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Diagramas e fluxogramas: saiba como usar para simplificar processos de trabalho

Atualizado em 23/02/21 - Escrito por Alessandro Oliveri (Venngage) na(s) categoria(s): Processos e Organização

Os diagramas e fluxogramas são ótimas ferramentas para comunicar informações complexas de forma precisa e simples. Eles ajudam a visualizar, resumir, simplificar e servem para orientar todos que fazem parte de uma equipe, sendo ideais para tornar mais intuitivos e memoráveis os dados sobre processos de trabalho.

Eles podem ser aplicados a estratégias de marketing, mapas de jornada do cliente, estrutura organizacional, suporte e a qualquer processo importante para o seu negócio.

Os diagramas de processo são excelentes para analisar, otimizar e comunicar processos como os fluxos de decisão. Eles são usados para elevar a qualidade das atividades interdepartamentais, entre outras finalidades. Um exemplo de diagrama são os fluxogramas, que podem simplificar processos e tomadas de decisões, e são especialmente úteis durante mudanças ao longo de um projeto, por exemplo.

Para que servem os diagramas de processo?

As empresas são compostas por pessoas com bagagens, funções e responsabilidades variadas, mas que se relacionam e dependem umas das outras para alcançar objetivos. Os diagramas de processos são uma ferramenta capaz de tornar a compreensão dos processos um elemento comum entre todos os envolvidos em diversas equipes.

Eles dão subsídios que garantem que uma tarefa seja executada de maneira regular ao longo do tempo, mesmo com mudanças na equipe, ou que sejam facilmente adaptadas devido a ajustes em alguma meta, por exemplo. Além disso, promovem transparência e ajudam a fortalecer o alinhamento em uma organização.

Os diagramas de processo podem ser guias de alto nível, como um mapa mental. Também podem ser fluxogramas, como este passo a passo que ajuda um funcionário a realizar uma tarefa específica:

Os diagramas de processos podem desempenhar um papel na otimização e comunicação de qualquer processo interno, especialmente em casos complexos, que mudam com frequência ou envolvem várias pessoas. Alguns exemplos incluem:

Alinhar uma organização em novas direções estratégicas
Treinar funcionários em processos complexos para garantir conformidade e precisão
Integrar novos funcionários
Planejar fluxos de trabalho para novos projetos
Otimizar os fluxos de trabalho existentes e reduzir redundâncias

Os diagramas de processo também têm seu papel no aperfeiçoamento da comunicação externa e podem ser usados para fornecer uma visão geral de seus serviços a clientes em potencial, ajudar a orientar os clientes através de um sistema complexo e tornar as informações técnicas mais acessíveis para públicos não técnicos.

Fluxograma

Os fluxogramas permitem a visualização de um processo ou fluxo de trabalho em apenas uma imagem, reunindo informações complexas de maneira fácil de entender e lembrar. Veja este exemplo, que representa um processo de contratação:

Fluxogramas de processo de trabalho geralmente são criados com formas para representar etapas diferentes, que podem ser conectadas por linhas e retas. As cores também são um elemento de destaque nos fluxogramas e infográficos, e servem para hierarquizar e destacar informações.

Eles são ótimos para situações em que você precise simplificar e comunicar processos de trabalho. Nesses casos, usar apenas texto pode levar a confusão de papéis e responsabilidades, por exemplo. Ao usar modelos adequados de fluxograma visual, os processos são comunicados com clareza e se tornam envolventes, e por isso são um grande recurso para manter as equipes alinhadas em projetos complicados.

Um fluxograma também é útil em etapas do onboarding, ou processos de integração, de novos funcionários e os ajuda a entender os processos de trabalho. Setores de RH costumam usar fluxogramas em seu trabalho para comunicar as políticas e processos da empresa dentro da organização.

Os fluxogramas para processos de RH funcionam para todos os tipos de profissionais, como colaboradores que procuram simplificar os processos internos, consultores gerenciando o fluxo de trabalho de clientes, empreendedores começando novos negócios e proprietários de pequenas empresas gerenciando o progresso de funcionários.

Mapas Mentais

Outro tipo de diagrama interessante para apoiar processos de trabalho são os mapas mentais, que são uma forma fácil de esclarecer e comunicar processos, ideias e projetos da empresa para vários departamentos. Eles são usados pelo setor de RH para deixar funcionários de diversos setores familiarizados com as atividades das outras equipes. Assim, com apenas uma imagem, diversas equipes ficam a par e conseguem consultar rapidamente qual setor é responsável por cada atividade, com um visual amigável e fácil de lembrar, como este abaixo:

Fluxogramas de estrutura organizacional

Os organogramas são outro tipo de fluxograma, e são úteis para incluir nos manuais de funcionário e para apresentar a estrutura da empresa às diversas equipes. Isso faz com que elas se comuniquem melhor e saibam quem é o responsável por cada atividade na empresa. Uma dica é incluir ícones com os contatos de peças-chave de cada equipe.

Um organograma corporativo é outro uso clássico de um fluxograma. Os organogramas são úteis para incluir nos manuais dos funcionários ou materiais de integração para garantir que os novos contratados entendam a estrutura da empresa. No caso de estruturas maiores, é interessante usar cores diferentes para cada departamento, como no exemplo abaixo.

Jobs aids

Uma boa aplicação para os recursos visuais é a criação de job aids, que servem para melhorar o desempenho das equipes através de instruções simples e curtas, que geralmente não ultrapassam uma página. Apesar de concisos e ainda subutilizados, eles são eficazes para reforçar o treinamento ou adicionar informações complementares aos processos de onboarding.

Também conhecidos como folhas de consulta e impulsionadores de memória, eles ajudam a evitar erros na realização de tarefas e dão autonomia e segurança aos funcionários, além de auxiliar na adaptação a mudanças. Uma pesquisa do Peregrine Performance Group descobriu que o desempenho dos funcionários aumentou 50% quando um treinamento foi reduzido de uma semana para um dia, e um job aid de oito páginas foi disponibilizado aos participantes.

Para conseguir jobs aids excelentes, faça com que sejam:

Simples – para que todos possam entender
Relevantes – para evitar ruído e banalização do recurso
Facilmente aplicáveis às atividades
Prefira frases e palavras curtas
Deixe espaço em branco para um visual agradável
Use cores diferentes para contrastar opções

Existem diversos modelos e finalidades para os job aids, como os passo a passo, checklist, guia de referência, de fluxograma e tabela de decisão

Para criar um job aid eficaz, tenha um resultado em mente antes de começar. Isso vai ajudar a comunicar a mensagem certa e escolher o formato ideal, que depende da tarefa em questão. A ideia é um passo a passo simples ou auxiliar na tomada de decisões? Ele é voltado a executivos, estagiários ou para uso geral?

Os jobs aids de passo a passo são ótimos para dar direções e informações em sequência. Os de fluxograma ajudam a tomar decisões e a concluir tarefas. Eles demandam várias decisões do tipo “sim”ou “não”, que devem ser tomadas em sequência. Veja este exemplo com instruções em retângulos verdes, as resposta em círculos pretos e os pontos de “chamada encerrada”, em retângulos laranja.

Começando com os diagramas de processo

Resumir um processo, dividi-lo em etapas claras e concisas e representar tudo em uma imagem pode ser uma tarefa complexa. Os recursos visuais existem para ajudar nessa tarefa, embora criar um diagrama seja desafiador, especialmente se você não conta com um designer experiente nesse tipo de recurso. Às vezes o resultado é um visual que não vai ajudar muito a tornar as coisas mais claras e interessantes. Como este abaixo:

Felizmente hoje temos inúmeras ferramentas disponíveis para criar fluxogramas, infográficos, mapas mentais e diversos outros tipos de diagramas. Nesse caso, você ainda tem que focar seus esforços em questões estratégicas. Os fluxogramas precisam ser planejados, por isso comece pensando quantas etapas ele vai ter e o quão complexo vai ser.

Veja também: Diagrama de Ishikawa: o que é, como funciona e como fazer

Mapeando processos: melhores práticas e dicas de design

O primeiro passo será planejar o seu fluxograma antes de começar a projetar. O que ele vai representar? Começar com um esboço nesse formato garante que o restante do processo de design ocorra sem dificuldades.

Depois, basta escolher um template e inserir datas, eventos, pessoas, departamentos e o que mais fizer parte do que você quer comunicar. Além de escolher modelos, você pode usar diferentes tipos de linhas, formas, fontes, tamanhos e cores para personalizar o design de seu fluxograma.

Envolva a sua equipe com um layout criativo

As setas são um elemento que podem dar movimento e um toque mais divertido aos seus recursos visuais.

Você pode usar zigue-zagues, curvas ou linhas fluídas ao longo das seções.

Usar elementos de design gráfico para brincar com diferentes formas e tamanhos de setas também pode resultar em um fluxograma muito mais interessante.

Experimente personalizar cores, fontes e ícones para deixar o seu um design mais atrativo.

Reúna informações e escolha um tipo de diagrama

Antes de começar a projetar o material que vai ser apresentado, pense sobre o que você deseja mostrar e quais informações quer comunicar. Você quer:

Especificar pessoas responsáveis por tarefas específicas?
Fornecer uma visão geral de um processo para um novo funcionário?
Comunicar a duração de cada etapa de um processo?
Ajudar uma equipe a concluir uma tarefa?

Consistência e simplicidade

Use estilos, tamanhos e formas consistentes. Isso torna a aparência simples e profissional
Mantenha no diagrama apenas o que for importante
Mantenha as formas alinhadas umas com as outras
Usar espaçamento consistente

Cores e ícones

As cores não são apenas ornamento, elas comunicam, enfatizam e tornam a leitura mais fácil. Nos diagramas de processo, que devem ser compreendidos à primeira vista, as cores são ainda mais importantes.

Use cores e ícones para destacar pontos importantes
Use cores contrastantes para diferenciar os fluxos
Adicione ícones para esclarecer ou enfatizar etapas e tornar o design mais atrativo

Bordas e formas

Use bordas e formas para aumentar a clareza da informação
As formas ajudam a organizar o conteúdo e dar estabilidade à visualização

Etiquetas e legendas

Se você usar algum símbolo que não seja padrão, universal ou autoexplicativo, lembre de adicionar legendas ou incluir etiquetas para ajudar seus leitores. Mesmo que seja possível entender pelo contexto, o seu material será mais útil e amigável se qualquer ícone que possa gerar dúvidas for esclarecido.

Coloque em prática

Os tipos de diagramas e suas possibilidades de uso são extremamente variados, e a forma com que vão ser usados depende apenas da nossa criatividade. Como eles servem para todos os tipos de processos de trabalho, e você já sabe quais são os principais tipos e como cada um pode ajudar a sua equipe, que tal colocar em prática e começar a criar os seus?