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Ciclo PDCA: o que é e como usar

Atualizado em 7/07/20 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

Ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão que significa Plan, Do, Check, Act (em português: Planejar, Fazer, Checar e Agir) e tem como objetivo a melhoria contínua em processos.

O PDCA é capaz de planejar ações, aplicá-las na prática, evitar falhas e problemas, solucionar os que acontecerem e então analisar os resultados.

O principal objetivo do PDCA é melhorar os processos da indústria, fazendo com que sejam mais rápidos e precisos.

A vantagem é que o método pode ser usado em qualquer tipo de indústria em diferentes formas de aplicação.

Como surgiu o ciclo PDCA?

O sistema foi originalmente criado pelo físico estadunidense Walter A. Shewhart na década de 20 e ficou popular anos depois (na década de 50) através da divulgação feita por Willian E. Deming.

Deming também era norte-americano e foi considerado um guru da gestão de qualidade e melhoria dos processos produtivos.

Etapas do ciclo PDCA

O ciclo PDCA é composto pelas etapas que citei acima: planejar, fazer, checar e agir.

A etapa inicial planeja a ação que será tomada, depois o planejamento é executado e então há uma checagem constante das ações implantadas.

Com os resultados em mãos, o gestor pode implantar formas para corrigir as falhas que acontecerem no produto ou processo.

Confira a lista e como as etapas funcionam:

PDCA – Planejar

A etapa do planejamento define os objetivos e quais serão as metas almejadas no ciclo.

Sua equipe precisa responder:

Qual problema sua equipe deseja resolver nesta rodada?
Por que é importante resolver este problema?

Para essa etapa ter sucesso, é fundamental que os gestores saibam realizar um planejamento de projeto. A dica é avaliar qual o melhor modelo de planejamento para o projeto.

No planejamento também é definido quais serão os indicadores de desempenho utilizados para determinar se o objetivo foi ou não alcançado.

A única forma de determinar o sucesso do projeto ou da melhoria é utilizando pelo menos um indicador de desempenho. Sua equipe precisará colher informações sobre o projeto e acompanhar a evolução dos resultados.

Outro ponto importante definido no planejamento é a definição do método de trabalho que será usado para encontrar a solução para o problema e também para desenvolver o plano de ação.

Algumas ferramentas que podem auxiliar esta tomada de decisão são:

Diagrama de Ishikawa
Gráfico de Pareto
5W2H
brainstorming

Um bom planejamento resulta em metas bem definidas e um projeto bem focado. Por isso, essa etapa acaba sendo uma das que mais consome tempo e demanda complexidade.

PDCA – Fazer

Com as metas definidas e os problemas identificados agora é a hora de “fazer”.

Na etapa do “fazer” a sua equipe coloca em prática o plano de ação e evita perder o foco no decorrer do ciclo.

Caso não consigam executar o que foi planejado, é preciso retornar à etapa do planejamento e entender os motivos do planejamento não ter dado certo.

Caso tudo ocorra conforme o planejamento, sua equipe estará pronta para a próxima etapa e começar a analisar os resultados.

Uma dica que dou é que antes de iniciar esta etapa, treine e eduque todos os envolvidos no ciclo. Dessa forma todos ficarão comprometidos a resolver o problema conforme planejado e as chances de sucesso do projeto irão aumentar.

PDCA – Checar

A etapa “checar” inicia junto com a etapa de execução do plano de ação. A razão disso é que quanto antes os resultados forem checados, mais rápido sua equipe saberá se o plano deu certo ou não.

Durante essa etapa sua equipe precisa monitorar cada atividade do plano de ação e comparar o planejado com o que foi de fato realizado.

O objetivo é identificar diferenças e problemas que podem ser resolvidos em um próximo ciclo e também oportunidades de melhoria que podem ser implantadas no futuro.

Cheque também as metodologias de trabalho escolhidas para verificar se está tudo fluindo conforme previsto ou se é necessário modificar processos para melhorar os resultados.

É fundamental que sua equipe utilize metodologias e ferramentas de estatística para evitar erros de checagem e poupar tempo de verificação.

A análise feita na etapa “checar” irá mostrar se os resultados obtidos estão conforme o que foi planejado ou se há a necessidade de ajustar o caminho.

PDCA – Agir

Caso as metas planejadas sejam atingidas começa a etapa “agir” e com isso sua indústria irá tornar o plano aplicado no projeto como o padrão da indústria.

Se algo não saiu conforme planejado, é preciso agir de forma corretiva sobre os problemas que impediram o alcance de todas as metas.

Rode o ciclo várias vezes

Lembre-se que o PDCA é um ciclo de melhoria contínua, ou seja, deve rodar constantemente. Nada está perfeito, sempre há espaço para melhoria.

Após tomar as ações corretivas no final da primeira rodada do PDCA, é possível criar um novo planejamento para melhorar outro procedimento ou resolver outro problema, dando início a mais uma rodada do PDCA.

Esta continuidade de ciclos é fundamental para o sucesso da aplicação do PDCA e da melhoria contínua.

Diversas pessoas já usam o PDCA mesmo sem conhecer a ferramenta. Muito provavelmente você já executou ao menos uma das etapas da ferramenta intuitivamente.

Entretanto, o conhecimento teórico mais completo da metodologia permitirá que sua equipe aproveitem melhor todas as oportunidades de melhoria.

Alguns cuidados na utilização do Ciclo PDCA

O Sebrae publicou alguns cuidados que o gestor precisa tomar ao aplicar uma rodada do ciclo PDCA, confira:

Não faça sem planejar;
Não defina metas sem definir os métodos para atingi-las;
Não defina metas sem preparar sua equipe para executá-las;
Não faça sem checar;
Não deixe de agir corretivamente sempre que necessário;
Não pare após completar um ciclo;

Caso você cometa um dos erros citados acima irá comprometer o seu processo de melhoria contínua. É preciso trabalhar certo e de forma constante para se manter sempre melhorando.