Boleto registrado: o que é, como funciona e vantagens
Atualizado em 5/03/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Custos e Finanças
Um boleto registrado é uma variação do boleto bancário em que todas as informações do documento, incluindo valor, data de vencimento, beneficiário, pagador, etc., são registradas no sistema central do banco. A solução apresenta várias vantagens, entre elas a padronização e o monitoramento mais eficiente.
Ressaltamos que desde 2018 as empresas são obrigadas a emitir boletos registrados padronizados conforme as regras da Federação Brasileira de Bancos (FEBRABAN).
Entenda melhor como funciona, suas vantagens e quem pode emitir o boleto registrado ao ler o post. Boa leitura!
O que é o boleto registrado? Para que serve?
Boleto registrado é o nome de um instrumento financeiro utilizado para cobranças e que se tornou obrigatório a partir de 2018 por decisão da Febraban (Federação Brasileira de Bancos). Seu objetivo é garantir mais segurança para as transações.
Esse documento é emitido com o registro de informações como dados do emissor e do pagador, valor do pagamento, data de vencimento e número do boleto. A descrição mais detalhada da operação traz mais segurança para as partes e facilita a fiscalização, tanto por parte da Receita quanto para fins processuais-jurídicos, se necessário. Ainda, emitir boletos dessa forma também diminui a flexibilidade para alteração de dados, ajudando nessa proteção anti-fraude.
Como funciona o boleto registrado?
O boleto bancário registrado registra funciona registrando as informações do vendedor, pagador e instituição bancárias em um sistema que gerencia todo o processo.
Para sua emissão, a empresa deve acessar a plataforma financeira que oferece o serviço e informar os dados necessários, como valor, data de vencimento, beneficiário, entre outros, que serão enviados para um sistema que vai registrá-lo.
Em seguida, o boleto registrado está pronto para ser enviado ao pagador, conforme o meio escolhido, seja físico ou digital. Assim que o pagamento for efetuado e registrado na instituição financeira, o sistema atualiza o status, permitindo o acompanhamento em tempo real.
Quem pode emitir boletos registrados?
Com o simples cadastro do beneficiário (pessoa jurídica ou pessoa física) em um banco ou instituição financeira, é possível emitir o boleto registrado. Portanto, está disponível para qualquer pessoa ou empresa que queira utilizar o serviço.
Diferença entre boleto registrado e um não registrado
O boleto registrado é processado eletronicamente pelo sistema da instituição financeira, que registra os dados exigidos no documento. Já os boletos tradicionais não passam por esse processo e são emitidos pelo beneficiário e enviados ao pagador sem registro.
Dessa forma, os boletos cadastrados têm um processo de pagamento mais organizado, pois podem ser rastreados em todas as etapas. Isso oferece segurança para todos os envolvidos.
Vantagens de emitir um boleto registrado
Emitir boletos registrados traz diversos benefícios para a empresa ou pessoa física beneficiária. Dentre eles podem ser destacados:
1- Mais segurança.
O boleto registrado minimiza a possibilidade de erro humano, pois todas as informações sobre o pagamento são registradas no sistema da instituição financeira, garantindo maior segurança a esse processo.
Além disso, como a autenticidade dos boletos pode ser garantida e verificada, a falsificação e a disseminação de documentos falsos podem ser evitadas e a segurança do usuário pode ser aprimorada.
2- Redução do risco de fraudes
Ao registrar os dados eletronicamente, a solução reduz o risco de fraudes financeiras, como clonagem de boletos, por exemplo. Você também pode acompanhar o status no sistema para saber se o boleto foi realmente pago.
A fraude potencial é mais fácil de identificar quando todas as informações são armazenadas em uma plataforma central.
3- Controle sobre o processo
O boleto registrado permite ter maior controle sobre o processo de pagamento, incluindo a emissão, envio e recebimento. Isso se deve à possibilidade de acompanhar em tempo real as transações, identificando rapidamente possíveis problemas.
Como resultado, é possível fazer uma gestão mais organizada das contas a receber, garantindo que o processo seja controlado do início ao fim, o que minimiza a ocorrência de falhas.
4- Facilidade na gestão da cobrança do pagamento
Outra vantagem do boleto cadastrado é que você pode enviar lembretes e notificações aos seus clientes, facilitando o gerenciamento da sua cobrança.
A ferramenta também pode ser integrada a um um sistema de gestão para automatizar todo o processo de cobrança. Isso permite que as empresas enviem faturas e notificações automaticamente, economizando tempo e recursos.
5 – Cumprimento às regras da FEBRABAN
Como mencionado, a FEBRABAN tornou obrigatória a emissão de boletos de pagamento registrados desde 2018. Ou seja, ao registrar boletos, a empresa garante sua conformidade com os regulamentos e normas aplicáveis e evita possíveis penalidades.
Como emitir um boleto registrado?
Uma coisa ótima sobre os boletos registrados é que sua emissão pode ser integrada a um sistema ERP. Isso facilita o gerenciamento de pagamentos pendentes/recebidos, minimizando erros ao longo do processo, além de automatizar atividades como o envio de recibos.
Além disso, permite melhorar ainda mais a segurança desse processo. Isso porque possibilita obter uma visão completa dele e garante análises e relatórios mais significativos com base na realidade da empresa.
Como vimos, a utilização do boleto registrado oferece várias vantagens para o beneficiário. Melhor controle de pagamento, segurança e padronização são alguns deles. É também uma forma de garantir que uma organização cumpra as regras e regulamentos aplicáveis.
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