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Contas a receber: o que é, como controlar e cobrar

Atualizado em 26/11/24 - Escrito por Rafael Netto na(s) categoria(s): Controle financeiro / Custos e Finanças

Contas a receber são os valores que a empresa tem a receber de seus clientes. Nela estão os benefícios futuros que a empresa concordou com seus clientes.

No artigo de hoje vamos ver como cobrar as contas a receber, quais modelos de email utilizar e assim reduzir a inadimplência de seus clientes.

Atrasos no pagamento e inadimplência são problemas comuns nas empresas, e se não forem bem tratados, podem gerar prejuízos financeiros e desgaste no relacionamento com os clientes.

A cobrança de contas a receber tem como objetivo principal reduzir atrasos no pagamento e inadimplência, com o mínimo de desgaste possível no relacionamento com os clientes.

Para cumprir esse objetivo o setor de cobrança das empresas geralmente executa diversas tarefas como:

• Envio de emails ou SMS com lembretes de contas com vencimento próximo
• Envio de emails ou SMS para cobrança de contas a receber em atraso
• Ligações telefônicas de cobrança
• Envio de cartas administrativas de cobrança para clientes inadimplentes
• Visitas presenciais para cobrança de clientes inadimplentes
• Protesto de contas vencidas em cartório
• Negativação do cliente junto à serviços de proteção ao crédito como SERASA e SPC
• Cobrança judicial de clientes inadimplentes

Para obter bons resultados e manter o controle financeiro, é importante que a sua empresa crie uma régua de cobrança para planejar todas as tarefas que devem ser executadas a partir do momento em que são criadas as contas a receber do cliente.

Importância de saber quais são as contas a receber

Os valores que ainda estão por entrar no caixa da empresa podem ser considerados no planejamento financeiro da empresa. Inclusive, esse é um dos principais dados dos fluxos de caixa projetados.

Com esses recursos por entrar, é possível pensar em investimentos de expansão, recrutamento, publicidade, entre outros. No entanto, cuidado!

Contas a receber significam dinheiro que provavelmente vai entrar, mas não existe nada certo. Sempre há a possibilidade de algum problema atrapalhar a chegada do recurso. 

Entre eles estão a inadimplência dos clientes, instabilidade no sistema do banco, entre outros, a depender da natureza da conta. Seja cauteloso ao contabilizar valores que ainda serão recebidos.  É uma boa prática fazer também a análise de crédito dos clientes.

Régua de cobrança

Para entender o que é uma régua de cobrança, nada melhor do que um exemplo, então apresentamos abaixo um exemplo de régua de cobrança com 10 passos:

No sistema Nomus é possível cadastrar réguas de cobrança e personalizar os passos da régua de acordo com a necessidade da sua empresa.

A seguir apresentamos um exemplo de régua de cobrança configurada no sistema Nomus.

Envio de emails de cobrança

Em cada passo da régua é possível configurar o sistema Nomus para enviar emails de forma automática para seus clientes, com:

• Lembretes de vencimento
• Cobrança após vencimento
• Confirmação de recebimento

Além de enviar emails, é possível enviar SMS para seus clientes, mas para isso sua empresa precisa contratar um pacote de envio de SMS com a Nomus.

A seguir apresentamos uma imagem com um exemplo de email de cobrança enviado pelo sistema Nomus.

Gestão da cobrança integrada ao CRM

Além de enviar emails e SMS de forma automática para cliente, o sistema Nomus cria e gerencia os processos de cobrança no CRM, facilitando a gestão integrada de todas as demais tarefas de cobrança como:

• Ligações telefônicas de cobrança
• Envio de cartas administrativas de cobrança para clientes inadimplentes
• Visitas presenciais para cobrança de clientes inadimplentes
• Protesto de contas vencidas em cartório
• Negativação do cliente junto à serviços de proteção ao crédito como SERASA e SPC
• Cobrança judicial de clientes inadimplentes

Em breve pretendemos viabilizar a criação automática de todas as tarefas de cobrança dentro dos processos de cobrança no CRM.

A seguir apresentamos uma imagem da tela de Painel de processos exibindo os processos de cobrança de uma empresa.

Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada

Modelos de email para cobrança de contas a receber

Modelo 1) Lembrete antes do vencimento

Título do email

Lembrete de vencimento da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Estamos passando para lembrar que o título abaixo vencerá daqui a X dias:

@contasAReceber

Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.

Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias antes do vencimento do passo da cobrança.

Modelo 2) Lembrete no dia do vencimento

Título do email

Vence hoje sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Estamos passando para lembrar que o título abaixo vence hoje:

@contasAReceber

Se tiver qualquer dúvida sobre como seguir com o pagamento nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-lo.

Se você tiver qualquer outra dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Modelo 3) Cobrança após o vencimento

Título do email

Não identificamos o pagamento da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

Não identificamos o pagamento dos títulos abaixo que venceram há X dias:

@contasAReceber

Por favor, você poderia avaliar o status desses pagamentos?

Se esses pagamentos já foram realizados, pedimos desculpas e solicitamos que responda esse email para reavaliarmos nossa conciliação.

Se esses pagamentos não foram realizados, nos colocamos à sua disposição para conversar e lhe orientar como realizá-los.

Lembrando que é possível realizar o pagamento utilizando o boleto bancário vencido.

Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

Obs: No email acima substitua o X pelo número de dias após o vencimento do passo da cobrança.

Modelo 4) Confirmação de recebimento

Título do email

Pagamento confirmado da sua fatura Nomus – @nomePessoaProcesso

Mensagem do email

Olá @contatoPessoaProcesso, tudo bem?

O pagamento do título abaixo está confirmado:

@contasAReceber

Se você tiver qualquer dúvida, por favor, sinta-se à vontade para entrar em contato conosco quando quiser.

Obrigado,

E as contas a pagar?

Assim como as contas a receber, as contas a pagar são muito importantes para a saúde financeira de uma empresa. Pensando nisso, montamos um artigo completo sobre o tema onde você vai aprender:

• O que são contas a pagar
• Qual a importância de organizar as contas a pagar
• Rotina e responsabilidades do contas a pagar
• Como melhorar a gestão das contas a pagar na sua empresa

Acesse o artigo de contas a pagar aqui.

[Grátis] Aumente o lucro das suas contas a receber com a precificação correta

Suas contas a receber podem ficar mais lucrativas se você tiver realizado uma precificação adequada considerando todos os seus gastos em cima das mercadorias. Inclusive os seus custos na cobrança dos clientes são valores que devem ser utilizados na formação dos seus preços.

Para entender qual a porcentagem de custo dessa cobrança vai em cada produto, você pode usar esta planilha de formação de preço de vendas e análise de custos preparada pelo Engenheiro de Produção João Pimenta. Você saberá exatamente quanto deve cobrar em cima de cada mercadoria para ter a lucratividade desejada em sua estratégia.

Baixe agora a Planilha GRATUITA de Formação de Preço de Vendas e Análise de Custos:

Coloque em prática a cobrança de contas a receber na sua empresa

Para colocar em prática o que você aprendeu neste artigo, recomendo que conheça o Nomus ERP Industrial.

O sistema oferece uma gestão completa da sua empresa, integrando todos os setores e ainda é capaz de realizar cobrança de contas a receber de forma eficaz.

Você pode assistir uma demonstração da ferramenta e ver na prática como funciona.

Além disso, fique a vontade para entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida ou sugestão.

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