Como ter confiabilidade de informações na sua empresa e tomar decisões melhores
Atualizado em 4/01/24 - Escrito por Adriana Mariano na(s) categoria(s): Processos e Organização
A confiabilidade de informações pode ser definida como o grau de fidelidade de um dado em relação à realidade, ou seja, o quanto o gestor pode se basear nas informações fornecidas para tomar decisões mais assertivas.
A era da informação chegou com tudo, mas também trouxe grandes desafios para as organizações que precisam cada vez mais saber estruturar e coletar dados de fontes confiáveis a fim de transformar tais dados em informações que sejam relevantes para o seu negócio.
É comum vermos empresas que não confiam plenamente nos dados levantados por seus sistemas de gestão, planilhas ou até folhas de papel. E sem informações confiáveis, a tomada de decisão fica comprometida. Afinal, aquela planilha está realmente certa? O estoque foi contado corretamente?
Pensando nisso, preparamos esse artigo para te ajudar a entender melhor como a confiabilidade de informações pode impactar sua indústria. Veja o que você vai aprender:
- O que é Confiabilidade de Informações?
- Quais benefícios da Confiabilidade de Informações?
- Como aplicar a Confiabilidade de Informações
- Exemplo dos impactos da confiabilidade de Informações
Vamos começar!
O que é Confiabilidade de Informações?
A confiabilidade de informações consiste em saber filtrar uma infinidade de dados a fim de extrair informações que sejam confiáveis com o objetivo de elaborar ações estratégicas que impactam diretamente o negócio.
Com o avanço tecnológico diversas empresas aumentaram sua capacidade de coleta e armazenamento de dados. Com isso, a quantidade de dados disponíveis cresceu exponencialmente. Entretanto, quanto mais dados disponíveis, maior é a probabilidade de obter dados de má qualidade.
Diante disso, surgem diversos riscos associados à não ter confiabilidade de informações na empresa, tais como: falta de padronização na produção, problemas fiscais, redução da qualidade do produto, dificuldade de identificar problemas e gargalos, além de ter dificuldade de implementar uma avaliação de desempenho eficaz uma vez que os dados coletados podem não ser confiáveis.
Para minimizar essas dores, muitas empresas utilizam sistemas de gestão (ERP, MES, CRM, MRP I, MRP II, etc), que ajudam tanto no planejamento como no controle da produção. Com o uso desses sistemas, é possível controlar os estoques, reduzir os custos e o tempo de produção, aumentando assim a produtividade como veremos ao longo deste artigo.
Quais benefícios da Confiabilidade de Informações?
De fato, a confiabilidade das informações é um fator essencial para qualquer negócio. Por isso, ao realizar o monitoramento dos dados por meio de um sistema é possível obter diversos benefícios, que são:
- Redução de erros;
- Informações mais rápidas e precisas;
- Padronização da produção;
- Acompanhamento de indicadores;
- Melhor compreensão da realidade do negócio;
- Assertividade na tomada de decisão.
Além disso, podemos notar que com o auxílio de um sistema é possível obter informações mais precisas e confiáveis em tempo real, visto que podemos processar um alto volume de dados de forma rápida e automática. Dessa forma, há uma percepção melhor do panorama geral da empresa, possibilitando assim uma tomada de decisão mais assertiva.
Agora que já sabemos quais são os principais benefícios de se ter confiabilidade de informações na organização, vamos dar algumas dicas de como sua indústria pode garantir que os dados sejam cada vez mais confiáveis.
Como aplicar a Confiabilidade de Informações
Quando se trata de confiabilidade das informações, é preciso ficar atento a alguns fatores que podem impactar o grau de confiabilidade dos dados, tais como:
1. Origem dos dados
Em primeiro lugar, é recomendado observar não somente a quantidade dos dados analisados, mas também a qualidade dos mesmos. Para isso, é essencial verificar a origem dos dados a serem utilizados para evitar coletar dados de fontes não confiáveis, sejam elas internas ou externas à organização.
Nesse sentido, para entender se existe confiança nos dados é importante perceber a origem dos dados, se eles estão sendo gerados realmente na sua origem ou se existe algum delay do registro da informação.
Por exemplo, suponha que em uma indústria metalúrgica o operador realize uma solicitação de um material ao estoque, porém como o controle de estoque é feito manualmente, o registro da movimentação não acontece no momento da solicitação. Desse modo, o estoque fica desatualizado a maior parte do tempo, o que dificulta a compra de insumos e a venda de produtos.
Por isso, esse é um dos principais motivos para a distorção da informação. Para evitar isso, procure conhecer a origem de tal dado. Registro de movimentação de estoque feita no passado, registro feito posteriormente ao evento. Esse é um dos principais motivos para a distorção da informação.
2. Processos padronizados e integrados
O segundo ponto a ser observado para se ter confiabilidade das informações, é ter processos bem definidos, já que é a partir desses processos que sairão os dados a serem analisados.
Dessa maneira, é importante mapear tais processos para ter clareza dos postos onde se dará a coleta de dados, além de identificar que tipo de dados serão necessários para extrair as informações.
Outro ponto importante é a integração dos processos, visto que para realizar a fabricação de um produto é necessário um conjunto de processos. Dessa forma, busque integrar seus processos de forma lógica e eficiente para obter dados cada vez mais consistentes.
3. Ferramentas automáticas para coleta de dados
Com os processos padronizados, o próximo passo é ter uma ferramenta que facilite a integração dos processos a fim de ter uma coleta de dados mais rápida, precisa e eficiente.
Atualmente, existem diversas ferramentas de gestão que podem ser utilizadas para auxiliar a coleta de dados na sua indústria, dentre elas podemos destacar os sistemas integrados como o ERP, CRM, MES, MRP, entre outros.
Quando os dados são coletados em planilhas ou mesmo em papel, existem grandes chances de erros, perda de dados e falta de validação.
4. Análise das informações
Após a coleta de dados, é essencial o tratamento desses dados para extrair as informações propostas pelo mapeamento de processos.
A partir disso, o gestor pode ter uma compreensão mais completa da situação da empresa através da identificação de gargalos e dos custos gerados ao longo do processo produtivo.
Assim, ao realizar tais análises será possível propor melhorias que podem alavancar não somente a produtividade, mas também reduzir consideravelmente os custos.
5. Auditorias periódicas
O último ponto que deve ser observado está relacionado com a melhoria contínua que todo processo produtivo deve se atentar. Para isso, é importante fazer auditorias periodicamente com o objetivo de confirmar a confiabilidade dos dados coletados nas etapas anteriores.
De acordo com o exemplo anterior, ao implantar uma rotina de realizar o inventário é possível obter uma maior acuracidade do saldo em estoque, ou seja, a empresa será capaz de determinar quais itens estão realmente em estoque.
Com base nisso, defina o período em que sua empresa irá realizar o inventário dos produtos em estoque. Esse período pode variar de acordo com sua realidade, que pode ser semanal, mensal ou anual.
Além disso, defina os melhores dias e horários para realizar tal contagem a fim de não atrapalhar a rotina da empresa. Logo, o objetivo aqui é melhorar a confiabilidade das informações, aumentando assim a segurança do seu estoque e evitando possíveis divergências.
Para ficar mais claro, separamos um caso de sucesso de uma empresa que optou por um sistema de gestão integrado para ter mais confiabilidade de informações. Confira!
Exemplo dos impactos da confiabilidade de Informações
A SH Fôrmas é uma empresa que atua no setor de construção civil, alugando diversos equipamentos como formas, andaimes e escoramentos para todo território nacional.
Com o crescimento da empresa, o volume de pedidos cresceu consideravelmente e a empresa tinha dificuldade em realizar o controle da produção, uma vez que que o processo era complexo e todo o controle era realizado por meio de planilhas. Como os dados eram inseridos manualmente, a probabilidade de erros era bastante elevada.
Para resolver tal problema, a SH optou por implantar o Nomus ERP Industrial para facilitar tanto a coleta de dados bem como aumentar a confiabilidade das informações.
Após a implantação do sistema, a empresa alcançou os seguintes resultados:
- Redução de 99,23% no tempo de requisição de materiais;
- Mais de 66% de redução do lead time;
- Controle das entradas e saídas de estoque;
- Identificação de pontos de melhoria;
- Maior velocidade na tomada de decisão.
Desde então, a empresa conta com um controle da produção mais rápido, seguro e eficaz. De acordo com o gestor da SH, a empresa revolucionou o gerenciamento da produção por meio de um sistema que permitiu uma confiabilidade de informações bem maior.
Como podemos notar, a confiabilidade de informações é de suma importância dentro de uma organização, pois ajuda alcançar as metas estabelecidas e alavancar o crescimento saudável da empresa.
Agora que você já sabe como a confiabilidade de informações pode impactar seu negócio, comece a colocar em prática as dicas deste artigo.
Conheça o Nomus ERP Industrial e ganhe confiança nas informações da sua empresa
Agora que você já entendeu mais sobre confiabilidade de informações, recomendo que você assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial para entender na prática como a ferramenta funciona.
Com ela a sua empresa poderá concentrar os dados gerados pela empresa em um só local, seguro e confiável, e assim tomar decisões mais assertivas.
Fique a vontade para entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida ou sugestão.
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