4 problemas em usar o Excel para gestão da sua fábrica ( E a alternativa para resolvê-los)
Atualizado em 2/02/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização
Usar o Excel para a gestão de uma pequena empresa é uma prática normal em todo o mundo. O problema é que essa prática possui riscos e eles aumentam junto com seu negócio. Ou seja, quanto maior a sua empresa, maiores são os riscos em usar o Excel para gestão.
Mas afinal, quais os perigos em usar o Excel para gestão em uma indústria?
Esse é justamente o foco desse artigo, vamos ver quais são os principais perigos em usar o Excel para gestão e também quais são as alternativas recomendadas. Vamos lá:
Perigos de usar Excel para gestão de uma fábrica
Apesar do Excel ser uma ferramenta poderosa e acessível a negócios que estão começando, ele pode ser perigoso para o futuro da sua empresa. Agora vou listar os principais perigos em usar o Excel para a gestão de uma fábrica:
1. Confiança nos dados
Na parte de confiança das informações nas planilhas do Excel é possível dividir em duas partes:
- Problemas no arquivo
- Problemas nas fórmulas
Problemas no arquivo do Excel
O primeiro ponto é que quando confiamos as informações da empresa em uma planilha Excel a informação pode ser perdida. Seja por um defeito no computador ou até um arquivo corrompido por mal funcionamento ou vírus.
Problemas nas fórmulas das planilhas
A segunda questão é que o Excel é um programa muito abrangente e não é especialista. Com isso, a sua planilha pode conter erros conceituais, desde cálculos de precificação até exigências fiscais, que podem gerar prejuízos para sua empresa.
Além disso, se várias pessoas usam a mesma planilha, há uma enorme chance de algo dar errado.
2. Fluxo de informações
Continuando na lista de perigos ao usar o Excel para gestão industrial, agora vamos ao fluxo de informações.
Conforme a empresa vai crescendo, o volume de dados também aumenta e com isso são necessárias muitas planilhas e todas elas lotadas de informação.
O problema é que planilhas assim, além do risco de perderem dados, são muito pesadas e deixam a máquina lenta, o que reduz a agilidade da sua equipe e consequentemente sua produtividade.
3. Análise de dados
A análise de dados é fundamental para a tomada de decisão de uma empresa. E quando falamos de uma indústria, ainda é mais complicado, já que precisamos analisar os dados de diversos setores, como por exemplo: produção, almoxarifado, vendas, qualidade etc.
Quando você tenta fazer essa análise por Excel, encontra muita dificuldade, já que tem que juntar dados de diversas planilhas diferentes, com versões diferentes e as vezes de colaboradores diferentes.
Isso dificulta o processo e leva ao erro, uma vez que sua equipe pode se perder entre os arquivos e gerar relatórios errados.
4. Integração entre as áreas da sua empresa
Para fechar a lista, reservo o maior problema de usar o Excel para gestão: não possuir integração entre as áreas da sua empresa.
Na gestão industrial é preciso administrar diversas áreas diferentes para que o negócio como um todo funcione corretamente. É preciso aplicar a gestão integrada.
O problema é que ao fazer isso usando planilhas de Excel sua indústria não consegue fazer com que uma área “fale” com a outra automaticamente.
Até existem modos de programar uma planilha para interagir com outra, mas deixa o processo lento e nem um pouco seguro.
- Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada
Se não devo usar Excel para gestão da minha fábrica, o que devo fazer?
O mais recomendado para uma indústria que pretende substituir as planilhas por algo mais robusto e seguro é a implantação de um software de gestão industrial.
Existem hoje no mercado diversas opções de sistemas feitos para gerenciar empresas e são capazes de auxiliar todas as áreas de uma empresa. Entre eles, a opção mais recomendada para uma indústria é o sistema ERP.
Veja também: Software para qualidade: como escolher o melhor para sua empresa
Um software ERP especializado é capaz de resolver todos os problemas que mencionei anteriormente, veja só:
Confiança nos dados
Um bom software ERP possui um banco de dados com backups que guardam suas informações de forma segura.
Além disso, o ERP possui parâmetros de segurança que impedem que usuários alterem as fórmulas ou preencham dados errados
Fluxo de informações
O software ERP é capaz de gerenciar um grande volume de informações de forma inteligente, sem travar ou diminuir a agilidade da sua equipe.
Análise de dados
Um bom software ERP é capaz de gerar gráficos e relatórios automaticamente e de forma confiável. Isso permite a tomada de decisão de forma rápida e correta.
Integração entre as áreas da empresa
Usando um software ERP sua empresa fica integrada e as diferentes áreas podem interagir de forma instantânea. Por exemplo, o seu comercial pode gerar um novo pedido, que irá chegar para a produção, que por sua vez poderá gerar um pedido ao estoque e assim adiante.
Benefícios de implantar um ERP
Além de resolver estes problemas, um software ERP traz muitos outros benefícios para uma fábrica, como por exemplo:
- Aumento da produtividade máquinas e colaboradores
- Redução de custos
- Redução de erros e segurança de dados
- Padronização dos processos da indústria
- Redução do ciclo de vendas
Recomendo que leia o texto Sistema ERP industrial: o que é, para que serve para entender melhor como funciona um sistema destes e quais são as vantagens para sua fábrica.
Veja também: Saiba como administrar seu pequeno negócio em 10 passos
O que fazer agora?
Como vimos, o Excel tem seu papel e ajuda bastante uma empresa que ainda é muito pequena. Entretanto, ele possui problemas que se tornam cada vez maiores conforme a empresa cresce.
O ideal é que substitua o Excel o quanto antes por uma solução como um software ERP, que será mais seguro e vantajoso para a sua indústria.
Mas atenção, tome cuidado ao escolher seu ERP.
Atualmente existem centenas de softwares para gerenciar empresas disponíveis no mercado, como escolher o melhor para sua indústria?
Uma dica rápida que posso dar é que de forma alguma pesquise seu ERP apenas pelo preço.
Hoje existem softwares que se consideram ERPs mas na verdade não são capazes de atender boa parte das necessidades das indústrias brasileiras.
Por isso, recomendo fortemente que leia o texto: Como encontrar o sistema ERP certo para sua indústria
Solução projetada para indústrias
Se você gerencia uma indústria, recomendo que conheça também o Nomus ERP Industrial, que é o software de gestão ERP projetado pelos engenheiros de produção da Nomus.
Demonstração prática do Nomus ERP Industrial
Ele foi projetado pensando nas peculiaridades da indústria brasileira e é capaz de gerenciar toda a produção, além de entregar exigências do governo, como o Bloco K.
Fique a vontade para entrar em contato caso precise de ajuda em sua busca.
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