Contas a pagar: o que é, função e como fazer na sua empresa
Atualizado em 10/06/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Custos e Finanças / Processos e Organização
Contas a pagar é o processo de gerenciar, organizar e pagar as contas em aberto da sua empresa. Com outras palavras, trata-se de todas as obrigações financeiras assumidas pelo seu negócio. O pagamento a fornecedores e aos recursos humanos da sua organização no prazo certo é um exemplo.
Para garantir o bom funcionamento dos negócios, uma empresa precisa interagir com prestadores de serviços, fornecedores e outros públicos para contratar recursos humanos e obter serviços e produtos. Nesse sentido, ter uma boa gestão de contas é essencial para que ela cumpra seus compromissos e evite perdas financeiras.
Para conhecer melhor o que é contas a pagar e sua importância para a saúde financeira da sua empresa, além de dicas sobre como fazê-la corretamente, continue lendo.
O que são contas a pagar?
Conforme mencionado anteriormente, contas a pagar é o processo que permite que uma empresa em sua relação comercial gerencie adequadamente as contas em aberto que assumiu.
Ao ler o conceito dessa estratégia, parece um processo muito simples: basta organizar os boletos, prestar atenção na data de vencimento de cada e pagá-los na data correta, certo? Essa dinâmica existe, mas o setor de contas a pagar tem uma responsabilidade ainda maior.
Além de ter que se alinhar a um plano financeiro estabelecido, organizar as contas a pagar envolve entender a saúde financeira da empresa e sua capacidade de investir e assumir novas dívidas/custos.
Dessa forma, o contas a pagar não é apenas uma estratégia para quitar mensalmente a dívida de uma empresa. Este é um processo que ajuda uma organização a atingir as metas definidas em seu plano de crescimento, como expandir seus negócios.
Qual a importância de organizar as contas a pagar?
O controle das contas a pagar é fundamental para a saúde financeira de uma empresa. A seguir, mostraremos os benefícios que uma organização pode alcançar ao investir nessa estratégia:
Redução de custos
Sem dúvida, um dos principais benefícios dessa estratégia é possibilitar um melhor controle das despesas de uma empresa.
Por permitir que um gestor financeiro tenha uma visão ampla dos gastos de uma organização, é possível examinar quais custos ela não precisa mais ter e, por exemplo, reduzir custos em TI, que é um setor cada vez mais abraçado pela automação. A partir disso, ele pode programar o corte das despesas e utilizar os recursos economizados para investir em setores estratégicos para o crescimento do negócio.
Evitar fraudes
Existem criminosos que frequentemente emitem contas falsas para empresas na esperança que elas paguem sem checar o que é aquilo. E acredite, empresas com um setor financeiro bagunçado muitas vezes acabam pagando.
Então com um bom setor de contas a pagar, sua empresa consegue determinar melhor o que são contas reais, que a sua empresa deve pagar, e quais são cobranças indevidas, enviadas por estelionatários.
Diminuição de gastos com multas/juros
O atraso no pagamento de contas em aberto é uma falha que pode trazer consequências graves para o bom funcionamento da sua empresa. Afinal, além de sua organização ser cobrada, ela também pode ter uma má reputação no mercado e, o pior de tudo, as dívidas podem virar uma bola de neve devido aos juros e multas aplicadas sobre elas. Tudo isso terá um impacto no final do mês e pode afetar a saúde financeira do negócio.
Dessa forma, com uma boa gestão de contas a pagar, você pode verificar as obrigações da sua empresa e organizar tudo para que os pagamentos sejam feitos no prazo certo.
Otimização do tempo
Ao gerenciar adequadamente as contas a pagar, você sabe exatamente o que precisa fazer para que sua empresa cumpra suas obrigações financeiras ao longo do mês.
Dessa forma, você pode otimizar seu tempo, pois não há necessidade de localizar boletos, recibos e outros documentos que representem os custos da sua organização.
Além disso, você pode usar novas tecnologias para otimizar o tempo gasto em tarefas repetitivas, como pagar boletos. Hoje, isso pode ser feito de forma rápida e fácil usando tecnologias diversas, como por exemplo, o débito automático.
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Uma forma de reduzir suas contas a pagar e diminuir o gastos que você tem no setor de compras, que muitas vezes podem ser desperdícios, é fazendo análise de custos da sua produção. Para isso, eu ofereço a você uma ferramenta completamente gratuita.
Estou falando da planilha de formação de preço de vendas e análise de custos preparada pelo Engenheiro de Produção João Pimenta. É uma ferramenta avançada que permite entender cada centavo que você paga por cada peça que passa no seu roteiro. Isso inclui até mesmo os custos de luz, marketing e administração investidos por produto.
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Rotina e responsabilidades do contas a pagar
Toda saída de caixa da empresa é de inteira responsabilidade do contas a pagar, ou seja, qualquer tipo de pagamento, seja de seus colaboradores, contas de tributos e jurídico, comissões e contas de consumo, como água, luz, aluguel, internet e telefone.
Com processos financeiros organizados e controlados no contas a pagar, fica mais fácil gerenciar e analisar todas as saídas do caixa da empresa, assim, conseguir apontar os gastos que precisam ser eliminados ou reduzidos.
Apresentamos as rotinas do setor Contas a Pagar:
- Conciliação e baixa do pagamento;
- Conciliação bancária e de cartões;
- Cadastro e atualização de fornecedores;
- Transferência para pagamento de fornecedores;
- Envio de comprovantes de pagamentos;
- Folha de pagamento;
- Conferência de notas fiscais;
- Controle de disponibilidades financeiras no caixa e no banco;
- Inclusão de boletos e impostos para pagamento bankline;
- Cobrança e negociação com clientes inadimplentes;
- Lançamento e controle de vencimento de contas, prazos e programação de pagamentos;
- Manter o sistema de contas a pagar devidamente atualizado com informações gerais da área.
Como melhorar a gestão das contas a pagar na sua empresa?
Para ajudar sua organização a ter um bom controle de contas a pagar, separamos algumas dicas importantes que podem otimizar esse processo. Acompanhe:
Organize as obrigações financeiras
O primeiro passo é organizar e separar todas as obrigações financeiras que sua empresa assumiu. Por exemplo, custos fixos (água, luz, internet, etc.) e custos variáveis (compras a prazo de produtos e serviços, impostos, etc.).
Ter um amplo entendimento das obrigações financeiras mensais da sua organização facilita o gerenciamento adequado das contas a pagar, além de garantir que os gestores não incorram em novas dívidas quando a realidade do negócio não permitir.
Realize pesquisa de preços
Outra dica essencial é realizar pesquisas e comparações de preços. Esse tipo de pesquisa de mercado é essencial para que você possa contar com informações de qualidade em seu processo de decisão.
Por exemplo, imagine que sua organização necessite cortar gastos, mas ao mesmo tempo manter determinados produtos e serviços. Neste caso, a pesquisa de preços permite que você encontre preços de produtos e serviços compatíveis com a realidade financeira do seu negócio.
Gerencie suas contas a pagar com um sistema de gestão
Com um sistema que permite a gestão integrada da sua empresa, como o Nomus ERP Industrial, é possível manter suas contas atualizadas de forma muito mais segura e rápida, além de administrar adequadamente seu setor financeiro e outros.
É uma solução que auxilia as organizações a se modernizarem, por exemplo, substituindo antigas planilhas de controle de contas a pagar por uma plataforma que possui recursos visuais e funcionais que podem otimizar esse processo e garantir vários benefícios aos gestores.
Otimização do tempo, rápida tomada de decisão, aproveitamento das melhores oportunidades de negócio e pagamento das contas em dia são alguns.
Acompanhe o Blog Industrial da Nomus para seguir melhorando
Viu como as contas a pagar são uma tarefa importante para manter sua empresa financeiramente saudável? Agora que você já sabe disso, coloque essa estratégia em prática para aproveitar os benefícios que destacamos neste conteúdo.
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