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Backoffice: o que é, sua importância e relação com ERPs

Atualizado em 10/11/23 - Escrito por Beatriz Goulart na(s) categoria(s): Estratégia

Backoffice é um setor da empresa que funciona como um sistema de apoio, ou – em sua tradução literal – de “retaguarda”, que visa a otimização de atividades e resultados, através da correção e redução de erros e gargalos no processo produtivo.

Afinal, nem só de aparência e exposição de seus produtos vive uma organização empresarial.

Por trás de todo o negócio, de sua divulgação, suas vendas e atendimento aos clientes, estão as áreas que trabalham internamente para dar suporte àquelas que têm contato direto com o público-alvo.

O backoffice atua justamente neste trabalho de suporte operacional, que busca alinhar os processos internos da empresa, tornando a gestão mais eficiente, mesmo sem ter contato com o cliente final dos produtos.

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O que é Backoffice?

Como foi falado anteriormente, o Backoffice é o bastidor da organização, operando em segundo plano, silenciosamente, sem que os clientes tomem conhecimento de suas atividades. Dito isso, ele é representado por setores como RH, jurídico e contabilidade, por exemplo.

Tem uma ampla visão do negócio, funciona como suporte operacional para a otimização e interação dos setores e das rotinas do Frontoffice (atividades que estão ligadas diretamente aos clientes), com o objetivo de que a meta final da empresa possa ser executada com segurança e ofereça o melhor resultado para o cliente final.

Veja também: KPI’s na indústria: como monitorar indicadores e ter melhores resultados

Qual a importância do Backoffice?

Todo empreendimento se divide em setores para que, definidas as atividades pertinentes, o gerenciamento da área seja prático e sensível às dificuldades e necessidades que venham a se apresentar ao longo de cada processo.

O Backoffice é o apoio das áreas. É o cuidado da infraestrutura da empresa, buscando prevenir falhas e problemas, através da elaboração de soluções e de sistemas ágeis e eficientes que aperfeiçoem os processos para evitar o aparecimento de riscos ou a ocorrência de prejuízos para o negócio.

Por isso, investir nestas atividades de suporte interno e na padronização dos procedimentos internos, por exemplo, é essencial para o alcance de resultados satisfatórios.

É importante traçar estratégias de funcionamento, assim como a interação entre os setores e áreas da empresa para a identificação da necessidade de ações preventivas, cuja implementação pode se tornar muito mais eficaz com o auxílio de sistemas de gestão, como o ERP, que será visto mais à frente.

Como tornar o Backoffice eficaz?

Todo produto ou serviço que o consumidor adquire, seja presencialmente ou não, passa por etapas internas da empresa, que não chegam ao seu conhecimento, como a consulta ao estoque, o pedido de mercadoria e o pagamento ao fornecedor, o planejamento de entrega etc.

Em outras palavras, o funcionamento dos processos internos de uma empresa incluem muitas tarefas repetitivas, burocráticas e, ainda hoje, algumas manuais.

Ao verificar tais etapas operacionais, os analistas de backoffice buscam evitar interferências que impactem os processos, como também, corrigir quaisquer erros que alterem os resultados financeiros ou o relacionamento com o cliente.

Com a implementação de recursos tecnológicos a visão dos gestores se torna abrangente e alcança todos os setores da empresa, possibilitando, assim, a tomada de decisões mais acertadas.

Mas ainda é preciso que algumas medidas sejam adotadas para guiar os objetivos e atividades internas. Veja, abaixo, algumas sugestões:

Planejar e criar metas

A interação e a fluidez da comunicação entre os setores e o pessoal da retaguarda é requisito particular para os ajustes e/ou reprogramação do planejamento e das ações para o alcance das metas.

Investir na padronização de procedimentos e na integração dos setores

Optar pela adoção de ERPs corresponde à significativa redução das tarefas manuais e, por conseguinte, dos erros, além do aumento da produtividade do setor.

Desenvolver um ambiente de trabalho saudável e produtivo.

A boa iluminação, equipamentos de qualidade, boa alimentação, cadeiras e mesas ergonômicas, entre outros, criam uma atmosfera feliz, que impacta positivamente na rotina diária e reflete na produtividade dos colaboradores.

Automatização do Backoffice: vale a pena?

Há diversas vantagens na automatização do Backoffice, como a integração dos setores, a otimização das rotinas e, com isso, a diminuição das falhas que, quando não identificados a tempo de serem corrigidos, podem impactar desde os processos de venda até a fase de entrega do produto ao cliente.

Agora que já conhece as características, os requisitos e o papel essencial que o Backoffice tem no resultado final da empresa e já sabe que a implantação de um sistema ERP pode alavancar esses mesmos resultados, você precisa saber mais como este sistema de gestão pode te ajudar.

Veja também: Os 5 melhores sistemas de RH para sua empresa

Como um sistema ERP pode auxiliar o Backoffice?

De acordo com o que foi explicado no artigo ERP: o que é, para que serve, como funciona e exemplos, o ERP (Enterprise Resource Planning) é “um sistema de gestão integrado que consegue organizar diversas áreas de uma empresa em um só sistema, gerenciando os dados da empresa em um banco de dados único.”

Esse tipo de sistema pode ser generalizado visando atender empresas de qualquer setor, porém, atualmente o mais comum é o desenvolvimento de ERPs específicos para diferentes segmentos, de modo que as funcionalidades dos sistemas supram de forma satisfatória as demandas dos clientes, como por exemplo o Nomus ERP Industrial, focado em atender o ramo industrial.

O ERP otimiza as atividades do Backoffice instaurando e monitorando a automatização citada no tópico anterior.

Principais benefícios da sua implementação

Os principais benefícios do uso de um ERP para o Backoffice, são:

Padronização e automatização dos processos de rotina: Com esse processo a motivação e entrega dos colaboradores, líderes e gestores aumenta consideravelmente, conduzindo-os a melhores resultados;
Maior interação entre as áreas: O ERP conecta todos os setores, levando a empresa a um compartilhamento fluido de dados, a partir de um banco único;
Maior confiabilidade de informações: Com o banco de dados comum a todos os setores, há menor ocorrência de registro de informações duplicadas ou equivocadas;
Otimização dos serviços internos: O sistema possibilita a verificação dos processos produtivos da empresa em tempo real, facilitando a revisão desses processos, se necessário. Com práticas como realocação de pessoal, redução de custos (de tempo e financeiros) desnecessários, ou mesmo reestruturação da linha de produção em casos mais extremos;
Identificação e prevenção de falhas na execução das atividades: Como foi comentado ao longo do artigo, a principal função do Backoffice é a redução de falhas e gargalos presentes na produção e ter um ERP é um adianto muito significativo para essa atividade, desde a identificação desses erros e desperdício, já que ocorre a automatização dos processos;
Melhora a eficiência dos processos de tomada de decisão: Ao reunir e facilitar a organização dos dados da empresa, os líderes e gestores podem usar o sistema para ter um panorama geral da realidade da empresa diante de si mesma e do mercado, tornando as tomadas de decisão mais certeiras e eficazes;
Maior produtividade dos empregados: Todos os benefícios listados acima influenciam significativamente na produtividade e no engajamento dos funcionários, visto que a implementação do ERP torna mais ágil suas atividades.

O que é o frontoffice?

Backoffice, como você viu acima neste post, é o nome da parte da empresa que fica nos bastidores. Recursos Humanos, CIPAA, Marketing, entre outros. Ok, mas se existe o backoffice (escritório “de trás, de costas, da retaguarda”), o que é o frontoffice (escritório “linha de frente, de vanguarda”)? É o que vou explicar agora.

O Frontoffice é o conjunto de setores e atividades de uma empresa que tem contato direto com o cliente. Parte do marketing está nesse grupo, assim como o setor comercial e os prestadores de serviços. Alguns dos desafios enfrentados por esses profissionais podem ser estresse elevado, cansaço e baixa motivação (trabalho repetitivo e com o público são desafiadores).

Conheça o Nomus ERP Industrial e suas funções

Neste artigo, você pôde entender o que é Backoffice, sua importância e como ter um ERP para automatizar seus processos e atividades é fundamental para agilizar ainda mais a sua prática.

É preciso buscar empresas que ofereçam softwares de confiança para que as demandas da sua empresa sejam bem atendidas, pesquisando sobre suas funcionalidades e se realmente é o ideal para você.

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