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Controle do almoxarifado: como funciona e qual a visão do gerente de estoque

Atualizado em 5/11/24 - Escrito por Bianca Xavier na(s) categoria(s): Logística / Processos e Organização

Atualmente, muitos avanços vêm sendo obtidos na área de gestão de estoque e controle do almoxarifado, tanto em respeito à tecnologia envolvida nos processos quanto em relação à mentalidade utilizada para essa gestão.

Por isso, entrevistamos o gerente de PCP e estoque, Bruno Lima, para entender mais sobre essas atualizações na área. Neste artigo, você vai descobrir:

• Principais erros cometidos na gestão de estoque;
• Como a tecnologia pode contribuir para a área;
• Quais são os principais indicadores utilizados no setor;
• Dicas para lideranças de indústrias em transformação.

Entrevista com o gerente de PCP e estoque Bruno Lima:

Principais erros cometidos na gestão de estoque

Para o especialista Bruno Lima, a gestão de estoque deve ser baseada no conceito do 5S, abarcando todos os seus princípios.

Dentro disso, se destaca a ideia de que tudo que não é necessário dentro do estoque deve ser eliminado, considerando que o espaço disponível possui um custo e não deve ser utilizado sem um propósito claro.

Com uma firme base fundamentada no 5S, é possível construir também os pilares da gestão de estoque: entrada, saída e acuracidade.

Ou seja, é imprescindível registrar absolutamente tudo que entra no estoque, registrando:

• lote;
• data;
• quantidade, que deve ser checada mais de uma vez e nota fiscal correta.

Além disso, tudo que sai do almoxarifado também deve ser registrado com documento, que deve dizer o motivo da saída.

A partir da consolidação desses dois primeiros pilares, será possível obter a acuracidade, que deverá estar próxima dos 100% com um bom controle das entradas e saídas.

Esse último pilar é necessário, para que as consultas feitas por necessidade de produção possuam sejam totalmente confiáveis, para que os prazos corretos sejam informados, os pedidos sejam fechados e o cliente fique bem atendido.

Como corrigir erros de lançamento no controle do almoxarifado

Na produção, podem ocorrer lançamentos que são realizados com atraso em relação à ação, o que pode ocasionar em erros.

Esses erros podem ser: contagem incorreta de estoque, previsões inconsistentes para o setor de vendas ou informações desatualizadas.

Por isso, esses atrasos ou até mesmo falta de lançamentos devem ser corrigidos o quanto antes.

Para auxiliar nessa situação, a tecnologia pode ser uma grande aliada. Através do lançamento dos materiais no sistema por código de barras, o processo se torna mais rápido.

Dessa maneira, há menos chance desses dados não serem computados ou de ocorrerem erros humanos em seu registro.

Impacto do gerenciamento incorreto do controle do almoxarifado

Informações erradas sobre o estoque possuem impactos negativos sobre o PCP da indústria.

Em um primeiro momento, esse impacto pode ser visto no retrabalho necessário para corrigir essas informações no estoque.

Além disso, o planejamento da produção é realizado contando com aquela informação, e, ao descobrir seu erro, é gerada uma ruptura de processo nesta produção.

Também é gerado um setup não previsto, ou seja, é necessária uma sequência de atividades para troca de ordens.

O gerenciamento incorreto de estoque pode gerar uma onda de impactos em toda a empresa, incluindo o setor de compras e financeiro.

Em um momento de checagem do MRP para entender as necessidades de compra, o impacto pode ser grande.

Isso porque esse erro pode gerar compras desnecessárias ou falta de material necessário, o que gera impacto financeiro para a indústria, no setor de compras.

Por fim, também é gerado o pior dos problemas: o descumprimento do prazo acordado entre o comercial e o cliente.

Como a tecnologia pode contribuir para a gestão do estoque?

O principal ponto com o qual a tecnologia consegue contribuir na gestão do estoque é com o apoio de softwares que vão dar agilidade ao processo.

Por isso, é importante possuir um ERP capaz de aderir ao segmento e aos processos da empresa.

Todo sistema de gestão ERP possui uma área dedicada aos fluxos de entrada e saída, no entanto, alguns sistemas não são suficientes para controlar bem essas informações e requerem o apoio de tecnologias à parte.

Diante disso, é fundamental que seja realizada uma análise do sistema que a empresa deseja contratar, para que não seja necessário o uso de diversos sistemas para o controle de sua produção.

A tecnologia deve sempre servir para facilitar os processos da empresa e auxiliar no controle das informações, trazendo agilidade e acuracidade à produção.

Veja também: Planilha de controle de estoque eficiente [GRÁTIS]

Principais indicadores para o controle do almoxarifado

Para fazer um bom controle do almoxarifado, alguns indicadores devem ser observados com mais atenção, como:

• Total de produto disponível (o que está disponível dentro do almoxarifado);
• Tempo de abastecimento (o tempo necessário para reabastecer um produto desde a chegada da ordem de produção);
• Tempo de reposição (tempo necessário para colocar o produto novamente na prateleira, ou lead time de compras);
• Ponto de pedido (que se refere ao momento que a empresa deve ordenar a compra de mercadorias, e depende da filosofia de produção seguida);
• Taxa de avaria (procura entender como ocorrem as perdas dentro do estoque).

Esses são os cinco principais indicadores analisados pelo estoque para se manter um bom controle dos materiais no almoxarifado.

Dica para lideranças de indústrias em transformação.

Muitas lideranças de indústrias estão passando por um momento de atualização devido às transformações no modo de produzir e de comprar, ocasionadas pelas inovações tecnológicas e por novas maneiras de pensar a indústria.

Por isso, perguntamos ao especialista Bruno Lima quais são suas dicas para esses gestores que estão enfrentando mudanças no seu modo de produção.

Ele recomenda que as lideranças se mantenham a par do conhecimento, adquirindo formações relacionadas a suas respectivas áreas.

Algumas formações recomendadas são:

• Black belt, green belt (estágios de conhecimento na metodologia Six Sigma);
• Power BI;
• Linguagens de programação;
• Excel.

É necessário saber apresentar os resultados obtidos, o valor que a equipe representa para a indústria.

Para isso, é necessária a informação e a transformação do conhecimento.

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