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Como administrar uma empresa e ter excelência nos resultados: passo a passo e dicas

Atualizado em 20/02/25 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Processos e Organização

A forma correta de como administrar uma empresa é estudando, se capacitando e adquirindo experiência em diversas áreas de gestão. Essa resposta é a curta e simples, mas acredito que dá para trazer de uma forma mais prática e elaborada.

Após meu estudo e pesquisa, trouxe um guia completo de 9 capítulos (começando do 0) para uma divisão didática do conhecimento – facilitando seu estudo. Vamos começar definindo o que é administrar uma empresa com excelência e, em seguida, falar sobre planejamento, pois é a base de tudo.

Os capítulos seguintes (do 2 ao 5) falam sobre diferentes aspectos da gestão de uma empresa e que ocorrem concomitantemente nos seus planos e execuções. Mesmo assim, os leia em ordem para acompanhar o raciocínio. Por fim, os capítulos 6, 7 e 8 mostrarão como pegar essas bases e construir seu “castelo” sobre elas.

Faça uma boa leitura!

Capítulo 0: O que significa falar de como administrar uma empresa com excelência?

Se queremos administrar uma empresa com excelência, precisamos, primeiro, definir o conceito de excelência – entender o objetivo concreto desse esforço.

Podemos entendê-lo como a ideia de trabalhar e gerir sua empresa com o uso de práticas e técnicas voltadas à melhoria constante da eficiência e da eficácia da mesma, mas só isso ainda é pouco. 

A definição teórica da ideia pode exigir um pouco de raciocínio, mas é fácil entender. É uma gestão em evolução constante, buscando ser excelente. No entanto, quando queremos aplicar esse conhecimento na prática, precisamos desenvolver o assunto um pouco melhor.

Confira:

As principais áreas da administração empresarial

A administração é um setor do conhecimento de caráter internacional, antigo e em constante evolução, mudando com a ciência e o ser humano. Sua divisão em áreas depende do entendimento teórico de cada autor que escreve ou fala sobre administração. 

Como queremos trabalhar com conhecimento legítimo aqui, trarei como referência a divisão realizada pela escola de negócios FIA, autoridade em cursos de como administrar uma empresa, e explicarei com palavras minhas e de colegas, aprofundando os tópicos e removendo o que não cabe aqui.

São elas:

1. Consultoria: o papel do administrador-consultor é desempenhado por um profissional terceiro ou colaborador contratado para cargo fixo, sendo sua operação ajudar a identificar e gerir problemas de administração no geral ou de partes específicas da empresa;
2. Logística: trata-se da área da administração representada pelos métodos e meios cujo fim está em realizar a entrega dos itens corretos nos locais adequados dentro do prazo combinado;
3. Estratégia: segundo o dicionário Priberam, a palavra estratégia significa “combinação engenhosa para conseguir um fim”, e na administração é a área que encontra as forças e fraquezas da companhia, traça objetivos e metas a longo, médio e curto prazo, e desenvolve planos e ações para atingi-los;
4. Gestão de Pessoas: a área de administrar pessoas compreende para além do setor de recursos humanos, envolvendo também liderança, cultura organizacional, departamento de diversidade, endomarketing, desenvolvimento profissional e retenção de talentos, com foco no bem-estar e no desempenho dos colaboradores;
5. Finanças: o setor de gestão financeira da administração é aquele que compreende, como diz o nome, as finanças – a grosso modo, o controle de receitas e despesas, mas envolve rotinas complexas, como avaliação de investimentos, fluxo de caixa, controle fiscal, otimização de recursos, entre outros;
6. Marketing: Embora algumas funções do marketing possam ser vistas como independentes, sua gestão, incluindo orçamento, planejamento estratégico e definição de metas, está diretamente ligada à administração da empresa;
7. Relacionamento com o cliente: aqui, seu papel é supervisionar e estruturar a gestão do relacionamento com o cliente, garantindo que atendimento, pós-vendas, retenção e customer success estejam alinhados com os objetivos organizacionais;
8. Vendas: a área comercial área comercial tem forte interação com a administração, pois envolve planejamento estratégico, definição de metas, análise de desempenho e gestão de equipes e processos de vendas;
9. Gestão ambiental e ESG: administrar o uso de recursos naturais e o impacto da empresa no planeta e no meio ambiente é cada vez mais importante essencial, que devem conciliar essa gestão a aspectos sociais e de governança;
10. Qualidade: a gestão da qualidade na administração envolve a implementação e monitoramento de padrões e processos para garantir produtos e serviços que atendam às expectativas dos clientes e requisitos normativos. Inclui a comunicação com entidades regulamentadoras, o acompanhamento de indicadores de qualidade e a busca contínua por melhorias nos processos internos;
11. Auditorias: a sua empresa ou aquela para qual você trabalha provavelmente buscará por selos de qualidade como ISO, INMETRO, Anvisa etc, até para poder atender às regulamentações sem problemas legais – o papel do administrador aqui é auxiliar nas auditorias internas, coordenar e auxiliar no momento de aderir às normas, investigar problemas e propor soluções;
12. Gestão de projetos: quando encubido dessa responsabilidade, o profissional deve estabelecer projetos a serem planejados e executados, seus prazos, custos, coordenar as ações, garantir que sejam realizadas e aplicar todo o ciclo PODC;
13. Controladoria: administrador não é o mesmo que contador, economista ou técnico contábil, mas pode sim executar várias tarefas contábeis e de controladoria, sendo profissionais versáteis e muito importantes;
14. Gestão de Informações: nos anos atuais, gestão de informações é uma atividade que possui bastante valor. Suas tarefas envolvem coleta, organização, armazenamento, recuperação, distribuição, segurança e uso inteligente de informações e dados da empresa, como operando um ERP.

O papel do gestor e como administrar uma empresa com sucesso

Existem diferentes funções de gestão em um negócio e todas elas são essenciais para seu sucesso, mesmo quando desempenhadas pela mesma pessoa. É por isso que você deve sempre se aprimorar como profissional  – não existe parar de aprender quando se está nesta carreira.

O gestor é o cérebro da empresa. É ele quem coordena as atividades, enxerga além do alcance, entende quando começa uma ação e decide quando parar. É de sua responsabilidade o sucesso da empresa ou do departamento para o qual é designado. É você que, ao aprender como administrar uma empresa, determina se ela prospera ou fecha.

As 7 técnicas de como administrar uma empresa

A lista de 7 técnicas de administração não é um conceito universal e fixo. Diferentes metodologias e ferramentas compõem esse conjunto, conforme o entendimento de cada administrador. Por isso, separamos uma lista das que entendemos ser as mais importantes:

• Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) – O Ciclo de Planejar, Fazer, Checar e Agir e tem como objetivo a melhoria contínua em processos, sendo capaz de planejar ações, aplicá-las na prática, evitar falhas e problemas, solucionar os que acontecerem e então analisar os resultados;.
• Matriz SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) – O objetivo da análise SWOT é identificar e listar todos os pontos fortes, pontos fracos, as oportunidades e as ameaças de uma empresa;
• 5W2H – ferramenta de gestão em formato de checklist com perguntas importantes sobre o projeto que será desenvolvido ou o problema que será resolvido. A sigla se refere a cinco palavras que começam com W e duas com H em inglês, sendo elas: What, Why, Where, When, Who, How, How much;
• Objetivos SMART – técnica de gestão utilizada para definir as metas de uma empresa de modo geral ou de um projeto específico. Dessa forma, o negócio consegue dar passos mais assertivos em direção a alvos realistas;
• Benchmarking – Processo de comparação de produtos, serviços e práticas com os concorrentes ou empresas de referência para identificar oportunidades de melhor;
• Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe) – ferramenta visual para levantar todas as possíveis causas de um problema e assim descobrir quais são as verdadeiras causa-raízes do problema;
• BPM (Business Process Management) – o Gerenciamento de Processos de Negócio consiste em uma série de boas práticas que visam maximizar o nível de produtividade de uma empresa. 

Capítulo 1: Planejamento estratégico: o primeiro passo de como administrar uma empresa da forma certa

Com a definição de onde queremos chegar com a pergunta “como administrar uma empresa com excelência?”, podemos partir para a resposta. Tudo começa com o planejamento estratégico.

Bons planos são a melhor forma de garantir bons resultados da sua administração. Quando se traça o caminho que se quer seguir, fica mais fácil saber o que espera e o que fazer em cada situação.

Para fazer esse planejamento, você precisa destes conhecimentos:

Definição de posicionamento e marca

O posicionamento de uma marca é como ela quer ser reconhecida no mercado, como quer que o público a perceba. Isso inclui características como custo-benefício, valores, manifestação política (quando há), e que papel você desempenha na vida dos clientes.

Com o posicionamento em mãos, você deve partir para a etapa seguinte, que se trata do processo de criação de uma marca. Escolher um bom nome e um bom logo para a sua marca reforçará para todos a mensagem que você quer passar, chamará atenção perante a concorrência e criará vínculos com o público.

Pensar no posicionamento de marca é um diferencial no mercado brasileiro quanto a como administrar uma empresa.

Confira o Checklist – Escolhendo nomes de novos produtos e fábricas

Como estabelecer metas e indicadores de desempenho

Estabelecer KPIs – indicadores chaves de desempenho – é fundamental para a administração. Trata-se de uma ferramenta que metrifica suas metas para que você consiga medir, monitorar e avaliar a sua gestão e suas ações.

Confira um guia completo sobre KPIs:

O uso da Análise SWOT para identificar oportunidades e ameaças

A Análise SWOT é um método clássico de gestão que consiste em listar e visualizar os pontos fortes e pontos fracos da organização junto com oportunidades e ameaças.

Dessa forma, é possível ter uma lista concreta para organizar um plano de ação realista para reduzir riscos e aproveitar oportunidades. 

Saiba mais sobre a matriz SWOT e baixe o modelo grátis.

Entenda sua situação: Análise Pestel

Olhar para o interior com a análise SWOT é importante, mas observar seu exterior tem o mesmo nível de importância. É aí que entra a Análise Pestel, também conhecida como Análise Pestal, que significa, em português Política, Econômica, Social, Tecnológica, Ambiental.

Essa é uma ferramenta de análise da situação externa de uma empresa usada para se poder pensar em reposicionamento de marca, abertura de novas empresas, lançamentos de novos produtos e outras decisões estratégicas se baseando em fatores como política, eleições, situação econômica, cultura, entre outros.

Implantação da Análise PODC

O ciclo de Planejar, Organizar, Dirigir e Controlar é uma metodologia que define as funções do administrador em cada etapa de um ciclo e quais tarefas devem ser realizadas pelo mesmo ou delegadas para terceiros.

É imprescindível que qualquer gestor implante a análise PODC em sua empresa e, de preferência, em todas as instâncias administrativas da mesma.

Capítulo 2: Gestão financeira: como administrar uma empresa de forma lucrativa

A gestão financeira é a parte da administração que cuida das finanças, do dinheiro, do recurso que é o sangue de uma organização. Pensar nessa área da empresa é essencial para garantir que seu planejamento seja colocado em prática.

Inclusive, você não pode fazer plano nenhum sem saber que recursos você tem e como irá usá-los.

Seu papel como gestor financeiro será garantir o sucesso dessa caminhada através de operações como controlar, monitorar finanças, e sugerir soluções para reduzir custos e aumentar ganhos, com base nas transações e valor de conta que enxerga.

Entre os tópicos importantes para a gestão financeira, estão:

Controle de fluxo de caixa e capital de giro

Capital de giro é o valor que a empresa reserva para reinvestir em si mesma e garantir que ela mantenha-se funcionando – é o dinheiro da manutenção e da expansão da mesma. 

O fluxo de caixa é o controle das entradas e saídas de recursos financeiros.

São duas funções básicas realizadas por um gestor financeiro. Saber como administrar uma empresa, então, envolve aprender a desenvolver essas funções.

Se o gestor é o cérebro, dinheiro é o sangue. É sua função manter o coração bombando o sangue e irrigando todas as partes do corpo.

Precificação correta de produtos e serviços

Aprender a colocar o preço correto em cada produto é fundamental para manter margem de lucro, ter competitividade no mercado e realmente conseguir pagar o que gasta. Também influencia no seu posicionamento de marca e como o público percebe você.

Para um cálculo eficiente de preço, é necessário saber realizar uma análise de custos completa, onde você sabe quanto cada produto fabricado gasta de recursos da sua empresa, até mesmo de venda através do marketing.

Não é fácil chegar lá vindo do nada, mas com uma planilha de análise de custos e precificação bem estruturada, você consegue tirar de letra.

Baixe agora:

Redução de custos e aumento da rentabilidade

Lucro é tudo o que você tem depois das entradas e saídas de dinheiro de um período. Logo, lucratividade não depende apenas de vender mais ou mais caro, mas também de gastar menos. Esta é outra lição de grande importância para quem quer saber como administrar uma empresa.

Identificar seus gastos excessivos ou simplesmente a otimização de uso de recursos pode fazer uma enorme diferença nas contas da empresa. Uma boa investigação pode encontrar gargalos e valores que seriam melhores aproveitados se usados de outra forma.

Sistemas de gestão financeira

Lidar com todas essas informações é papel do gestor financeiro e sua equipe. No entanto, não é necessário acumular tanto peso nas costas. É possível utilizar um sistema de gestão financeira que, além de deixar seu trabalho mais tranquilo, irá gerar bem mais resultados para a empresa.

Boas plataformas são capazes de apresentar os dados em dashboards gerados em tempo real, permitindo tomar decisões sem atraso. Painéis financeiros inteligentes ajudam a enxergar dados que outrora ficariam escondidos.

Conheça os sistemas de gestão financeira.

Capítulo 3: Gestão de pessoas: como construir um time de alto desempenho

Empresas são formadas por pessoas, que são seu recurso mais valioso. O desempenho da equipe tem impacto direto nos resultados da organização.

Se o gestor é o cérebro e o dinheiro o sangue, seus colaboradores são as mãos, as pernas, o coração, o estômago… enfim, são eles que fazem a operação e, por isso, são o pilar da empresa.

Confira lições importantes da gestão de pessoas:

Liderança e motivação dos colaboradores

Ser um bom gestor de pessoas significa ser um bom líder. Ser capaz de escutar seus colaboradores, mantê-los motivados, ser empático e justo, além de ter boa comunicação, são atitudes essenciais.

Uma boa forma de deixar os colaboradores com moral alta é ser claro nos objetivos e missões da empresa. Dar valor para a forma que eles a enxergam, para que não pensem ser só mais um lugar para trabalhar, pagar as contas e ir embora. Esse tipo de mentalidade não lembra o colaborador a se esforçar por mais resultados no máximo da sua capacidade.

Estratégias para retenção de talentos

Reter talentos pode ser feito através de diversas formas e a primeira, que costuma ser mais efetiva, é a remuneração justa por seus trabalhos. Por isso, apresente um plano de carreira claro, com metas e objetivos para que seu colaborador se mantenha motivado e de fato sinta que a empresa o recompensa e valoriza pelo esforço.

Para além de salário, benefícios e plano de carreira, também é importante saber lidar com resoluções de conflito dentro da equipe, entender problemas pessoais, escutar desabafos profissionais e, ser, de fato, um bom apoio para seus liderados.

Importância do treinamento e desenvolvimento contínuo em como administrar uma empresa

Investir na melhoria profissional dos seus colaboradores é tanto uma forma de mantê-los motivados quanto melhorar os resultados diretos da sua empresa. Todas as habilidades que seus colaboradores adquirem podem ser aproveitadas pela empresa.

Isso serve para você também, gestor – é preciso continuar estudando como administrar uma empresa se quiser ter bons resultados.

Cursos gratuitos de como administrar uma empresa para profissionais da indústria

Estudos demandam investimento de tempo e, muitas vezes, dinheiro. No entanto, há opções de cursos de qualidade totalmente gratuitos. É o que a Nomus oferece para você na academia Nomus.

Descubra:

Certificação para profissionais da indústria

Se você quer se tornar um bom administrador, seja pela própria empresa ou para trabalhar na de outros, então precisa sair na frente do mercado ao adquirir habilidades únicas. Uma das mais importantes nos dias atuais é como implantar e operar um ERP.

É por isso que eu convido você a se capacitar de forma gratuita.

A Certificação Nomus treina profissionais para se tornarem capazes de implantar o Nomus ERP Industrial – o sistema de gestão integrada mais completo da indústria. Temos mais de 1000 clientes esperando por você – que ainda pode ser listado no catálogo de profissionais.

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Capítulo 4: Operações e processos: como otimizar a produtividade

Ok, sabemos onde queremos chegar e parte do que faremos. Só que podemos eliminar boa parte do desgaste do percurso e ganhar bastante tempo se aplicarmos simplificação nos processos desde a largada.

Pensar na otimização dos processos para diminuir o gasto de recursos e aumentar os ganhos, independente de qual recurso seja (dinheiro, tempo, energia etc), é tarefa fundamental do administrador.

Saiba mais sobre como trazer otimização para seus processos:

Automação e tecnologia para eficiência operacional

Automação e tecnologia ajudam a diminuir o tempo necessário para desempenhar tarefas, cortam usos de recursos e, portanto, aumentam a eficiência operacional. Para isso, procurar sistemas de integração (ERPs), plataformas no geral e ferramentas mais inteligentes é fundamental.

Como administrar uma empresa com metodologias ágeis e melhoria contínua

Tratam-se de ferramentas de otimização e agilização de trabalho, sendo usadas para planejamento, organização, acompanhamento e execução. Cada uma tem um propósito específico, com o Kanban, que transforma tarefas em cartões dispostos em colunas que representam a fase de completude.

Gerir seus processos através das metodologias ágeis ajuda a reduzir etapas de execução, custos administrativos e tempo necessário para entendimento das tarefas de cada participante da equipe.

Capítulo 5: Marketing e vendas: como administrar uma empresa atraindo e fidelizando clientes

Como gestor de uma empresa, mesmo que você não faça a operação do marketing, precisa entender o básico sobre ele para poder delegar tarefas e acompanhar os resultados das suas campanhas. É sobre isso que este capítulo trata.

É verdade que essa área é, muitas vezes, passada para uma equipe especializada ou terceirizada para uma empresa de apoio. Mesmo assim, o impacto nos resultados da sua gestão é direto.

Você, como administrador, pode até não operar diretamente no marketing, como avaliará um colaborador se não sabe como funciona seu trabalho?

Entenda mais sobre marketing:

Estratégias de marketing digital e presença online

O marketing digital é vasto e o investimento em presença online pode ser feito de diversas formas. Blogs como este, publicidade paga em redes sociais, vídeos do Youtube e patrocínio de podcasts são só alguns exemplos.

É uma área do marketing que as ferramentas surgem, fazem sucesso, inflam e vão embora com muita dinamicidade. Por isso, estar sempre estudando ajuda a planejar o próximo passo que trará resultados em vez de contas a pagar.

Técnicas de vendas e negociação

As técnicas de vendas e negociação mudam conforme a evolução da tecnologia e das mudanças culturais. Só que é interessante observar que muitas questões humanas permanecem iguais através das eras. Logo, estudar a área comercial tem efeito cumulativo.

Você, como gestor, precisa estar atento às opções, até para entender o que realmente faz sentido para seu tipo de cliente e produto. As técnicas erradas podem diminuir suas vendas e prejudicar sua marca.

Construção de um relacionamento sólido com clientes

O relacionamento com clientes é importante para garantir recorrência, obter defensores para sua marca e garantir que sua empresa está bem vista no mercado. Assim, quem gostou, retorna, e quem ainda não conhece, se sente motivado a conhecer.

Como gestor, é preciso conhecer os métodos possíveis de manutenção desse relacionamento e entender qual é o tipo de relação que se quer ter com os clientes. É importante acompanhar os dados desde vendas até presença em redes sociais.

Guia de Marketing para Indústrias

Gestores e futuros gestores de indústrias que querem saber como administrar uma empresa podem contar com um eBook completo que eu e meus colegas de trabalho escrevemos para trazer muitos resultados para as suas vendas:

Capítulo 6: Como garantir a sustentabilidade e o crescimento do negócio?

Este capítulo é para lembrar que a missão de um foguete não é só ser lançado no espaço: é ficar por lá e ir além. Você alcançar o sucesso é uma vitória e tanto, mas permanecer bem sucedido é outra luta.

Dito isso, não existe uma resposta pronta para como deixar seu negócio sustentável e em amplo crescimento, mas existem caminhos conhecidos e validados. É preciso conhecer bem a natureza do seu mercado e entender onde você quer chegar.

Logo, precisa-se investir em gestão de riscos aliados a um planejamento a longo prazo. Escolher a estrada a ser percorrida e colocar o equipamento correto para a jornada. 

Quando tropeçar em algum obstáculo, você rapidamente superará-lo se tiver estudado sobre a gestão de riscos.

Ainda, seu planejamento não pode ser engessado. É preciso ser capaz de adaptar-se às mudanças do mercado e de se inovar continuamente. Em gestão de empresas, quem não anda para frente, anda para trás – não existe apenas estagnação. 

Capítulo 7: O papel da inovação e da tecnologia na administração

Agora, neste capítulo, quero explorar com você outro segredo de como administrar uma empresa com excelência. Na verdade, não é tão secreto assim, mas devido à quantidade de gestores que ainda não aplica, é como se quase ninguém soubesse. 

Estou falando compreender e aceitar o papel da tecnologia na gestão da sua organização. É essencial para quem quer saber como administra uma empresa. Abraçar os sistemas integrados, as soluções digitais, máquinas avançadas, e pensar fora da caixa deve ser feito em conjunto.

Entenda:

O impacto da transformação digital em como administrar uma empresa

Muitas empresas ainda não passaram pela transformação digital. E não estou falando apenas de ter um site na internet. Fazer a mudança de mentalidade analógica para tecnológica inclui renovar-se em 365º no ambiente digital.

Trocar papel e caneta por ERPs inteligentes, gerir as vendas através de softwares CRM, aderir a meios como Whatsapp e orçamento via e-mail, entre outras, são algumas das atividades pilares que trazem impacto.

Ainda que muitas empresas, como eu disse, não tenham feito essa transformação, muitos dos seus concorrentes já fizeram. A aderência ao meio digital não é mais uma vantagem como era antigamente. Não é que deixou de ser bom, é o contrário: deixar aderir é que virou desvantagem.

Como utilizar um ERP para otimizar a gestão

Uma solução que está cada vez mais obrigatória nas empresas é a implantação de um ERP ou sistema de gestão integrada. São plataformas digitais que conectam todas as áreas da sua empresa no mesmo programa e nas mesmas telas.

Dessa forma, seu comercial, sua produção, seu marketing, etc, fica tudo interligado. Só que é importante entender que a extensão dessa integração depende da qualidade do ERP e também da especialização dele.

Os sistemas de gestão integrada podem ser divididos entre os genéricos e os especialistas, cujas diferenças você entenderá abaixo.

ERP Genérico X ERP Especialista

O ERP Genérico é um software de gestão integrada com o básico para todo tipo de empresa. O ERP Especialista é uma plataforma desenvolvida especialmente para algum setor. Isso significa que as funcionalidades disponíveis são diferentes e podem ser suficientes ou não para atender você. 

Entenda mais sobre as diferenças entre ERP Genérico x ERP Especialista.

Capítulo 8: A ferramenta definitiva de administração de indústrias, o Nomus ERP Industrial

O Nomus ERP Industrial é uma ferramenta desenvolvida especialmente para a gestão de fábricas e manufaturas. Todas as funcionalidades oferecidas são pensadas e adequadas para a realidade de quem opera com o chão de fábrica, impostos específicos do setor, desafios que só nós, você e eu, entendemos por trabalhar na indústria.

Assista agora à demonstração grátis do Nomus ERP Industrial:

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