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Gerenciamento de projetos: a definição do escopo

Atualizado em 28/08/20 - Escrito por Eduardo Moura na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Processos e Organização

Durante a série de artigos produzidos sobre gerenciamento de projetos para o Blog Industrial Nomus, é sempre enfatizado que o objetivo é pensar esse tema de uma forma simples.

O que é escopo

O PMI, Project Management Institute, por meio de seu Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBok) tem servido como base para essa caminhada e nele podemos encontrar a seguinte definição:

“O gerenciamento do escopo do projeto inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto.”

É importante destacar o aspecto relacionado à definição e ao controle do que está e do que não está incluído no projeto.

Sabe aquela situação em que seu chefe chega até você, lhe passa uma tarefa, você começa a executar e no meio do caminho se depara com a dúvida: será que ele quer que eu faça isso também ou não? Na dúvida, para não ficar “devendo” nada, você faz aquele a mais, e quando vai entregar ele diz que não era necessário.

Essa efetivamente é a importância de saber exatamente o que será feito e o que não será feito pela equipe do projeto ou por você mesmo.

O PMI trata ainda de mais dois importantes conceitos sobre escopo: Escopo do Produto e Escopo do Projeto, sendo:

“Escopo do Produto: As características e funções que caracterizam um produto, serviço ou resultado”, e “Escopo do Projeto: O trabalho que deve ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas. O termo escopo do projeto às vezes é visto como incluindo o escopo do produto.”

Como nosso objetivo, que já está bastante claro, é simplificar esses conceitos e propor uma forma de entendimento a todos, vamos estruturar essa definição do escopo em três perguntas importantes, conforme a figura abaixo:

Antes de avançarmos, vale reforçar a importância da informação coletada dos requisitos do cliente. Com base nisso, iremos começar a estruturar nosso projeto.

1. O que será entregue

Nesse momento, é hora de envolver novamente a equipe e, com base na coleta de requisitos, discutir o que efetivamente está no escopo do projeto. O envolvimento do grupo é de suma importância nessa fase, pois permite que todos saiam dela alinhados e sem informações distorcidas.

Há um trecho do filme Alice no País das Maravilhas na qual ela se encontra em uma encruzilhada. Perguntando ao gato que caminho deve seguir, ele questiona para onde ela deseja ir, e diante da dúvida da personagem, ele então profere a frase mais importante: se você não sabe onde quer chegar, qualquer caminho serve.

Este é o ponto central aqui. Definir para onde queremos ir. Lembre-se: projeto é, antes de mais nada, uma ferramenta que viabiliza a mudança. É importante saber onde queremos chegar.

2. O que não será entregue

Vamos imaginar a seguinte situação na sua fábrica:

Você fecha uma venda de um equipamento especial. Senta com o cliente. Define todos os requisitos. Internamente, desenvolve todo o projeto e produz conforme as exigências e os custos estabelecidos.

O cliente vai até sua empresa para fazer a inspeção de qualidade e aprova o projeto. Tudo certo. Você tem a liberação para faturamento.

Então numa rápida conversa, você pergunta ao cliente:

Quando você vem retirar o equipamento?

O cliente surpreso, diz:

Mas a entrega é na minha fábrica.

Veja. Tudo perfeito. Mas você não deixou claro que o frete não faz parte do projeto.

Tudo aquilo que não vai ser tratado pelo projeto e que não será entregue ao cliente precisa ser especificado. Toda a atenção a esse ponto é de grande importância para o sucesso do seu projeto.

3. Como deve ser o contato com o cliente

Com base nas informações até aqui levantadas, discutidas e alinhadas entre a equipe de projetos e o cliente. Ressaltando que tudo deve ser alinhado e validado com o cliente. Há várias formas de fazer isso, mas, tudo que diz respeito ao que vai e não vai ser feito, deve ser validado com o cliente.

Faça uma ata de reunião, um documento, um protocolo, não importa como, mas formalize. Isso é fundamental para que no futuro você evite uma série de problemas.

4. Como o projeto vai ser entregue

A próxima etapa é definir o que vai ser feito para entregar ao cliente aquilo que ele espera. Esse é o primeiro passo dentro da estrutura de projetos, no qual você começa a transformar a ideia original, o sonho, em ação.

Aqui é importante utilizarmos a lógica de decomposição mesmo. E desde o produto final, ir “quebrando” em partes menores, até que essas partes sejam tarefas, ações.

Se você voltar a olhar para a figura, verá que a pergunta “como fazer?” está seguida de um quadrinho chamado EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Esse é um documento proposto pelo PMI e amplamente conhecido entre os Gerentes de Projetos, mas como queremos simplificar, imagine como uma decomposição do seu projeto. Você precisa começar aos poucos a ir “descendo” até chegar ao nível de ações gerenciáveis.

Pode parecer confuso, mas vamos tentar dar um exemplo dentro da realidade das industrias.

5. Construa uma EAP

Imagine que seu chefe veio até você e entregou um projeto que é de compra de uma máquina para a sua produção. De maneira simples, como ficará a EAP?

Esse é um exemplo bem simples, pois o objetivo não é o aprofundamento, mas o entendimento do conceito. Para realizar a compra da máquina, precisamos ter a especificação técnica, definir fornecedor, e para cada atividade dessas, ou grupo de atividades, vamos detalhando as ações que precisam ser realizadas.

Pense na elaboração de um plano de ação. Mas o mais importante: no plano de ação, as ações ficam soltas e não ficam claros os objetivos de cada uma. A partir de então, você começa a interligar e garantir que cada ação vai te levar de encontro ao resultado esperado.

Perceba que o projeto é cíclico

Temos abordado muito esse conceito, pois é de grande importância o entendimento de que essas definições podem durante o projeto sofrer alterações e pode ser que você tenha que voltar aqui, fazer ajustes no seu escopo, e por consequência, na sua EAP.

O mais importante é ter claro que isso tudo que está sendo construído é um sistema interligado, e que ações que demandam alteração no escopo irão afetar em outras áreas dos projetos.

Perceba que o resultado final da etapa anterior é utilizado como ponto de partida da etapa seguinte. O próximo artigo desse assunto vai tratar de qualidade.

Coloque em prática o conhecimento adquirido

O conhecimento adquirido por meio dessas séries de artigos não só pode, como deve ser utilizado, mesmo que pareça ainda incompleto. Nos seus projetos, comece a discutir a importância de envolver as pessoas, de coletar requisitos, de definir claramente o escopo incluído e não incluído e, ao criar seu plano de ação, construa sua EAP.

O mais importante é entender que o conceito de que a gestão de projetos não é uma ciência complexa, mas sim uma filosofia de pensar os negócios e deve ser utilizada exatamente para isso.