DANFE: o que é e como gerar para sua empresa
Atualizado em 20/08/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Fiscal
DANFE é um documento que serve para representar física e simplificadamente a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Inclusive, trata-se de uma sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele traz informações básicas sobre a operação e um código para acessar a nota relacionada.
Entre as funções do DANFE, está acompanhar e monitorar mercadorias transportadas. Ele traz informações como a natureza da operação, dados do emitente, data e hora de saída, entre outras. O documento, então, facilita a fiscalização do tráfego de produtos em território nacional, trazendo mais segurança para todos.
A geração do DANFE é fácil. Ela pode ser feita através do portal da secretaria da fazenda que você usa para gerar notas ou de uma forma ainda mais simples, completa e ainda vinculada às suas operações de venda – automatizando sua emissão. Eu te explico melhor abaixo.
Faça uma boa leitura!
Índice do artigo
O que é DANFE? Para que serve?
O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) é um documento que representa a Nota Fiscal Eletrônica fisicamente e acompanha mercadorias durante o seu transporte para que seja feito o monitoramento da mesma.
O DANFE é gerado na emissão da Nota Fiscal Eletrônica e traz informações como dados do emitente e lista de itens. No entanto, a parte mais importante desse documento é a que fornece a chave de acesso e o código de barras para acesso direto ao XML da Nota Fiscal Eletrônica.
Dessa forma, é possível consultar digitalmente a Nota Fiscal Eletrônica completa e conferir todos os dados do documento. O DANFE, então, otimiza o processo de geração, emissão, impressão e monitoramento de documentos, operações e toda a burocracia envolvida nas Notas Fiscais.
As duas funções do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é a otimização da burocracia envolvida nas Notas Fiscais, como eu disse acima, e garantir a fiscalização de mercadorias transportadas, permitindo a auditoria de todas as finalidades possíveis e relacionadas a essa operação.
O que é XML?
XML da nota fiscal é um tipo de arquivo digital que possui todas as informações desse documento, identificando os dados como produtos e serviços, fornecedor e tomador, preço, natureza da operação, etc.
Já XML em si é uma linguagem de marcação extensível (Extensible Markup Language) que permite definir e armazenar dados de maneira compartilhável em arquivos digitais. Esse tipo de linguagem é usado na troca de informações entre sistemas digitais, principalmente aqueles como bancos de dados, sites e plataformas virtuais.
DANFE é obrigatório?
Depende. O DANFE é gerado na operação de emissão da Nota Fiscal Eletrônica, fazendo os dois documentos estarem estritamente vinculados. Logo, o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica deverá ser gerado sempre que for emitida uma NF-e. Isso vale também para notas fiscais de serviço eletrônicas (NFS-e).
Diferenças entre DANFE e NF-e.
As diferenças entre DANFE e NF-e estão nas informações apresentadas em cada documento e na sua função:
- A Nota Fiscal eletrônica exige e exibe todos os dados vinculados a uma operação conforme sua natureza, CFOP e normas da Receita Federal.
- O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica apresenta menos dados do que a NF-e e serve para ser uma versão simplificada impressa, uma representação física, apresentando uma chave de acesso para a nota junto com um código de barras usado para o mesmo fim identificador.
Como encontrar a NFe de um DANFE
Localizar a Nota Fiscal Eletrônica de um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica é simples. Basta você abrir seu portal online de notas fiscais, como o da Sefaz (Secretaria da Fazenda) e inserir a chave de acesso do DANFE ou utilizar o código de barras neste documento.
Como preencher e dados obrigatórios de um DANFE
O preenchimento do DANFE é feito automaticamente quando você preenche os dados da Nota Fiscal Eletrônica, gerando, assim, os dois documentos ao mesmo tempo. Logo, você precisa abrir sua ferramenta de emissão de NF-e, preencher os campos da Nota Fiscal Eletrônica e pronto.
Os campos obrigatórios a serem preenchidos no DANFE são:
- Chave de Acesso do DANFE à Nota Fiscal Eletrônica
- Código de Barras da Chave de Acesso
- Dados da transportadora
- Dados do emitente
- Data e hora de saída da mercadoria
- Frase identificando Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – Danfe DANFE
- Identificação do veículo
- Lista de itens
- Natureza das operação (CFOP)
Composição da chave de acesso do DANFE
A Chave de Acesso da Nota Fiscal Eletrônica localizada no DANFE é uma sequência de números composta por 9 grupos de dígitos que, ao total, somam 44 dígitos. São eles:
- cUF – Código da Unidade Federativa do Emitente, definido pelo IBGE, e que possui 2 dígitos
- AAMM – Ano e mês da emissão da nota fiscal eletrônica em 4 dígitos
- CNPJ – CNPJ da empresa que emitiu o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrónica e que possui 14 dígitos
- mod – código que identifica o modelo da NF-e em 2 dígitos
- série – número sequencial de 3 dígitos da série de notas emitidas pela empresa emissora
- nNF – 9 dígitos que representam o número da nota fiscal eletrônica
- tpEmis – tipo de emissão do DANFE e da NFe e que possui apenas 1 dígito
- cNF – código numérico da chave composto por 8 dígitos
- cDV – dígito verificador da chave de acesso e que é composto por 1 dígito.
O que é CFOP? Como funciona?
CFOP é a sigla para o Código Fiscal de Operações e Prestações e trata-se de uma sequência numérica que identifica a natureza fiscal da operação para a qual a NF foi emitida. Isso é, com o CFOP pode-se saber se houve uma venda, uma compra, um transporte entre estoques etc.
São 4 dígitos que compõem o CFOP – o primeiro identifica se é uma NF de Entrada ou de Saída e os outros 3 o resto da operação. Confira a tabelo completa no artigo dedicado ao CFOP (clique aqui) e veja abaixo a lista para entender o primeiro dígito:
1: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de dentro do Estado;
2: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de fora do Estado;
3: Nota Fiscal de Entrada – Fornecedor de fora do País;
5: Nota Fiscal de Saída – Cliente de dentro do Estado;
6: Nota Fiscal de Saída – Cliente de fora do Estado;
7: Nota Fiscal de Saída – Cliente de fora do País.
Como gerar DANFE
A geração do DANFE é realizada junto com a emissão da Nota Fiscal Eletrônica. Logo, desde que você saiba como emitir nota fiscal digitalmente, saberá como gerar o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica.
Veja as instruções para gerar DANFE e NFE:
Forma manual e demorada
A forma manual e demorada é através do portal da Nota Fiscal Eletrônica. Acontece que conforme seu porte, tipo de empresa e tipo de operação, o portal e, principalmente, os passos de geração do DANFE, variam bastante.
O que consigo trazer de regra geral é o passo a passo para você ser capaz de emitir notas fiscais e documentos auxiliares da nota fiscal eletrônica – depois, use o Portal correto.
- Identifique o tipo de nota fiscal que você quer emitir para descobrir qual será a plataforma que precisará usar;
- Adquira um certificado digital caso seja necessário para a natureza do comércio e o seu tipo de empresas. Por exemplo, Microempreendedores Individuais prestando serviços não precisam de certificado digital;
- Emita seu CNPJ e cadastre junto ao governo. Se você for vender produtos, precisará pagar ICMS, então o cadastro é com o estado, enquanto para serviços você prestará contas com o município, e ainda tem a nota de venda direta para o consumidor. Indicamos procurar o auxílio de um contador para esse passo;
- Escolha que plataforma você usará para emitir as notas fiscais. Pode ser uma própria da prefeitura, o Portal de Gestão NFS-e ou um ERP, por exemplo;
- Comece a emitir notas fiscais com cuidado no preenchimento seguindo as orientações da natureza da operação;
- Automatize a emissão e envio de notas fiscais com o uso de um ERP, que vou te ensinar a usar no próximo tópico.
Forma automatizada e rápida
A forma mais rápida de gerar um DANFE e emitir uma NFE é através de um ERP, também conhecido como sistema integrado de gestão, um tipo de plataforma usado para administrar toda a sua empresa a partir de uma tela só.
Para mostrar para você como é fácil, vou trazer um passo a passo em texto e outro em vídeo para gerar o DANFE no Nomus, o ERP Industrial (sistema integrado de gestão especializado em indústrias).
Confira:
- Acesse a página de login do ERP;
- Entre no sistema usando conta e senha;
- Acesse a tela “Documento de saída” ou a tela “Documento de entrada”;
- Selecione tipo de nota fiscal referente à operação e use o submenu “Gerar NF-e”;
- Após clicar nesse submenu, aguarde a comunicação do sistema com a SEFAZ;
- Pronto, se a SEFAZ autorizar sua nota fiscal, o status do documento será alterado para “Autorizada”.
Não precisa inserir dado algum, pois o DANFE será preenchido automaticamente a partir das suas operações. Veja melhor em vídeo:
Aprenda mais sobre gestão fiscal
O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é apenas um dos diferentes documentos e conceitos importantes para a gestão fiscal de uma empresa. Você precisa estudar todos eles se quiser ter mais controle sobre as operações da sua indústria.
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