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Como definir o ciclo de vida dos projetos da sua fábrica

Atualizado em 9/08/23 - Escrito por Eduardo Moura na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização

Antes de começarmos a debater a fundo esta temática, para evitar polêmicas futuras com relação às melhores práticas em gerenciamento de projetos e o que efetivamente significa ciclo de vida dos projetos, vamos dar voz aqui ao PMBOK¹, que diz: “Ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término.”

Este é o aspecto central da discussão no artigo de hoje, e para tanto, é muito pertinente aprofundarmos um pouco mais os conceitos de fases e grupos de processos antes de avançarmos.

O que é o PMBOK e o PMI?

O PMI é a maior associação sem fins lucrativos do mundo para profissionais de gerenciamento de projetos, com mais de meio milhão de associados e de Profissionais Certificados em 185 países.

O PMBOK, ou Project Management Body of Knowledge, é um conjunto de práticas na gestão de projetos organizado pelo instituto PMI, onde todo o conteúdo disponibilizado é comprovado, trazendo práticas tradicionais e inovadoras. Por possuir um conteúdo altamente abrangente, pode ser usado em qualquer área, desde tecnologia da informação, criação de uma startup ou criação de um projeto arquitetônico.

Veja mais em https://brasil.pmi.org/

Qual a visão do PMBOK?

Para o PMBOK, “Um projeto pode ser dividido em qualquer número de fases. A fase de um projeto é um conjunto de atividades relacionadas de maneira lógica que culmina na conclusão de uma ou mais entregas.”, e um “Ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término”.

Se olharmos de maneira fria para estes dois conceitos, ambos nos remetem a questão da “temporariedade” dos projetos. Um dos aspectos relevantes para a identificação do que vem a ser um projeto, como já abordado neste artigo.

Dentro desta lógica de conceito de tempo, o PMBOK traz ainda o conceito do que vem a ser os grupos de processos “Os processos de gerenciamento de projetos são agrupados em cinco categorias conhecidas como grupos de processos de gerenciamento de projetos (ou grupos de processos).”

Estes grupos de processos apontados são:

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento e Controle
Encerramento

monitoramento-e-controle

Logo, como nosso principal objetivo aqui é simplificar o estudo e, acima de tudo, pensar o gerenciamento de projetos como uma filosofia de vida com fácil aplicação, vamos unificar estes conceitos e definir que como todo projeto é temporário e precisa ter início e fim, as nossas fases de projeto devem ser encaradas como as 5 apresentadas no conceito dos grupos de processos. Vamos explorar isso um pouco mais abaixo.

Detalhando as fases de um Projeto

Detalhar as fases do projeto te ajuda a separar por partes os processos importantes que farão você atingir o seu objetivo e entender qual estágio está acontecendo. Vamos às fases:

É importante formalizar o início: Iniciação

Tudo tem um início, e isso traz um aspecto bastante importante. Pense no dia a dia. Quantas definições, quantas ideias surgem e quantas tomadas de decisão são feitas, que não saem da cabeça ou até mesmo não saem do papel? Este é um aspecto importante da fase de iniciação e temos que pensar nela como uma espécie de contrato com nós mesmos. Defina seu objetivo e firme um compromisso, Escreva um termo de abertura, Formalize esta decisão e este projeto. A fase de iniciação do projeto deve ser encarada como um rito que garante que o projeto avance, saia da ideia e passe a execução.

Pensar… Prever… Priorizar: Planejamento

Depois de formalizado o início do projeto, ou a intenção então de execução deste projeto, vem a fase mais importante: a fase do planejamento, deve obrigatoriamente ser encarada como a fase principal do projeto todo. Muitos são os aspectos que devem ser observados nesta fase do projeto, e vamos detalhar as áreas do gerenciamento de projetos assim como o conceito da tríplice restrição mais adiante, mas é importante deixar claro que nesta fase, todo tempo gasto é um investimento. Antecipar as necessidades, riscos, recursos, investimentos, tudo deve ser previsto e planejado minuciosamente, de forma que o projeto nos leve para onde queremos ir.

Se retomarmos um pouco do conceito já apresentado no post anterior, projetos é a pratica que nos leva de uma situação atual para uma futura. A fase do planejamento, então, deve ser utilizada para dizer como vamos fazer essa transição. Por isso que todo tempo gasto nesta fase é investimento. Se executada corretamente, irá antecipar todos os problemas que podem vir a ser encontrados durante a fase da execução, garantindo o melhor resultado possível, ou, ao menos, o melhor resultado previsto.

Onde tudo acontece: Execução

Planejamento feito, é hora de irmos à execução. A execução é obviamente uma etapa fundamental para o Projeto, pois é aonde efetivamente vamos nos mover da situação atual, onde nos encontramos e conforme planejado já, nos transpor para o futuro previsto.

É neste momento, que efetivamente o Projeto em si, passa a agregar valor. Pensemos em quantas ideias, quantos planos, que ficam em nossas cabeças e não se tornam realidade. Dentro de nossas organizações, quantas ideias surgem e acabam não acontecendo.

Por isso, a fase da execução é onde os resultados efetivamente irão aparecer. A execução é bastante crítica, pois na prática a teoria pode ser diferente. É obvio que este é um ciclo que roda, ou seja, não é possível imaginar que será feito um planejamento e que depois durante a execução tudo irá ocorrer dentro do planejado. Existirão diversos momentos em que o plano deverá ser revisto e adequado. Estes momentos fazem parte da fase de monitoramento e controle.

Garantindo que a execução saia como planejado: Monitoramento e Controle

A fase de monitoramento e controle serve exatamente para que durante a execução se identifiquem os pontos em que as coisas não estão ocorrendo conforme o planejado e seja possível durante a execução ainda alterar a rota e garantir que ao final do projeto, os resultados sejam obtidos.

Como já destacamos aqui, o planejamento é uma forma de definir os passos necessários que os levarão a atingir os objetivos do projeto, porém durante a execução alguns destes passos podem trazer resultados diferentes do que era esperado.

Mudanças no ambiente onde estamos inseridos podem fazer com que as ações previstas não sejam mais eficientes e necessitem de mudanças. Alterações na economia, mudanças nas taxas de juros, mudanças climáticas, ou seja, todos os fatores externos ao projeto que fazem com que as ações adotadas precisem ser revistas. Isto somente é possível se estivermos monitorando e controlando adequadamente.

Enfim… Tudo que começa deve terminar: Encerramento

Assim como dito que a fase de iniciação é uma fase que deve ser encarada como um rito, a fase de encerramento também deve ter sua cerimônia própria. Formalizar o encerramento do projeto é tao importante quanto formalizar seu início. Quantos projetos dentro das nossas organizações nunca foram terminados? Quantos projetos passam a fazer parte de nossa rotina, confundindo orçamentos, escopos e recursos? E o mais importante de tudo, quão preciosos foram os ensinamentos de um determinado projeto que por não termos uma sessão formal de encerramento, deixaram de serem discutidos e aprendidos?

Este é o grande objetivo do encerramento do projeto. Muito além de obviamente concluir as atividades, o grande objetivo, ou “pulo do gato” é formalizar o conhecimento e as lições aprendidas.

O grande desafio do Gerenciamento de Projetos

Olhando desta forma, fica até simples demais pensar o Gerenciamento de Projetos, mas o grande desafio é entender que um projeto não é linear. Sim, os processos de iniciação e encerramento devem ficar muito claros e estabelecidos, pois são eles que caracterizam basicamente o conceito de temporariedade dos projetos, mas o núcleo central das fases, composto por planejamento, execução, monitoramento e controle se completam e devem ser dispostos em um looping que somente será fechado quando o projeto estiver concluído e o objetivo atingido.

Não temos como dissociar estas três fases e colocá-las de maneira separada e ordenada. Elas devem trabalhar juntas e concomitantemente. Este núcleo central lembra muito o PDCA (Plan, Do, Check, Act) e deve sim ser encarado desta forma. A grande diferença esta no fato de que o PDCA por definição não tem um fim, pois busca apoiar o processo de melhoria continua. Já um projeto não, ele deve buscar atingir um objetivo e então ser encerrado.

Termos estas fases claras em nossas mentes no momento de pensarmos a gestão de projetos é de grande importância. Acredito que o primeiro grande passo da gestão de projetos dentro das organizações inclui:

a formalização do inicio e encerramento dos projetos;
planejar as ações antes de iniciar a execução;
a disciplina de monitorar e controlar e com base nos dados coletados;
replanejar aquilo que precisa ser corrigido.

Gerenciamento de Projetos como filosofia de trabalho

Defendemos que gerenciamento de projetos, muito além de uma profissão, método ou técnica, é uma filosofia de trabalho. E deve ser encarado como uma nova forma de pensar os negócios pelos executivos, técnicos, analistas e operadores. Todos devem entender que quando uma determinada ação é necessária, ela deve ter início, meio e principalmente fim. A partir do momento que começamos a pensar nossas atitudes dentro das organizações por este viés, os ganhos são incalculáveis para nossos negócios.

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