6 dicas fundamentais para um eficiente controle de notas fiscais para indústrias
Atualizado em 12/11/24 - Escrito por Danielle Caldas na(s) categoria(s): Fiscal / Processos e Organização
O Brasil possui um dos sistema tributários mais complexos do mundo. Leis, normas e portarias são inúmeras, e vivem mudando. Prova disso é o fato de que as empresas brasileiras gastam, em média, mais de 1950 horas por ano para lidar com assuntos relacionados à gestão fiscal e tributária.
Além disso, os mesmos dados divulgados pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT) mostram também que o gasto médio anual com a gestão de 63 tributos, 97 obrigações acessórias e mais de 3.790 normas chega a mais de R$ 60 bilhões.
Para conseguir reverter essa realidade, um dos primeiros passos a serem dados se refere ao eficiente controle de notas fiscais para indústrias, considerada um setor-chave da nossa economia. Aliás, o controle de documentos da sua indústria, sejam quais forem esses documentos, sempre deve ser levado em conta para se conseguir mais produtividade.
Neste artigo, vamos explicar por que esse tipo de controle é tão importante e que boas práticas devem ser implementadas para otimizar a gestão desses documentos fiscais na sua empresa:
- Separe as notas fiscais de entrada e as de saída;
- Classifique as notas fiscais em categorias;
- Confira a veracidade das notas fiscais de entrada;
- Crie um programa de treinamento para os colaboradores;
- Mantenha contato com o seu profissional de contabilidade;
- Invista em um software especializado.
Qual a importância do controle de notas fiscais para indústrias?
Emitir notas fiscais é uma obrigação que toda empresa precisa cumprir, inclusive aquelas que fazem parte do setor industrial. O não cumprimento dessa obrigação pode gerar graves problemas perante o Fisco e comprometer a sustentabilidade financeira da empresa, além de acarretar em multas e até na paralisação das atividades.
Mas além de emitir esses documentos, é necessária uma eficiente gestão e controle de notas fiscais para indústrias.
Empresas que se empenham nesse importante aspecto do negócio conseguem se tornar mais produtivas e reduzir de maneira significativa os custos.
Por quê?
Porque sua contabilidade fica em ordem, esses dados são usados na criação de demonstrativos e todas as entradas e saídas de recursos estão devidamente documentadas. Assim, menos erros ocorrem e mais informações de qualidade podem ser usadas na tomada de decisão.
Além disso, passa-se a garantir a regularidade do modelo de negócio diante dos órgãos de fiscalização.
Veja mais algumas boas razões para fazer o controle de notas fiscais na indústria ou em qualquer outro ramo de atividade empresarial:
Veja também: Os 5 melhores sistemas de contabilidade para sua indústria
6 dicas de como fazer controle de notas fiscais para indústrias
Para fazer um bom controle de notas fiscais para indústrias, existem algumas boas práticas que você pode colocar em ação na sua empresa.
Confira a seguir quais são elas.
Veja também: 4 problemas no planejamento que estão fazendo a sua fábrica perder dinheiro
1 – Separe as notas fiscais de entrada e as de saída
A primeira dica de controle de notas fiscais para indústrias é a correta separação entre as notas fiscais de entrada e as de saída.
Ou seja, é importante que a empresa separe as notas fiscais que ela envia para os clientes daquelas que ela recebe de seus fornecedores.
Essa prática evita que os documentos se misturem e facilita a localização dos mesmos em caso de uma fiscalização ou contestação.
Lembre-se que tudo isso deve ser feito eletronicamente, porque as notas fiscais não existem mais em papel.
Use drives na nuvem, por exemplo, para organizar todos esses arquivos em pastas.
2 – Classifique as notas fiscais em categorias
Também necessária para o controle de notas fiscais para indústrias, a classificação desses documentos em categorias específicas ajuda a manter as notas fiscais devidamente organizadas e fáceis de achar.
Você pode, por exemplo, separar as notas fiscais em pastas por clientes, data de emissão e de recebimento, tipo de produto etc.
3 – Confira a veracidade das notas fiscais de entrada
Um eficiente controle de notas fiscais depende também da conferência de autenticidade das NFs que a empresa recebe dos fornecedores.
Notas fiscais não autênticas podem trazer sérios problemas para o negócio e acarretar multas pesadas no caso de uma fiscalização da Receita Federal.
Portanto, utilize a chave de acesso presente no DANFE para conferir no site da Receita Federal se a nota que você recebeu é verdadeira.
4 – Crie um programa de treinamento para os colaboradores
Outra dica para fazer o controle de notas fiscais para indústrias de maneira realmente eficaz e produtiva é investir em treinamentos para os colaboradores.
Dessa forma, eles estarão mais bem preparados para lidar com os procedimentos, normas e legislação vigente. Isso ajuda a evitar que os profissionais cometam erros que podem comprometer a empresa.
5 – Mantenha contato com o seu profissional de contabilidade
O contador é o profissional especializado que vai te ajudar a gerenciar melhor todos assuntos fiscais e tributários da sua empresa, incluindo o que se refere às NFs.
Portanto, procure manter contato com o seu profissional de contabilidade e o informe sobre o fluxo de transações comerciais da sua empresa.
Veja também: Guia de Notas e Documentos Fiscais – Como melhorar o controle fiscal da sua indústria
6 – Invista em um software especializado
Um especializado pode ser bastante útil para o controle de notas fiscais para indústrias. Esse tipo de solução tecnológica centraliza informações e permite automatizar uma série de tarefas.
Isso ajuda a garantir que a empresa cumpra suas obrigações, otimizando tempo e recursos.
Ficou claro como fazer controle de notas fiscais para indústrias?
Coloque em prática as dicas que citamos aqui e fique em dia com suas obrigações.
Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais através de API NFe tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.
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