8 Diferenças entre gestão por planilha e por ERP
Atualizado em 27/08/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): ERP
Há 8 diferenças fundamentais entre fazer a gestão da sua empresa usando uma planilha e usando um ERP. Na verdade, há um abismo de distância em resultados e controle, mas quero apresentar para você apenas os principais – até porque precisam caber em um texto só.
O momento de decisão de evoluir sua forma de gerir a empresa é crucial. Não pode ser feito da noite para o dia, mas a cada segundo que passa, você desperdiça mais recursos e sua indústria rende menos.
Não há razão para se desesperar, no entanto. Se você não conhece ainda as vantagens de planilhas e de ERPs, as diferenças entre os dois, e como tomar sua decisão, tome seu tempo para ler bem o artigo abaixo. Tenho sugestões de planilhas grátis e de bons sistemas de gestão para você.
Índice do artigo
O que é um ERP? Como funciona?
ERP, sigla para Enterprise Resource Planning, um sistema de gestão empresarial que integra as áreas de uma empresa. Através desse tipo de ferramenta, é possível gerir os seus diferentes departamentos enquanto os dados e processos estão conectados.
Por exemplo, a integração compra x estoque x produção x venda. Ao fechar uma venda com um cliente, automaticamente emite-se uma ordem de produção que, quando começar, dará baixa da matéria-prima no estoque. O setor de compras ficará ciente e poderá planejar a reposição desse material.
O nível de automatização de processos e integração entre departamentos, assim como a gama de funcionalidades, depende do fornecedor de ERP. Alguns oferecem sistemas simples, outros mais robustos. Há ERPs especialistas em certas áreas do mercado e outros mais generalistas.
A fim de ilustração, veja um vídeo de como funcionam os painéis (dashboards) do Nomus ERP Industrial:
ERP Especialista x ERP Generalista: Diferenças para a gestão de planilha
Existem ERPs com funcionalidades generalistas – que servem para qualquer tipo de empresa, com recursos básicos compartilhadas por todos. Também existem os ERPs desenvolvidos especialmente para certos tipos de empresa. É um daqueles casos onde “se serve para todos, não serve para ninguém”.
Acontece que por esses ERPs generalistas pensarem em todas empresas, vão despontar em funções básicas, mas não vão oferecer os recursos que cada mercado em específico necessita. Um e-commerce de arte e uma fábrica de aço enfrentam obstáculos diferentes, dificilmente serão contemplados pelo mesmo sistema.
Desse modo, é contra-indicado que se use um ERP generalista. Ainda que o sistema em si seja melhor do que planilhas, como veremos adiante, será mais caro e demorado passar por um generalista e depois transferir seus dados para um especialista quando o primeiro não for mais satisfatório.
Se realmente você não possui recursos para começar a usar um ERP especialista, opte por planilhas e nós mesmos oferecemos algumas gratuitas aqui no blog. Clique aqui e confira.
No entanto, mais abaixo você verá uma opção de ERP enxuto e econômico para micro-indústrias que cabe em muitos bolsos pequenos.
Veja também: Planilha de controle de produção [GRÁTIS]
8 Diferenças entre gestão por planilha e por ERP
Abaixo eu te apresento 8 diferenças entre gestão por planilha e por ERP, mas saiba que a lista completa não acaba ali e que se eu fosse colocar todas elas o artigo ficaria enorme e você não terminaria de ler hoje.
Por isso, me foquei aquelas que considero as principais
Capacidade de Armazenamento e Processamento de Dados
Fazer o controle de produção de uma pequena padaria de bairro por uma planilha de Excel é completamente fácil e válido. Só que o volume de operações, dados e itens a serem armazenados e processados por uma panificadora é muito maior.
Planilhas possuem limitações, pois o arquivo vai ficando cada vez mais pesado e também de difícil processamento, navegação e consulta. Um ERP, principalmente hospedado em nuvem, é capaz de pegar todos os dados divididos nas suas planilhas e integrá-los, ainda mantendo a leveza e facilidade de navegação.
Integração de Dados e Relatórios
O ERP apresenta módulos e telas diferentes para cada uma das áreas da sua empresas, mas todas essas informações estão conectadas. É possível emitir relatórios cruzados, automatizar a troca de informações, e otimizar processos no geral.
Se você ficar usando planilhas, provavelmente terá uma para cada área da empresa. A integração desses dados terá que ser feita manualmente. Sim, é possível ter uma planilha que cubra todas as áreas, mas ela provavelmente será pesada e de difícil uso – e com funcionalidades limitadas.
Desenvolvimento e Funcionalidades: diferença chave entre gestão por planilha e gestão por ERP
A planilha é uma ferramenta estagnada que precisa ser repensada em seus mínimos detalhes toda vez que você precisar de uma nova funcionalidade.
Pesquisar fórmulas, ver onde a coluna será inserida, que campos não podem ser alterados para não quebrar a planilha toda – e cada vez fica mais complexo de se fazer ou caro de se contratar alguém para fazer. Não estar refém de um único profissional é uma grande diferença entre gestão por planilha e gestão por ERP.
O ERP também precisa de bastante trabalho para evoluir, a diferença é que esse fardo não é seu e sim dos desenvolvedores que farão as mudanças em menos tempo e provavelmente antes mesmo de você pedir, já que trabalham constantemente em evolução.
Empresas como a Nomus, fornecedora do ERP Industrial, possuem até um Roadmap público que mostra as principais funcionalidades que serão lançadas em breve.
Proteção de Dados contra Mal Uso e Ataques
Errar digitação em uma planilha ou apagar uma fórmula por acidente pode ter resultados desastrosos da mesma forma que o vento do bater de asas de uma borboleta no Brasil pode virar um furacão no outro lado do mundo. Você não quer um furacão na sua fábrica.
ERPs estão menos suscetíveis a erros humanos e, quando eles acontecem, as consequências também são bem mais brandas. Não se acaba com a estrutura toda do sistema por conta de um colaborador distraído que colocou uma vírgula errada em um campo de preenchimentos.
Essa segurança de dados vale também para ataques hackers. Acessar a sua planilha é muito simples para qualquer mal intencionado. Ele só precisa acessar seu computador ou conta de e-mail, pronto, e essa parte é fácil. Diferente de um ERP, principalmente os hospedados em nuvem, que estão sob diversas camadas de proteção anti-hackers.
Acessibilidade é uma grande diferença entre gestão por planilha e gestão por ERP
As planilhas operam de forma individualizada e dependem de você fazer a troca de dados entre os departamentos. Caso você use uma master-planilha para todas as áreas, além de limitada em funcionamentos e processamento de dados, estará suscetível a confusão e erros quando todas suas equipes estiverem acessando ao mesmo tempo.
Um ERP possui telas separadas para cada departamento, você pode limitar os recursos e acessos de cada colaborador. O controle desse tipo de sistema permite dizer que usuários podem visualizar, editar ou executar cada campo e operação, além de manter um histórico dessas ações.
Da mesma forma, a planilha está limitada em acesso aos computadores da empresa. Um ERP pode ser acessado pelo celular e estar integrado a sistemas como MES que fazem apontamento diretamente no chão de fábrica (leia sobre integração ERP e MES). É uma diferença entre gestão por planilha e gestão por ERP crucial.
Disponibilidade e Capacidade de Suporte
As planilhas dificilmente apresentam suporte de uso. Se elas forem gratuitas, as empresas fornecedoras com certeza não conseguirão dar muita ajuda. Se forem desenvolvidas sob encomenda, você está suscetível à disponibilidade de um indivíduo ou outro, e isso para cada planilha sua.
Agora, um ERP possui uma equipe de suporte pronta e treinada para atender você desde a implantação do sistema a qualquer insegurança ou irregularidade no seu uso. Um bom fornecedor de ERP ainda colocará colaboradores que sabem falar a língua da sua empresa e conhecem jargões e necessidades do setor.
Integração com Outros Sistemas
É possível integrar ERPs com outros sistemas de gestão de uma empresa. Isso é, sistemas de cobrança, contas bancárias, plataformas de e-commerce, e muito mais. Claro, há limites nessa integração conforme o fornecedor – mas nenhuma plataforma minimamente funcional vai ser tão limitada quanto a planilha de Excel.
Confira exemplos de integração entre sistemas com ERP na página oficial do Ecossistema Nomus.
Confiabilidade de dados para tomada de decisão na gestão por planilha x por ERP
Tomar decisões na sua indústria com base em dados imprecisos levará sua gestão ao declínio eventualmente como consequência da sucessão de erros. As planilhas eletrônicas já trazem bem mais estabilidade e seriedade para a gestão com base em dados do que o papel e a caneta, mas dá para avançar muitos passos com um ERP.
Através de um sistema integrado da gestão voltado para a sua área, como um ERP Industrial, você tem mais precisão na leitura e gestão de dados. O cruzamento de informações entre áreas, a automatização de cálculos e os relatórios dinâmicos mudam a realidade da sua empresa. Deixe de tomar decisões às cegas: enxergue melhor o que acontece na sua indústria com o uso de um ERP.
Demonstração de uso de um ERP
O uso de um ERP especialista em indústrias é capaz de dobrar seu faturamento em apenas de um ano, como mostra o caso de sucesso da fábrica Saipo Metais. Você definitivamente está desperdiçando muitos recursos enquanto não abandona sua planilha ou sistema defasado.
Um ERP Industrial é desenvolvido com foco 100% em funcionalidades para indústrias. Compra, venda, produção, chão de fábrica, romaneio – todos os departamentos de uma empresa dependem de recursos específicos para fábricas. E o Nomus ERP Industrial traz esses recursos.
Mostrar é melhor do que falar, então, assista a uma demonstração gratuita:
Catálogo de planilhas e ferramentas gratuitas
Se você deseja permanecer usando planilhas e ferramentas similares por enquanto, devido a falta de recursos como dinheiro ou estar indeciso sobre ERPs, ainda posso te ajudar.
Eu trouxe uma coletânea enorme de planilhas e ferramentas digitais que ajudam na gestão e organização de uma indústria.
São diversas planilhas, checklists e canvas de negócios para que você possa evoluir a administração da empresa. Tem também eBooks e outras ferramentas para aspectos não contemplados por um ERP, como Business Model Canvas e checklist de escolha de nome de produto.
Confira:
ERP para indústrias que cabe no seu bolso
Um dos maiores receios na hora de contratar um ERP são os custos envolvidos. Assinatura, treinamento, implantação e demora para entrega de resultados. Só que a verdade é que há sim uma grande oportunidade de contratar um bom sistema por um preço que se adapta à realidade da sua indústria.
O Nomus ERP Industrial é um sistema de gestão integrada para indústrias com planos para todos os tamanhos. A implantação em si possui o melhor custo benefício do mercado, segundo os próprios clientes (os casos de sucesso que o digam), e acontece no seu ritmo.
Por isso, convido você a conhecer o Nomus ERP Industrial e depois falar com nossos especialistas em indústrias para fazer um diagnóstico da sua empresa. Você verá na prática a real diferença entre gestão por planilha e gestão por ERP.
Assista a uma demonstração grátis:
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