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A melhor forma de controlar e reduzir o retrabalho

Atualizado em 16/12/20 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Estratégia / Processos e Organização / Qualidade

Nossa série, Papo de Produção, tem como objetivo tratar de uma maneira eficiente as questões e assuntos relacionados a gestão das indústrias. Desta forma, um leitor do Blog Industrial Nomus entrou em contato para que tratássemos de uma dúvida, através do nosso canal no Youtube. Assim, no artigo de hoje vamos tentar mostrar de maneira clara sobre controlar e reduzir o retrabalho.

Convidamos você a também entrar em contato no caso de dúvidas no ramo de gestão industrial. Será um prazer ajudar em sua compreensão criando materiais no Papo de Produção. Abaixo você pode assistir o vídeo que fala sobre A melhor forma de controlar e reduzir o retrabalho.

Vamos comentar a conversa com o leitor, buscando levar essa dúvida a todos espectadores. A ideia é levar conhecimento a todos. Confira na íntegra:

Leitor: Olá Pedro

Leitor: Tenho uma dúvida. Não sei como controlar e reduzir o retrabalho em minha indústria. Poderia me dar uma dica

P: boa tarde Ivan, tudo bem?

P: pode passar mais informações sobre suas demandas, por favor?

Leitor: Boa tarde sigo seu material. Porém tenho uma dúvida sobre controles de qualidade

Leitor: Em indústria moveleira

Leitor: Bom Dia

Leitor: seria sobre retrabalhos, como tratá-los, na indústria moveleira

P: vocês produzem móveis padrão ou sob medida?

Apesar dele estar falando, especificamente, de uma indústria moveleira, podemos aplicar os conceitos debatidos aqui em qualquer segmento. Apesar dessa possibilidade de aplicar em diversos casos, na produção sob medida talvez seja mais desafiador estabelecer padrões.

Já na produção padronizada a medida é única. Em uma loja existem vários itens iguais sendo vendidos. Assim, acaba sendo mais fácil estabelecer um padrão de qualidade, mas ainda sim é possível para as duas formas de produzir.

Na produção sob medida, cada produção possui um projeto único, necessitando monitorar a qualidade em função das especificações. No padrão a qualidade vai ser confirmada comparando se as medidas que foram encontradas em cada peça em uma medida padrão, que em geral deixa a produção mais acostumada.

Inspeção na linha

Seguimos na conversa com o leitor, aprofundando mais no processo de produção. Confira:

P: vocês produzem móveis padrão ou sob medida?

Leitor: as duas linhas,

Leitor: duas linhas dentro de 1 fábrica

Leitor: estou tentando corrigir com workshops, conversas pessoais, porém ainda é bastante alto o retrabalho

P: mas como é o processo? vocês tem inspeção na linha ou somente inspeção final? gera muita sucata?

Inspeção na linha trata-se da inspeção em processo de produção, preferencialmente feita pelo próprio operador após cada etapa realizada. Desta forma, fica responsável por verificar se as medidas estão de acordo com o projeto.

No caso das indústrias de móveis a qualidade, muitas vezes, é medida através da aferição da dimensão do produto. Em outras indústrias a qualidade pode ser medida utilizando outros parâmetros, como, por exemplo, na indústria química, onde são verificados itens como pH, viscosidade. Cada indústria têm parâmetros de características que devem ser inspecionados.

Desta forma, inspeção em linha é confirmar ao longo do processo de produção se essas medidas estão conforme o projeto. Essa atividade traz diversos ganhos para sua indústria, como controlar e reduzir o retrabalho.

Dúvida na prática

P: mas como é o processo? vocês tem inspeção na linha ou somente inspeção final? gera muita sucata?

Leitor: Inspeção Final

Leitor: estou pensando em colocar inspeção na linha porém vai depender de tempo para isso

P: interessante

P: e quando é detectada a não conformidade na inspeção final, como são definidas as ações?

Leitor: Isso, a maioria é encontrada na inspeção final

Leitor: ai o produto já está comprometido gastos desnecessários

Leitor: ação é se a peça pode ser aproveitada ou sucata

Normalmente no tratamento da não conformidade existem três ações que podem ser tomadas: usar a peça como está, retrabalho e sucata. Na conversa com o leitor ele utilizou apenas duas possibilidades. Provavelmente, quando colocou que a peça pode ser aproveitada, já está prevendo a aplicação do retrabalho. E isso seria dedicar mais horas de trabalho do que o previsto anteriormente, detectado em alguma inspeção.

No caso da indústria de móveis ou aquelas que envolvem processos de montagem é comum a não conformidade ser detectada na montagem. Em uma montagem na fábrica, antes do móvel ser entregue para o cliente, pode ser feito um teste para saber se tudo está nas medidas corretas, montando a peça. Esta ação evita com que a não conformidade seja detectada apenas depois da entrega para o cliente.

O que é o retrabalho?

Trata-se de, eventualmente, desmontar o item. Em móveis padrões pode ser que a montagem não seja feita pela existência de uma peça em um tamanho inadequado. Após essa detecção passa a ser necessário a fabricação de outra peça na dimensão correta para a montagem adequada.

Qualquer atividade que precisa ser feita, além do que já havia sido feito, por não ter sido realizado da maneira correta, gerando uma não conformidade, é o retrabalho. É o trabalho a mais.

Os problemas do retrabalho são inúmeros. Sucata, perda de material, custo do descarte, tempos de máquina e mão de obra perdidos, são alguns exemplos. Na produção por encomenda você produz para entregar em um prazo, assim, detectando um retrabalho na inspeção final a tendência é que a entrega atrase. Esse transtorno pode gerar insatisfação do cliente, multa, cancelamento de contrato.

Cobrar do colaborador é correto?

Leitor: Pensei em até mexer no bolso dos colaboradores, na parte financeira, mas não sei se é o adequado

Leitor: o que você me diz

Leitor: pra eles terem um maior comprometimento

P: e quando a peça pode ser aproveitada, também gera retrabalho, certo?

Leitor: sim.

P: o que você acha de mexer no bolso dos colaboradores?

P: você disse que pensou nisso, mas o que você acha?

Leitor: eu acredito que sim, pois reuniões conversas a importância do cuidado com o material não está sendo aproveitado

Leitor: se eu estraguei uma peça por negligência minha deveria pagar

P: entendo, acho importante vocês refletirem isso internamente e chegarem a conclusão de faz sentido ou não

P: acha que é importante fazer uma consulta trabalhista?

Leitor: só queria uma ideia de outras empresas

P: para checar as implicações legais?

Leitor: como eles tratam isso

Leitor: Sim, vou checar nosso escritório

P: ótimo

P: acho importante vocês refletirem, pois cada caso é um caso

P: posso falar mais da minha experiência com a gestão

É complicado opinar sobre esse tema especificamente. É necessário a opinião de um advogado trabalhista, caso você ache correto cobrar do colaborador em casos de falhas. Lembrando também de entrar em acordo com seus funcionários, deixando tudo muito claro.

Particularmente prefiro não opinar sobre o tema. Existem várias situações que podem causar esses problemas. Será que o operador teve o treinamento adequado? Prefiro responsabilizar a empresa, o processo, do que o funcionário.

Como controlar e reduzir o retrabalho

Alguns pontos são importantes para atingir o êxito nessa atividade. O primeiro ponto é fazer inspeção dos processos. Também é importante registrar as não conformidades perto do momento em que ela ocorreu. Na inspeção na linha é possível perceber os erros minutos ou horas depois de sua ocorrência, quanto mais rápido essa identificação, mais fácil investigar a causa raiz do problema, fator fundamental neste processo.

É possível usar ferramentas, como a espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa possibilitando chegar na causa raiz de determinados problemas. Outra sistema muito interessante é a ferramenta dos cinco porquês, perguntando “por quê” exaustivamente até encontrar qual foi a causa do problema em questão.

Pode ser que não tenha ocorrido negligência do operador, colocando como possibilidade a falta de treinamento ou erro no projeto. São várias possibilidades de causa do retrabalho. A partir do momento que são definidas as causas, elas precisam ser registradas em algum lugar, caderno, planilha no Excel ou em um Software de Gestão, que contemple a parte de gestão da qualidade. Assim, é preciso medir se o volume de retrabalho é relevante ou não, as causas que precisam ser tratadas, investindo para eliminá-las.

Sistema Toyota de Produção

Existe a história, que no Japão, quando uma não conformidade era detectada na linha de produção da Toyota a fábrica toda parava e ia investigar as causas. Não existia uma punição financeira direta no funcionário, mas de certa forma seu erro é exposto, para que não se repita.

Veja na prática

Controlar e reduzir o retrabalho é fundamental para evitar gastos desnecessários em sua empresa. Aplicando de maneira correta a Gestão Industrial essa tarefa se torna muito mais fácil. Essas e outras praticidades podem ser vistas ao assistir uma apresentação do Nomus ERP Industrial, o software de gestão focado em indústrias e desenvolvido por engenheiros de produção.

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