A importância da boa comunicação em projetos
Atualizado em 2/10/20 - Escrito por Jhonatan Cunha na(s) categoria(s): Processos e Organização
Atualmente a boa comunicação em projetos é uma das grandes dificuldades para as organizações recentes. Muitas das falhas nas organizações podem ser influenciadas pela má comunicação. As mensagens, quando não repassadas de forma correta, podem gerar contratempos.
A comunicação está diretamente ligada à eficiência e ao ganho de tempo. Investir nessa ferramenta, pode trazer benefícios como ganhar tempo, gerar produtividade, eficiência, reduzir custos e obter sucesso nos projetos.
Este artigo foi desenvolvido com objetivo de mostrar claramente o papel e o impacto que a comunicação eficaz incrementa ao resultado do projeto.
A conclusão desse artigo revela que uma eficaz comunicação organizacional influencia diretamente e indiretamente a ação das pessoas em consequência disso o desfecho do projeto, mostrando que a comunicação é uma das chaves para o seu sucesso.
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O que é a comunicação e quais finalidades em uma organização?
A comunicação é o conjunto de ações que visa divulgar informações aos públicos de interesse sobre os objetivos, as práticas, as políticas e ações institucionais da organização.
Em uma organização seja de qualquer natureza só é possível se manter em torno da comunicação, ou seja, a comunicação na esfera empresarial que faz com o que todos os elementos consigam se organizar e faz também com que a organização seja estruturada e bem organizada
A comunicação é usada então como parte essencial para a performance e resultado global de uma organização. Sendo assim, é possível enxergar a relevância de investir nesta, de forma competente, para auxiliar toda a gestão organizacional e até mesmo para melhorar o relacionamento entre colaboradores, clientes, fornecedores e superiores.
A comunicação eficaz considera vários pontos de vista, como cultura, contexto e todas suas formas presentes no processo. Mas a comunicação não é tão fácil quanto parece se for visto do ponto de vista do seu conceito.
Entende-se que comunicar não é simplesmente informar, como é comum pensar. Ela envolve convicção e compreensão.
A comunicação só existe se a mensagem for assimilada, ou seja, compreendida e, mais ainda, se houver convicção.
A comunicação tem quatro finalidades básicas no meio de uma organização:
- Controle: atua no equilíbrio do comportamento das pessoas de variadas formas, determina quem comunica em primeiro lugar, um acontecimento ou uma informação;
- Motivação: facilita o envolvimento e motivação na medida em que fica claro aos envolvidos sobre o que fazer, analisa a qualidade de seu desempenho e orienta sobre pontos e ações de melhoria;
- Expressão emocional: é por meio da comunicação que se expressa os seus sentimentos de prazer, e ou decepções;
- Informação: simplifica a tomada de decisões, pois proporciona as pessoas do projeto as informações que eles precisam.
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Comunicação X Informação
A informação é unilateral, ou seja, exige apenas transmissão. A informação é o insumo da comunicação, mas pode existir mesmo sem a comunicação.
Porém a comunicação é uma ação bilateral, requer ação de dois ou mais lados, ou seja, transmissão e recepção. Sendo assim, quando o receptor compreende a informação, realiza-se então a comunicação.
A informação, componente chave no processo de comunicação, precisa ser formada, reunida, exposta, registrada e transferida de maneira que, quem vai recebê-la, consiga interpreta-la na maneira e sentido em que foi gerada.
Este tema fica ainda mais delicado quando se aumenta o tamanho do volume e frequência de informações.
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Comunicação em projetos
O gerenciamento das comunicações é responsável pelo fluxo de informações do projeto, pois este constitui, executa, acompanha e controla as informações durante todo ciclo de vida do mesmo.
A comunicação em um projeto é muito mais do que uma simples troca de e-mail ou uma conversa formal no ambiente de trabalho, seja em reunião, conferência e etc, ela deve ser planejada, bem como todo o projeto.
É preciso reconhecer a importância da comunicação e saber que essa importância não é clara para todos.
O gerente de projeto deve ter preocupação e atenção ao gerenciamento da comunicação desde a ideia do projeto até sua entrega. Seu papel e impacto devem ser conhecidos pelo mesmo.
Os projetos são formados por diferentes atividades envolvidas entre si e devido a isso, a maneira como as informações são trocadas entre as equipes envolvidas é de suma importância. Resumindo, a comunicação dentro de um projeto é a sua origem de informação.
Um dos atributos de um gerente de projeto é gerir a comunicação e torná-la uma comunicação produtiva e eficaz, isto é, o gerente responsável pelo projeto é um comunicador e tem que passar o tempo todo se comunicando com todos os envolvidos e interessados no projeto, com as equipes do projeto e com os patrocinadores.
Em projetos, o processo de gerenciamento da troca, transição das informações ou gerenciamento da comunicação é composto basicamente de planejamento, ações, relatórios, avaliações e reuniões. Ele narra o processo demandado para garantir, no momento certo, a aquisição e relação das informações com os interessados e envolvidos no projeto.
A utilização da informação precisa, no momento apropriado e com a pessoa adequada, é um raro diferencial que as equipes de projetos necessitam.
O PMBOK conhecido como guia de conhecimento para gerenciamento de projeto identifica 9 áreas do conhecimento que compõe o universo do gerenciamento de projetos, e uma dessas áreas é o gerenciamento da comunicação.
O gerenciamento da comunicação possui algumas atribuições e objetivos como as citadas abaixo:
- Definição das informações precisas e comunicação para todas as partes envolvidas e interessadas no projeto;
- Exposição das informações requeridas as ordens das partes interessadas no projeto na ocasião certa;
- Coleta e compartilhamento das informações a respeito do desempenho. Contendo relatório de progresso, previsão e medição do projeto;
- Gerenciamento das comunicações para atender as condições das partes envolvidas e interessadas no projeto e solucionar problemas com elas.
Em resumo, este processo se bem planejado torna-se uma excelente ferramenta para agregar o bom funcionamento de atuação de um gestor de projetos assim como de toda equipe de projetos.
A maior parte das falhas nos projetos são resultados dos aspectos comportamentais e culturais, considerando parcela de culpa muito mais considerável do que aspectos quantitativos.
Isso inclui fatores como falta de comunicação eficaz, pouco trabalho em equipe, equipe com baixa moral, baixa motivação para trabalhar entre outros.
Dessa maneira, é percebido a importância e relevância que tem o gerenciamento da comunicação e o impacto positivo que se pode obter com prática da mesma.
Em suma, sem comunicação não há como alcançar o sucesso e bons resultados em qualquer fase do projeto.
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Benefícios da boa comunicação em projetos e na organização
Sendo assim a boa comunicação nos projetos pode resultar em:
- Entrega do projeto no prazo previsto;
- Finalização do projeto com o orçamento previsto, sem custos exorbitantes causados por falhas de comunicação entre os envolvidos;
- Qualidade no resultado do projeto;
- Bom relacionamento entre as equipes envolvidas no projeto.
Além dos possíveis resultados acima, o gerenciamento de comunicação na organização pode trazer outros benefícios como:
- Compreensão sobre a visão e missão da organização para os seus colaboradores;
- Melhoria da saúde financeira da organização;
- Incentivo a melhoria contínua de todos os processos;
- Melhoria no relacionamento externo com clientes e fornecedores entre outros;
- Melhoria no aspecto cultural da organização em relação a comunicação;
- Estimula o bom comportamento entre as pessoas.
Conclui-se que o gerenciamento da comunicação em projetos é a junção de decisões necessárias e importantes para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, melhora e o destino final das informações relacionadas ao projeto, de maneira relevante e adequada.
A eficácia da comunicação é indispensável para o sucesso do projeto, pois garante que a informação exata será entregue às partes interessadas na hora certa e com eficiência. É possível ver também a importância da comunicação no tocante a estratégia de negócio da empresa.
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