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Folha de Pagamento: o que é, para que serve e como emitir grátis

Atualizado em 27/12/23 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Recursos Humanos

Folha de pagamento é um documento de emissão legalmente obrigatória e que serve como demonstrativo de pagamento tanto para o empregado quanto para o empregador. Ela comprova que obrigações foram cumpridas, assim como valores devidos e pagos referente a salário, benefícios, descontos etc.

Você pode encontrar a folha de pagamento com outros nomes, como holerite, demonstrativo de pagamento e contracheque. Independente da terminologia, serve sempre para a mesma função que eu disse acima, que é registrar o salário de um trabalhador e servir de prestação de contas por parte da empresa.

Através desse documento, comprova-se o cumprimento legal de obrigações trabalhistas, o colaborador pode usar para adquirir financiamentos e comprovar renda, entre outras utilidades. É por isso que é tão importante seguir o que a legislação diz sobre o preenchimento com informações.

Entenda melhor abaixo e faça uma boa leitura!

Confira os tópicos:

O que é folha de pagamento?
Como preencher a folha de pagamento, quais os dados exigidos e exemplo
Descontos do Demonstrativo de Pagamento
eSocial: o que é e como usar? (Plataforma grátis)
Desoneração do holerite
Como calcular a folha de pagamento
Saiba mais sobre obrigações trabalhistas na indústria

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é o documento que possui todas as informações sobre a remuneração de um funcionário e de emissão obrigatória. Ela é descrita no Decreto 3048/1999, mas não possui um modelo de formatação oficial, apenas as informações são definidas.

Também conhecida como holerite, contracheque ou folha de pagamento, ela deve conter os dados determinados pelo decreto que citei, tais como salário bruto, benefícios e descontos obrigatórios.

Veja o que a lei fala sobre as obrigações da empresa a respeito da emissão e preenchimento holerite:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

        I – preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

        II – lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

        III – prestar ao Instituto Nacional do Seguro Social e à Secretaria da Receita Federal todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de interesse dos mesmos, na forma por eles estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização;
        IV – informar mensalmente ao Instituto Nacional do Seguro Social, por intermédio da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma por ele estabelecida, dados cadastrais, todos os fatos geradores de contribuição previdenciária e outras informações de interesse daquele Instituto;
…
    § 9º A folha de pagamento de que trata o inciso I do caput, elaborada mensalmente, de forma coletiva por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização, deverá:
I – discriminar o nome dos segurados, indicando cargo, função ou serviço prestado;
II – agrupar os segurados por categoria, assim entendido: segurado empregado, trabalhador avulso, contribuinte individual; (Redação dada pelo Decreto nº 3.265, de 1999)
III – destacar o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;
IV – destacar as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos legais; e
V – indicar o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

A partir dessa definição e desses trechos legais, prosseguimos para uma informação atual adaptada ao mundo digitalizado. Desde 2018, o uso do eSocial, plataforma digital de contracheque e outras obrigações trabalhistas, se tornou obrigatória. Isso foi estabelecido a partir do Decreto nº 8.373, que visou simplificar processos, otimizar o tempo e diminuir burocracia, falhas e erros tributários.

Como preencher o demonstrativo de pagamento, quais os dados exigidos e exemplo

Há diversos dados a serem preenchidos na folha de pagamento e todos eles têm caráter obrigatório, desde que sejam aplicáveis. Isso é, salário bruto estará presente em todos os casos, mas há auxílios que não são oferecidos por todas as empresas. Logo, devem ser informados se e somente se a empresa fornecer aos colaboradores.

No entanto, a formatação e diagramação do holerite não são padronizadas. Cada empresa pode oferecer a sua, inclusive algumas usam extratos bancários. Vou te ensinar a preencher uma a partir de um modelo que estamos desenvolvendo com base no usado aqui na Nomus e no exemplo de um vídeo que traremos mais à frente.

Planilha de Folha de pagamento em Excel

Baixe o modelo que a equipe da Nomus preparou para ter uma base na hora de montar a sua folha de pagamento, confira:

Baixar modelo Folha de pagamento Excel

Descontos da Folha de Pagamento

A folha de pagamento deve descrever todos os descontos feitos no salário do colaborador. É dessa forma que se mostra e comprova que qualquer valor retirado do salário bruto tem uma origem devidamente justificada.

Entre os descontos possíveis do contracheque estão:

Contribuição do INSS;
Recolhimento do IRRF;
Contribuição Sindical;
Parte do vale transporte;
Parte dos vales refeição/alimentação;
Atrasos e faltas;
Adiantamento salarial;
Pensão alimentícia;
Coparticipação em assistência médica, assistência odontológica e em benefícios como passes de academia.

eSocial: o que é e como usar? (Plataforma grátis)

O eSocial é a plataforma digital do governo de uso obrigatório para preencher e emitir holerite, assim como cumprir com outras obrigações trabalhistas. Esse sistema padroniza e otimiza as operações de gestão de colaboradores e substitui diversas papeladas por uma opção unificada, centralizada e otimizada.

O nome completo da plataforma é Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Ela faz parte do SPED e seu uso é obrigatório para qualquer empregador, inclusive pessoas físicas que contratam empregados domésticos.

As instruções de uso e mais informações importantes podem ser encontrada neste artigo dedicado.

Desoneração do holerite

Desoneração da folha de pagamento se refere a, na verdade, uma segunda opção para as empresas de forma de contribuição com o INSS. Esse benefício é oferecido pelas leis 12.546/2011 e 13.161/2015 com a intenção de reduzir a carga tributária paga.

Até 2011, só era possível fazer a tributação sobre o demonstrativo de pagamento, o método convencional, pagando 20% sobre o valor das remunerações.

Chegamos em 2015 e aparece a segunda opção: contribuir com um percentual que pode ser de 1% a 4,5%, conforme o setor, sobre a receita bruta. Com a contribuição sobre a receita bruta, a desoneração, o valor é recolhido através do DARF a partir do imposto CPRB (Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta).

Como calcular a folha de pagamento

O cálculo da folha de pagamento, à mão, não é recomendado. Vou compartilhar com você um vídeo que ensina direitinho através de exemplos, incluindo salário bruto, FGTS e outros valores. No entanto, aconselho você a usar sistemas que ajudem nessa folha, como o próprio eSocial do governo, que expliquei acima.

Saiba mais sobre obrigações trabalhistas na indústria

A folha de pagamento, também conhecida como holerite, é apenas uma das obrigações trabalhistas a serem cumpridas pela indústria. Você precisa ter bons funcionários dedicados ao setor de recursos humanos, dominar as ferramentas e conhecimentos, aderir às normas de segurança do trabalho, etc. E eu te conto como se manter em dia com essas informações.

Neste blog, eu e meus colegas publicamos recorrentemente artigos a respeito de todos os setores da indústria. Recursos humanos, processos de produção, estratégias administrativas, logística, estoque e até marketing.

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