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Ferramenta de BI: como transformar dados soltos em informações valiosas para sua indústria

Atualizado em 12/03/24 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): Análise de desempenho / Definição de indicadores de desempenho e metas / Estratégia

Diariamente, ouvimos e falamos sobre dados e informações. Mas você sabe diferenciar os dois? Muitos profissionais costumam pensar que se tratam da mesma coisa, porém, são conceitos bem distintos. Neste artigo, irei esclarecer cada um e mostrar como são usados na prática.

1. Dados

Dados consistem na matéria prima da informação. Assim como um grão de polietileno ainda precisa de um processo de extrusão para virar bobina de plástico, o dado é uma registro ainda não tratado e que necessita de certas técnicas e procedimentos para ganhar significado, transmitindo assim uma informação.

Em uma indústria, vários dados podem ser registrados e organizados em inúmeras tabelas, de acordo com o setor ou finalidade de cada um. Os mais comuns são:

Apontamentos
Movimentações
Pedidos de Venda
Registro de Não Conformidade
Saldo em Estoque
Contas a pagar
Contas a receber
Empenhos

Cada registro de certa tabela representa um dado. Dessa forma, cada apontamento, pedido de venda ou movimentação é uma matéria prima que ficará disponível para que a empresa possa utilizar na produção de informações.

Assim como qualificamos nosso fornecedores e nossas matérias primas, devemos qualificar os funcionários que carregam os dados em determinada tabela. Com isso, garantimos que as informações extraídas serão sempre assertivas.

2. Informações

As informações são os dados já tratados. Damos esse nome a todo resultado do processamento dos dados. É por meio das informações que geramos um significado ou um comportamento para utilizarmos em nossas tomadas de decisões.

Não existe gestor no mundo que trabalhe sem esse fluxo “dados -> informações” . Por mais que desconheçam a teoria, a prática é sempre aplicada.

Com os exemplos de dados que organizamos por tabelas, conseguimos extrair informações como:

Máquinas que mais produzem;
Matérias primas mais utilizadas;
Produtos mais vendidos;
Principais causas de Não Conformidade
Produtos que precisam ser comprados
Total de débitos que a empresa possui;
Total de valores a receber;
Produtos que serão utilizados na produção.

Essa é apenas uma pequena parte do vasto leque de opções de informações que podem ser extraídas por meio das tabelas de dados identificadas anteriormente. Algumas informações precisarão de mais ou menos tratamento, porém, a matéria prima básica (dados) estará disponível.

2.1 Como melhorar a qualidade das informações

Essa é a pergunta que todos os gestores devem se fazer caso queiram extrair uma nova informação ou melhorar as que eles já possuem. Não tem como falar de qualidade de informação sem tocar em dados, por este motivo, iniciei o artigo falando sobre a diferença e importância de cada um.

Confira abaixo os principais passos para otimizar a extração de informações:

Analisar onde e quando serão registrados os dados

É o primeiro passo a ser dado. Se quisermos analisar, por exemplo, a quantidade de horas que as máquinas da fábrica estão ociosas, não podemos registrar essa informação no sistema, módulo ou tabela de pedidos de venda.

Esse dado precisa ser registrado em uma tabela que tenha características próximas da informação que eu quero extrair.

No exemplo citado, a melhor tabela para registrar essas informações é a de apontamentos.

Após delimitar o local onde serão armazenados os dados, será definida a frequência com que os mesmos serão atualizados. Frequência essa que precisa estar sempre em concordância com a informação que desejamos obter.

Se a empresa precisa de um acompanhamento em tempo real da produtividade das máquinas, os dados do apontamento precisam ser registrados também em tempo real. Não adianta um apontador realizar essa atualização uma ou duas vezes por dia, pois o objetivo se de obter a informação em tempo real não será alcançado.

Portanto, é importantíssimo delimitar em que momento os dados serão registrados .

Quais campos serão utilizados

Cada informação requer diferentes dados, tratados de maneiras distintas. Assim como uma mesma matéria prima pode ser transformada em vários produtos acabados, os dados e informações devem ser tratados da mesma forma.

Tomando como exemplo a tabela de apontamentos, para obter as informações são necessários:

Produtos mais produzidos;
Máquinas que ficam mais tempo paradas;
Funcionários que mais produziram;
Principais causas de parada de máquina.

É necessário disponibilizar na tabela de apontamento os campos que possibilitarão a obtenção dessas informações.

Para facilitar a compreensão, preparei uma tabela de apontamentos para ser utilizada somente nesse post. Segue link da tabela em nosso Dashboard (BI).

Verificar quem será responsável por registrar os dados

É de extrema importância definir quem será o responsável por registrar todos esses dados no sistema, módulo ou tabela definido(a) para comportá-los.

Por exemplo, não podemos colocar um funcionário do setor de faturamento para registrar dados de apontamento de produção. São áreas totalmente diferentes e o funcionário não conseguirá passar os dados com a qualidade exigida. É obrigatório que o responsável por essa atualização dos dados seja alguém que esteja minimamente integrado com a rotina do setor que irá utilizá-los.

Montar gráficos e relatórios para extrair as informações

Nem todas as empresas possuem sistemas de BI (Business Intelligence) para analisar os dados registrados. Muitas ainda utilizam Excel para obter seus relatórios e gráficos. Porém, essa é uma solução que exige muito esforço de atualização das vistas predeterminadas.

Sistemas de BI geram muito mais rapidez na atualização das informações apresentadas em cada relatório e gráfico. Algumas dessas soluções em sistemas também conseguem ser utilizadas em dispositivos móveis (tablets e celulares), possibilitando mais flexibilidade para todo gestor obter as informações de sua fábrica sem precisar estar fisicamente presente na mesma.

Sem o tratamento dos dados, é impossível extrair informações. Gráficos e Relatórios servem para agrupar uma “massa de dados” e apresentar de acordo com a necessidade do gestor.

É muito importante que antes de montar o gráfico ou o relatório, o gestor pense na maneira com a qual ele necessita visualizar a informação. Dentre os mais comuns tipos de gráficos, temos:

Pizza
Barras
Dispersão
Barras empilhadas

Relatórios podem ser montados organizando dados por coluna ou por linhas. Diferente dos gráficos, nos quais não existem tipos de relatório padronizados, e é na montagem que serão decididos os campos e sua ordenação no documento. Esta concepção ajudará muito na extração da informação.

Ainda dentro dos exemplos dados no artigo, montei alguns gráficos que irão trazer as seguintes informações :

Produtos mais produzidos

Máquinas que ficam mais tempo paradas

Funcionários que mais produziram

Principais causas de parada de máquina

3. O melhor sistema para a sua empresa

Por exemplo, imagine que você está diante de uma tabela com milhares de apontamentos de produção que foram feitos em sua fábrica durante um ano de produção. O que fazer com essa massa de dados? Como usar essa massa de dados para gerenciar melhor o meu negócio?

Com o Nomus Dashboard, é possível transformar o universo de dados da sua empresa em informações preciosas para gestão do negócio de forma inteligente, com incrível flexibilidade, facilidade e agilidade.

Com apenas alguns cliques, você poderá gerar um gráfico que analisa a produtividade mensal da sua fábrica. Mais alguns cliques e agora você está vendo essa produtividade subdividida por equipamento, por funcionário, por cliente, por produto, por qualquer informação que esteja disponível. Com isso, em poucos minutos, você começa a entender quais são os funcionários e equipamentos mais produtivos e quais são os produtos e clientes mais lucrativos.

Veja uma demonstração e conheça melhor o Nomus Dashboard