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Como gerenciar a produção de uma pequena empresa

Atualizado em 23/08/24 - Escrito por Equipe Nomus na(s) categoria(s): Produção

Gerenciar a produção é o ato de organizar e administrar as entradas de materiais, a transformação em produtos acabados e a saída desses produtos para o estoque ou para os clientes de forma eficaz.

Como aqui no Blog o nosso foco é na gestão industrial o gerenciamento da produção é mais importante ainda, já que a produção é o coração de toda fábrica.

Sabendo gerenciar a produção, a sua empresa consegue:

• Fabricar produtos com mais qualidade
• Entregar pedidos dentro do prazo
• Manter os estoques em níveis ideais

Essa combinação gera clientes fidelizados e mais satisfeitos, que resulta em mais faturamento e lucro para sua empresa.

Então vamos ao passo a passo para você aprender a gerenciar a produção da sua empresa:

O que é Processo de produção?

Começando pelo básico, um processo de produção é a transformação de entradas em saídas.

Abaixo irei detalhar mais cada um desses passos, vamos lá:

As entradas no processo de produção

As entradas na produção podem ser classificadas como todos os recursos que você precisa para produzir o seu produto.

Ou seja, a matéria prima ou produtos semiacabados entram aqui.

Alguns exemplos, são:

• Ingredientes para receitas
• Placas de metal
• Bobinas plásticas
• Tecidos

A transformação no processo de produção

A transformação é a etapa em que sua empresa transforma o material da entrada em um produto acabado.

Aqui estão as operações e processos requeridos para tal transformação e é o trabalho realizado pela sua empresa.

Alguns exemplos, são:

• Mistura e preparo de alimentos
• Moldura de peças de metal
• Produção de sacolas plásticas
• Confecção de roupas com tecidos

A saída no processo de produção

Após concluir a transformação, o produto está acabado e agora é considerado uma saída.

Dependendo se a sua indústria produz para encomenda ou para estoque, essa saída vai diretamente para o estoque, ou é encaminhado para atender um pedido de um cliente.

Planilhas gratuitas para gerenciar produção de pequenas empresas

Micros e pequenas indústrias podem utilizar planilhas bem elaboradas para gerenciar sua produção, estoque, vendas, e todas as áreas. É possível encontrar várias delas disponíveis para download grátis no catálogo que criamos aqui para o blog.

Convido você a conhecer as planilhas que disponibilizamos. Também há checklists, ebooks e outras ferramentas e materiais ricos que otimizarão a sua produção, ajudando a entregar mais resultados nas suas reuniões de gestão. Para baixar, basta clicar no banner ou no botão abaixo:

Como gerenciar a produção (diferentes formas)

Gerenciar a produção é um termo muito amplo, já que existem diversos tipos de produtos, com as mais diferentes condições e características.

Por isso, as formas de gerenciar a produção podem variar bastante. Uma linha de produção pode ter preocupações e prioridades bem diferentes de outra.

Para você entender melhor, vamos a alguns exemplos:

Diferentes tipos de produção dependendo das características do produto:

• O produto é produzido em série ou feito sob medida?
• O produto é perecível?
• Existe variações de modelo?

Diferentes tipos de produção dependendo das características da linha de produção:

• Quantos tipos diferentes de produtos você fabrica?
• Qual a quantidade de produtos por mês?
• A produção é sazonal?
• Como é a sua gestão de fornecedores?

Respondendo essas perguntas é fácil perceber como a produção de uma empresa pode ser completamente diferente de outra.

Uma fábrica de roupas sob medida que faz 200 ternos por mês, tem necessidades completamente diferentes de outra que produz 5.000 potes de sorvete por mês e possui sazonalidade ao longo do ano.

Com isso em mente, lembre-se de gerenciar a produção da sua empresa de acordo com o que realmente faz mais sentido para ela.

Exemplo para gerenciar a produção de uma pequena empresa

Para essa explicação ficar bem prática e fácil de entender, vamos usar como exemplo, uma pequena empresa que produz pizzas congeladas, a “Pizza’s LTDA”.

Primeiro passo: planejar as entradas

Para começar, vamos planejar as entradas da produção listando todos os produtos que a Pizza’s LTDA irá produzir ao longo do mês.

Como a Pizza’s LTDA é acabou de começar e suas vendas se concentram em vendedores locais, a meta é de 400 Pizzas por mês. Cerca de 20 por dia, operando apenas de segunda a sexta.

Essa meta que definimos é o volume de venda planejado e é um dos números mais importantes para a empresa, já que com ele definiremos o tamanho da produção e também as demais metas.

É valido lembrar também que isso é apenas um exemplo, então não é necessário avaliar a fundo o uso de matéria-prima e tempos de produção.

Planejando as entradas

Agora que a meta está definida, o próximo passo é planejar as entradas.

Um método de se fazer isso é criar uma lista de materiais necessários para fabricar um produto e depois multiplicar pela quantidade que pretende vender.

Por exemplo, para fabricar uma pizza congelada, é necessário:

• 250ml de leite
• 1 ovo
• 5 g de sal
• 5 g de açúcar
• 12 g de margarina
• 300 g de farinha
• 5 g de fermento
• 170 g de massa de tomate
• 250 g de mussarela
• 2 tomates

Como a meta é fazer 400 pizzas no mês, é necessário multiplicar esse valor por 400, então os recursos necessários para a produção da Pizza’s LTDA é:

• 100 litros de leite
• 400 ovos
• 2 kg de sal
• 2 kg de açúcar
• 4,8 kg de margarina
• 120 kg de farinha
• 2 kg de fermento
• 68 kg de massa de tomate
• 100 kg de mussarela
• 800 tomates

Para organizar melhor, é necessário anotar isso no Excel, ou melhor ainda, em um sistema de gestão que possua controle da produção.

Outro benefício de fazer esse planejamento é que você pode negociar melhor com seus fornecedores, como preços menores e prazos melhores.

Entretanto, é preciso ter atenção para não acabar com estoque demais, ainda mais com produtos perecíveis como esses do exemplo.

Como já falamos em outros artigos, o estoque é dinheiro e se ele está parado, o seu dinheiro também está.

Então programe revisões recorrentes para essa meta de vendas e quantidade de materiais necessários.

Vale a pena também conhecer mais dicas sobre a gestão de materiais.

Segundo passo: a transformação

Agora que você tem a sua lista de materiais, chegou a hora de transformar os materiais no seu produto acabado.

Aqui vamos analisar e controlar as operações que vão transformar os materiais que entraram na produção.

O indicado nessa etapa é fazer o roteiro de produção, levantando as informações:

• Nome da tarefa
• Lista de materiais
• Tempo necessário
• Máquinas necessárias
• Pessoas necessárias

Depois de classificar os itens, ordene os processos na ordem em que devem acontecer.

No nosso exemplo da Pizza’s LTDA:

• Preparar a massa leva 10 minutos
• Descansar a massa 30 minutos
• Assar a massa 20 minutos
• Montar a pizza com massa de tomate e queijo 2 minutos
• Embalar 1 minuto

Como você pode ver, o processo de produção é basicamente uma receita de como fazer o seu produto, seja ele um alimento, uma cadeira, uma blusa, uma peça de metal, enfim, qualquer coisa.

Lembre-se também que a linha de produção não precisa ser uma linha reta, se possível a empresa pode fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo.

Nesse momento você pode também calcular e analisar sua capacidade produtiva. Dessa forma você poderá definir metas mais realistas.

Responda as seguintes perguntas:

• Quantas horas produtivas minha empresa possui por dia?
• Considerando o tempo de cada produto, eu consigo atender a demanda da meta atual? (Considere também o tempo de setup)
• A minha equipe consegue atender a demanda determinada?
• A empresa possui todas as máquinas necessárias?

Ao responder essas perguntas, foi percebido um problema na Pizza’s LTDA:

Para chegar ao ponto de embalar a pizza, é necessário 1 hora de produção e como eles só possuem 8 horas produtivas por dia, não conseguiriam atender a demanda.

Ao analisar o processo, eles adquiriram um forno maior, capaz de assar 5 pizzas ao mesmo tempo, assim eles economizam mais de 5 horas de produção.

Além disso, os gestores da Pizza’s LTDA, perceberam que era possível também preparar uma quantidade de massa maior ao mesmo tempo para economizar em tempo de descanso.

Organização do espaço e do layout

Ainda na processo de transformação, você deve otimizar também a organização dos itens da sua fábrica e o layout do chão de fábrica.

Para isso é necessário deixar tudo em fácil acesso, de forma organizada e otimizada para diminuir o tempo de produção.

• Veja também: [eBook] Layout Industrial – O guia completo para melhorar o layout da sua fábrica

Terceiro passo: a saída

Com a transformação concluída, agora a fábrica possui o produto acabado, ou a saída, já pronta para o seu cliente ou seu estoque.

Em casos de produção sob encomenda já pode-se dar início ao processo de expedição, caso for para estoque, o produto pode ir para o estoque da sua empresa.

Só lembre que o estoque é dinheiro parado e em caso de produtos perecíveis, como essa pizza, é preciso vendê-lo rapidamente.

Pontos importantes: como gerenciar a produção

Então agora você já viu quais são os pilares para gerenciar a produção de uma pequena empresa e quais são os principais detalhes que sua equipe precisa ficar atenta.

Para fechar, é importante lembrar que a base da gestão da produção, é:

• Fazer uma boa previsão de vendas
• Definir precisamente os recursos necessários
• Planejar as tarefas do roteiro de produção
• Controlar bem seus estoques

Gerenciar bem a produção reduz os atrasos de entrega, permite você identificar e focar nos produtos mais lucrativos e melhora sua empresa como um todo.

Veja também: Kanban: o que é, como funciona o sistema e como aplicar o método

Para colocar o gerenciamento da produção em prática

Após montar o seu gerenciamento básico da produção, recomendo implementar uma ferramenta de controle de produção.

Com uma ferramenta especialista sua empresa consegue ir direto as boas práticas e ao melhores resultados, evitando erros e dores de cabeça.

É um caminho pronto, feito por quem já possui anos de experiência na gestão industrial, que a sua empresa pode seguir para alcançar os melhores resultados da forma mais rápida e segura possível.

Para conhecer como funciona, recomendo que assista essa apresentação do ERP Industrial.

Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida.

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