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Gerenciamento de projetos: 3 dicas para um planejamento de sucesso

Atualizado em 3/09/24 - Escrito por Autor Convidado na(s) categoria(s): Processos e Organização

Você sabe porque o gerenciamento de projetos é essencial para o sucesso de uma empresa? Um projeto é um esforço direcionado e temporário usado para criar algum resultado. 

Se o esforço não for gerido do jeito correto o resultado pretendido pode não ser alcançado! É por isso que no gerenciamento de projetos você precisará montar um planejamento de sucesso para obter êxito.

Um planejamento bem sucedido está diretamente ligado às ferramentas que você utiliza, por isso, nesse artigo, vamos te dar 3 dicas matadoras para montar um planejamento de sucesso usando as ferramentas que vão facilitar muito o gerenciamento do seu projeto! 

3 dicas para um gerenciamento de projetos eficiente

Crie o escopo do projeto

Para montar um planejamento de sucesso, você precisa antes de tudo, definir qual problema precisa resolver ou então apontar o valor da solução que estará criando nesse projeto.

1. Defina o problema que o projeto resolve

No caso de um projeto de criação de software é necessário apontar ao que ele será destinado, podemos pensar, por exemplo, na criação de uma aplicativo de banco, para que os correntistas possam movimentar suas contas pelo celular.

Que problema esse aplicativo resolve e qual valor essa solução traz para a empresa e para os usuários? 

Esse aplicativo pode resolver o problema de agências bancárias superlotadas com clientes insatisfeitos. De uma forma simples, podemos concluir que o valor dessa solução está no fato de que os usuários terão maior comodidade e rapidez e a empresa, menor custo com atendimento presencial.

2. O que é necessário para realizar o projeto?

Após definir o problema a ser resolvido e apontar o valor da solução será necessário definir outros pontos do escopo, que irão servir como base para a criação do cronograma e plano de ação do projeto.

• Características da solução: podemos seguir o exemplo do aplicativo, quais serão as características dele? O que precisa conter?
• Equipes envolvidas: quais pessoas e equipes serão necessárias para trazer a tona essas características?
• Quais são as expectativas dos clientes: é importante listá-las e verificar a possibilidade de atendê-las.
• Quais as atividades a serem desempenhadas: em caso de um aplicativo, por exemplo, será necessário desenvolvimento do software, testes, validação com o cliente, treinamento, implantação, etc. 

Monte uma EAP

EAP é uma Estrutura Analítica de Projetos, ou Work Breakdown Structure – WBS em inglês, que vai ajudar a transformar o escopo de projeto em um plano detalhado de tudo que será realizado.

Todas as tarefas do projeto são dispostas graficamente em diferentes níveis, de forma que seja possível enxergar todas as etapas do projeto em apenas uma página.

Essa é uma ferramenta muito importante em projetos que irão trabalhar com diversos times, pois divide as tarefas em unidades menores, facilitando o gerenciamento e a gestão de tempo.

Além disso, a EAP facilita o processo de criar um cronograma, já que possui as tarefas bem detalhadas. Existem algumas possibilidades na hora de montar uma EAP:

• por entregas: em um projeto de software, pode considerar a entrega de cada funcionalidade do aplicativo;
• por pequenos projetos: é quando o projeto é composto por subprojetos que irão compor o todo;
• por fases: considerar as etapas do ciclo de vida do projeto.

Para montar a sua, você pode usar o modelo EAP de projetos gratuito, da Miro. Ele é personalizável e você ainda pode compartilhar com sua equipe, enviar por e-mail ou imprimir!

Defina os objetivos metas do projeto

Tudo que foi feito na etapa 1, do escopo do projeto, e na 2, irá ajudar a definir os próximos passos a partir de agora.

Antes de entrar na parte de execução é importante ter as metas e objetivos alinhados com todos os stakeholders do projeto, de forma que os envolvidos estejam na mesma página.

Para isso é necessário definir objetivos e metas do projeto.

Os objetivos são uma descrição qualitativa daquilo que se pretende alcançar.

As metas, por outro lado, devem ser mensuráveis.

Vamos analisar o exemplo da criação do software bancário:

• objetivo: melhorar a satisfação e atendimento ao cliente;
• meta: diminuir em 50% a lotação em agências bancárias em 12 meses.

Quando falamos de metas, é importante ressaltar que elas devem ser metas factíveis, que possam ser alcançadas pelo time envolvido no projeto.

Metas e resultados

O mais indicado, quando falamos de obter resultados ao longo do projeto é fazer esse controle por meio de um template para OKRs. 

O que é um modelo OKR?

OKR é uma sigla em inglês que significa Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados-chave).

Em um projeto, os objetivos são muito importantes por dois motivos:

• eles direcionam as ações dos times, de forma que todos sabem o que fazer;
• eles delimitam essas ações, sendo assim, todos os envolvidos sabem o que não devem fazer.

Esses objetivos devem ter metas/resultados relacionados que tem as seguintes funções:

• mostrar quais são as tarefas e como serão realizadas;
• mostrar se o objetivo está sendo alcançado.

Como mensurar o progresso de um projeto com o template OKR?

Para que você entenda, vamos voltar ao exemplo da criação do software bancário: o objetivo é melhorar a satisfação e atendimento ao cliente e todos os esforços estarão voltados a isso.

O resultado esperado que está relacionado a esse objetivo é que em 12 meses a lotação das agências bancárias diminua em 50%.

A ideia é que no modelo OKR você defina indicadores que possam medir esse progresso de forma que seja possível concentrar esforços caso algum indicador não seja atingido.

Nesse caso, o líder do projeto pode quebrar a meta de 50% em frações menores, transformando-as em marcos do projeto, por exemplo:

Nesse modelo OKR também podem estar explícitas as funcionalidades do aplicativo que serão entregues em cada marco do projeto. Sendo assim, será possível controlar progresso e tarefas.

Agora, acesse os modelos que apresentamos e leve o seu gerenciamento de projeto a outro patamar!

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