Descubra 5 motivos para investir na gestão da informação no seu empreendimento
Atualizado em 29/07/22 - Escrito por Zenira Fiquene na(s) categoria(s): Processos e Organização
Os benefícios que a tecnologia trouxe para a sociedade são inquestionáveis. Contudo, é natural que gestores ainda não confiem, a princípio, nessa ferramenta como principal meio para melhorias na sua empresa. Muitos empresários mostram certo receio quanto ao retorno em investimentos desse tipo e acabam descartando a ideia por acreditar que o “custo” é alto, tendo como maior obstáculo a crença de que essa tecnologia é um excesso, um luxo para a empresa. As aspas em custos são para frisar que os valores dispendidos em tecnologia não devem ser encarados como custos e sim como investimentos.
Em um primeiro plano, o empreendedor possui diversas opções de softwares, que podem ser produtos prontos ou elaborados especialmente para ele. Caso o interesse seja por um sistema customizado ou desenvolvido sob medida, o empresário possui diversas empresas para auxiliá-lo nesse assunto, e é neste ponto em que as empresas juniores, como a Fluxo Consultoria, se destacam, apresentando projetos com qualidade e preços abaixo dos praticados pelo mercado sênior. Caso a demanda seja por um software de mercado, empresas como a Nomus podem ajuda-lo com um sistema já desenvolvido seguindo conceitos teóricos e boas práticas de mercado.
O objetivo deste artigo é ilustrar que você não deve mais usar caderninhos e diversas planilhas para controlar o seu empreendimento, já que usar um software de gestão adequado traz inúmeras vantagens para o seu negócio. Vamos aos motivos:
1. Reduza custos operacionais e melhore o controle financeiro
Empreendedores de diversos setores reconhecem a dificuldade de calcular indicadores como o Custo de Aquisição de Clientes (CAC) e consequentemente o ROI (Return on Investment, ou retorno sobre o investimento em português) do Departamento de Marketing. Se nas grandes empresas, referências em controle de dados, descobrir o índice de fidelização é quase impossível, nas pequenas indústrias, a engenharia de custos é o novo gargalo.
Com um software personalizado, além de acompanhar os custos de produção e impacto da manutenção, não há a necessidade de alocar uma equipe para realizar tarefas manuais e repetitivas, que desvalorizam o tempo de trabalho e minimizam sua força produtiva. Isso põe um fim a gastos com processos frequentes como, por exemplo, a recontagem de itens no estoque. Além disso, um software adequado permite o registro e o monitoramento periódico, de forma eficaz e rápida, de todos os dados financeiros do seu empreendimento. Dessa forma, além de pequenas ineficiências operacionais e retrabalho, é possível controlar a alavancagem da dívida e realizar alterações no planejamento orçamentário da sua empresa.
Para você entender melhor essas questões relacionadas à gestão financeira e de custos, eu recomendo a leitura complementar dos artigos 4 ações fundamentais para o controle financeiro de uma fábrica, você sabe o que são custos fixos, variáveis, diretos e indiretos? e 3 etapas para entender o papel do PCP e da engenharia no cálculo dos custos de produção.
2. Tenha mais eficiência para sua empresa
O uso de um software de gestão garante a produção mais enxuta, pois os desperdícios podem ser rapidamente mapeados e corrigidos. No entanto, é válido destacar que um programa adequado permite a comunicação veloz entre setores, otimizando tempo e consequentemente aumentando a produtividade.
Assim, após a extinção de planilhas sem gestão integrada, o fluxo de trabalho fica mais rápido, os setores mais independentes e os processos menos burocráticos. Com o ganho de eficiência, os funcionários que atuam em nível gerencial podem se dedicar à gestão de pessoas e ao controle de resultados, implementando até sistemas de remuneração variável.
Na planilha desenvolvida pela Nomus e disponibilizada pelo Blog Industrial é possível calcular o impacto da produtividade no lucro de uma indústria. Nunca é demais lembrar que produtividade e eficiência andam de mãos dadas. Há outros artigos muito interessantes no que diz respeito à eficiência de uma empresa, mais especificamente de uma indústria, como por exemplo, o como calcular e aumentar a eficiência do chão de fábrica com OEE na prática.
- Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada
3. Padronize os processos na sua companhia
A análise de desempenho e a gestão da qualidade dependem de processos modelados e padronizados. Quando deixamos tarefas extremamente operacionais a cargo da equipe, como compilação de dados de diferentes setores, é permitida, de forma não proposital, a possibilidade que cada funcionário realize suas atividades de modos diferentes. Isso pode ser extremamente caro para o seu negócio, pois, desse modo, os dados perdem o grau de precisão e confiabilidade, trazendo interpretações duvidosas e até mesmo errôneas.
Este é um problema grave para pequenas empresas, cujas bases de dados são menores e naturalmente mais suscetíveis à propagação de erro. Assim, o Planejamento e Controle de Produção (PCP) só ocorre se os processos forem conhecidos e seus resultados puderem ser acompanhados, como mostrado pelo Blog Industrial neste artigo que nos apresenta os 6 benefícios de se controlar um chão de fábrica com PCP.
Aliás, um dos benefícios de um sistema ERP industrial é justamente a padronização dos processos. Esta padronização também pode ser alcançada através da modelagem de processos de negócios e do mapeamento de processos.
4. Possua informações mais seguras e centralizadas
Processos realizados manualmente e de forma repetitiva aumentam a probabilidade de erros e conflitos entre as informações, como contabilizar um mesmo dado diversas vezes. Além disso, encontrar e corrigir esses erros gera mais trabalho e, consequentemente, desperdício de horas da sua equipe.
Além de eliminar o uso de inúmeras planilhas e papéis, o software proporciona a centralização de informações de uma empresa. Dessa maneira, fornece ao empreendedor uma visão geral do seu negócio, seja por meio de gráficos ou tabelas geradas pelo programa, ferramentas que auxiliam o empresário com a evolução do seu empreendimento.
Um software de gestão irá dar mais segurança inclusive pois permitirá controles de acesso, com diferentes níveis de permissão para cada pessoa – por exemplo, uma pessoa do financeiro não terá acesso a abrir uma ordem de produção ou uma pessoa do PCP não poderá agendar uma conta a pagar. Entenda como funciona a implantação de um ERP para uma indústria de manufatura para ver melhor a importância da segurança da informação.
Por fim, ainda neste tópico de segurança, por concentrar as informações em um banco de dados, ao invés de arquivos de planilhas, o sistema de gestão permite agendar rotinas de backup inclusive na nuvem e você não perderá as preciosas informações da sua empresa se perder seu pen drive ou se roubarem seu notebook.
5. Tenha uma base teórica para tomada de decisões
Como sua empresa lida com a previsão de demanda? Um software é capaz de emitir relatórios que estimam, de acordo com o histórico, suas futuras necessidades de capital e matéria-prima. De maneira facilitada, essas informações podem ser organizadas no formato mais conveniente para você, tornando a comparação e análise muito mais rápida, permitindo que você saiba o que, quando e quanto comprar na sua indústria com PCP e MRP.
Isso permite que até um gerente de outra área o ajude a traçar metas de acordo com o crescimento desejado para a sua empresa, e indicadores permitem acompanhar e determinar se o planejamento está sendo seguido. Com estes relatórios e com uma base teórica sólida, podem ser construídos planos de ação bem fundamentados, permitindo a criação e revisão do planejamento estratégico e o crescimento futuro.
Bônus: crie um ambiente de inovação
Além desses 5 benefícios, a gestão da informação garante que sua empresa desenvolva as demais vantagens competitivas. Ou seja, quando sua equipe está livre de tarefas puramente operacionais, seu tempo pode ser usado de maneira mais produtiva e vantajosa para a empresa.
Com mais tempo para empreender nos processos, seu time pode dar mais atenção aos seus clientes ou criar estratégias para atração e fidelização do público-alvo. Esta atenção extra a processos anteriormente deixados em segundo plano ajudará a criar um ambiente de inovação na sua empresa.
Ficou motivado? A hora de agir é agora
Por favor, não diga que este período de crise não permite investimentos, uma vez que investir em gestão na crise é fundamental para atravessa-la da melhor maneira: cortando os custos certos e se fortalecendo para o período de bonança que virá nos próximos anos. Você sabia que hoje em dia a gestão está cada vez mais acessível às micro e pequenas empresas?
Por isso, veja como escolher o software certo para a gestão da sua indústria e aja, seja contratando um fornecedor com uma solução de mercado como a Nomus, ou uma empresa que irá desenvolver um sistema sob medida para o seu negócio, como a Fluxo Consultoria
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