Emissão de NFe: 5 passos para emitir notas fiscais eletrônicas e manter-se em regularidade com o Fisco
Atualizado em 22/08/24 - Escrito por Equipe Nomus na(s) categoria(s): Custos e Finanças
Toda empresa que opera devidamente no mercado emite notas fiscais de serviços ou de produtos. Mas a sua empresa faz a correta emissão de NFe? Se a resposta for “não”, saiba que você pode enfrentar sérios problemas com os órgãos de fiscalização.
As notas fiscais são documentos que toda empresa é obrigada a emitir toda vez que ela realiza alguma transação comercial. Se uma mercadoria é vendida ou um serviço é prestado, é imprescindível emitir a nota fiscal relativa à venda em questão.
Essa é uma forma de legitimar a compra e venda e ainda comprovar o devido recolhimento dos tributos que incidem sobre cada operação, como o ICMS.
A versão eletrônica das notas fiscais foi desenvolvida com o objetivo de otimizar a emissão, a gestão e a fiscalização desses documentos.
Tendo em vista sua importância para a regularidade de qualquer modelo de negócio, elaboramos um passo a passo de como fazer a emissão de NFe:
- Passo 1 – Solicite o credenciamento da sua empresa junto à SEFAZ;
- Passo 2 – Adquira um certificado digital;
- Passo 3 – Acesse o sistema emissor e preenche a nota fiscal;
- Passo 4 – Finalize a emissão da NFe;
- Passo 5 – Faça o envio da nota fiscal para o seu cliente.
Por isso, convidamos você a continuar a leitura deste conteúdo e esclarecer de uma vez por todas as etapas necessárias para emitir esse documento e manter a sua empresa em dia com o Fisco.
Antes de começar a leitura de nosso passo a passo, que tal recordar algumas informações importantes sobre as notas fiscais? Então, dê uma olhada neste resumo esquemático com várias dicas:
Passo a passo: como fazer a emissão de NFe?
A emissão da NFe é bem mais simples do que você pode imaginar. Confira abaixo os passos básicos que você precisa seguir.
Passo 1 – Solicite o credenciamento da sua empresa junto à SEFAZ
O primeiro passo para emissão de NFe consiste em fazer a solicitação de credenciamento do seu CNPJ junto à Secretaria de Fazenda Estadual.
É somente a partir da autorização desse órgão público que você poderá emitir as notas fiscais eletrônicas.
Cada estado pode possuir regras específicas no que se refere à habilitação de empresas para a emissão de NFe. Portanto, procure a SEFAZ do seu estado e verifique como funciona esse procedimento e quais documentos você precisa apresentar.
Passo 2 – Adquira um certificado digital
O certificado digital funciona, basicamente, como uma carteira de identidade virtual. É ele que atesta a autenticidade de qualquer transação feita em ambiente online, garantindo a segurança e a veracidade dos dados e das informações trocadas.
As notas fiscais eletrônicas só podem ser emitidas perante um certificado digital. Algumas Secretarias de Fazenda possuem um sistema emissor de NFe próprio e já oferecem uma extensão para navegador que serve como certificado digital.
Há também a possibilidade de obter um certificado por conta própria. Para isso, é preciso fazer a solicitação em alguma Autoridade Certificadora.
Tem dúvidas sobre os procedimentos necessários para tirar um certificado digital? Não se preocupe, este infográfico traz as principais informações para você:
Passo 3 – Acesse o sistema emissor e preenche a nota fiscal
Neste terceiro passo para emissão de NFe, você deverá acessar o sistema emissor disponibilizado pela SEFAZ ou um sistema particular e preencher todos os dados referentes à referida transação comercial.
Na nota fiscal, é necessário que você informe, por exemplo:
- dados da empresa;
- dados do cliente;
- identificação da mercadoria;
- valor unitário e total;
- código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul);
- CEST (Código Especificador de Substituição Tributária);
- CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações);
- natureza da operação;
- base de cálculo do ICMS;
- valor total do ICMS.
Passo 4 – Finalize a emissão da NFe
Depois de preencher todos os campos da nota fiscal eletrônica, é necessário que você confira se está tudo correto e, após isso, finalize a emissão da NFe.
Finalizado esse processo, a NFe será enviada para a SEFAZ e depois de um tempo ficará disponível para consulta no portal da Receita Federal.
Você também deverá imprimir o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que acompanhará a mercadoria durante o transporte até o cliente.
Passo 5 – Faça o envio da nota fiscal para o seu cliente
É importante que você envie a nota fiscal para o cliente em formato XML. Além disso, faça o download desses documentos e mantenha-os organizados para caso a sua empresa seja alvo de alguma ação fiscal.
Vale lembrar que você precisa armazenar as notas fiscais por até cinco anos.
E aí? Viu como é simples fazer a emissão de NFe?
E todo esse processo pode ficar ainda mais fácil, descomplicado e ágil se você tiver um software dedicado a emissão e gestão desse tipo de documentos.
Por meio de um sistema especializado, você consegue automatizar o preenchimento e o envio das NFe e ainda mantê-las sempre organizadas
Dessa forma, com a automatização, evitam-se falhas e retrabalhos que podem custar caro para o seu negócio. Só assim você estaria certo de que o trabalho está sendo feito rapidamente, mas com mais assertividade e eficiência.
Dica: você sabe quais os impostos que recaem sobre uma nota fiscal de serviços? Este infográfico pode ajudar você a achar essa resposta:
Este post foi escrito pela equipe da Nfe.io, um sistema de emissão e controle de notas fiscais através de API NFe tarefas chatas e faz sua empresa ganhar tempo, performance e diminuir custos.
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