Carta de Cobrança: como fazer uma que funciona + 3 modelos totalmente gratuitos
Atualizado em 21/11/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Custos e Finanças / Processos e Organização
- Carta de Cobrança é um instrumento utilizado para cobrar dívidas dos clientes e combater a inadimplência;
- Há três tipos de clientes (bons pagadores, maus pagadores e pagadores duvidosos) e para cada um a carta de cobrança deve ser diferente;
- Abaixo, você aprenderá a montar a sua carta de cobrança e a usá-la corretamente, mas se quiser baixar agora mesmo, clique aqui.
A Carta de Cobrança é um dos instrumentos mais importantes para o gestor que quer combater a inadimplência em sua empresa. É uma comunicação clara e objetiva que relembra e pressiona, amigavelmente, o cliente para que quite as dívidas.
Saber montar uma carta dessas é extremamente importante. Erros levam à ineficiência da ferramenta e até mesmo rusgas na comunicação com os clientes. Eu sei dessa dificuldade e pedi à Neofin, fornecedora de software de cobranças parceira da Nomus, montar 3 modelos de carta de cobrança.
Cada um dos modelos serve para uma realidade diferente. Há três perfis de clientes e para cada um deles a comunicação deve ser adaptada. São eles o cliente bom pagador, o mau pagador e o pagador duvidoso. Você quer ser objetivo e prático com os três, independente da natureza, mas cada um pede uma comunicação diferente.
Faça uma boa leitura e entenda melhor abaixo:
Índice do artigo
O que é uma carta de cobrança?
A Carta de Cobrança é uma ferramenta de nome auto-explicativo. Trata-se de uma mensagem escrita e enviada para efetuar a cobrança de um cliente. Ela deve ser objetiva, trazer todas as informações envolvidas e enviada da forma certa dentro da régua de cobrança.
Há diferentes perfis de clientes e, para cada um deles, um tipo de carta. É importante saber o que divide os grupos para que sua comunicação seja objetiva, efetiva e não crie rusgas desnecessárias, ainda mais com bons pagadores. São 3 os tipos de clientes:
- Bons pagadores
- Pagadores duvidosos
- Mau pagadores
Descubra a diferença entre os tipos de cobrança e qual aplicar em cada momento na continuação do artigo e ao fazer o download dos modelos.
Como se usa uma carta de cobrança
A carta de cobrança é um documento para ser usado estrategicamente dentro de uma cadência de régua de cobrança. O momento certo de envio fará a diferença no resultado. Você pode entender a hora certa combinada à régua no curso do qual falarei mais à frente.
Régua de Cobrança
A régua de cobrança é uma estratégia e um instrumento de cobrança que divide esse processo em diferentes etapas. Trata-se de um roteiro que pode ser seguido de forma manual, mas que mostra seu potencial através de sistemas digitais automatizados e integrados a um ERP.
A ferramenta e sua aplicação variam conforme as peculiaridades de um negócio. Você pode ter instruções práticas em vídeo no curso gratuito “Como garantir a saúde dos recebimentos da sua empresa”. Assim, aprenderá a usar da melhor forma possível tanto a carta quanto a régua de cobrança.
Ah, e aqui você pode baixar um modelo gratuito da régua de cobrança.
Curso Gratuito: Como garantir a saúde dos recebimentos da sua empresa
É possível aprender a usar a carta de cobrança, a régua e muitos outros instrumentos importantes de forma eficiente dentro de uma estratégia maior. No entanto, para isso, você precisa estudar. Melhorar seus resultados no combate à inadimplência só é possível com estratégia.
Assista ao curso gratuito:
Como montar uma carta de cobrança
A carta de cobrança deve ser objetiva e prática. No entanto, não pode-se esquecer de boas práticas de comunicação. Cordialidade, saudações e empatia pelo cliente trarão resultados para a relação entre empresas.
Confira o passo a passo para montar uma carta de cobrança:
- Comece com uma saudação;
- Traga uma mensagem de reconhecimento e empatia do momento;
- Informe os valores e o motivo do saldo devedor;
- Mostre empatia novamente e disposição para conversar;
- Traga as formas de pagamento de forma amigável;
- Peça para que desconsidere a comunicação se o valor já tiver sido pago e, nesse caso, para que entre em contato para que o registro seja atualizado;
- Conclua reiterando o compromisso que você tem em prestar um bom atendimento, se mostrando aberto e solícito para conversar;
- Agradeça;
- Assine;
- Informe dados de contato.
[Grátis] 3 Modelos de Carta de Cobrança
Baixe agora os 3 modelos de carta de cobrança e reduza a inadimplência de clientes bons pagadores, maus pagadores e pagadores duvidosos:
Saiba mais sobre gestão de contas na indústria
Gestão de contas a pagar e a receber, cobrança e relacionamento com cliente são pilares de uma indústria. É por isso que a Nomus ERP Industrial publica recorrentemente artigos que falam desses e diversos outros temas de interesse de profissionais do setor.
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