficiente, evitando a subutilização ou sobrecarga de recursos, o que resulta em uma produção mais eficiente;
- Melhor Controle de Estoque: ao integrar o controle de estoque com o planejamento de produção, o PODC ajuda a manter níveis de estoque adequados, evitando excesso de estoque ou falta de produtos;
- Redução de Custos: a aplicação do PODC ajuda a reduzir custos operacionais, como desperdício de recursos e horas extras, contribuindo para melhorar a rentabilidade da indústria;
- Tomada de Decisões Baseada em Dados: o controle contínuo e o monitoramento das operações fornecem dados valiosos para a tomada de decisões informadas e estratégicas;
- Melhor Qualidade do Produto: através do controle eficaz, é possível garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade estabelecidos, resultando em satisfação do cliente e reputação da marca;
- Flexibilidade e Adaptabilidade: o Ciclo PODC permite que a empresa se adapte a mudanças no mercado, demanda do cliente e condições internas de forma mais ágil e eficaz;
- Melhor Comunicação e Coordenação: o PODC envolve a comunicação e coordenação eficazes entre as diferentes partes da organização, garantindo que todos trabalhem em direção aos objetivos comuns;
- Aumento da Produtividade: a implementação do PODC pode levar a um aumento significativo na produtividade, pois as operações são planejadas de forma mais eficiente e os recursos são alocados de maneira adequada;
- Satisfação do Cliente: ao garantir que os produtos sejam entregues pontualmente e atendam às expectativas do cliente, o PODC contribui para a satisfação do cliente e a fidelização;
Melhoria Contínua: o PODC é um processo cíclico que inclui a análise de desvios e a busca por melhorias constantes, o que leva a uma cultura de melhoria contínua na indústria.
Amplie seu conhecimento de gestão industrial
O Ciclo PODC e suas quatro perguntas são ferramentas básicas de gestão, sendo de grande importância para a indústria e empresas de outros setores. Só que é importante ampliar seus conhecimentos constantemente para que a administração da sua indústria continue evoluindo.
A melhor forma de se manter estudando é através do “Ciclo Blog Industrial”. Você começa lendo o artigo como fez até agora, se inscreve para receber notificações quando publicarmos novos conteúdos, lê novamente e comenta o que achou aqui embaixo.
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Um comentário
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Muito bom. Estou citando e referenciando este site e vídeo em meu curso de Técnicas de gestão e organização de arquivos. Parabéns