Gestão de compras: 6 passos fundamentais para comprar melhor
Atualizado em 20/06/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Logística
A gestão de compras é um ponto de grande importância na gestão de uma indústria. Afinal, se você tiver uma boa gestão de compras consegue: reduzir gastos, evitar atrasos por falhas de fornecedores, garantir a qualidade da matéria-prima utilizada e assim manter a produção e o estoque operando de forma ideal.
Conforme a empresa cresce, a tarefa de compras deixa de ser uma atividade do dono da microempresa e passa para uma equipe responsável. É neste ponto que sua equipe precisa se organizar para tomar as melhores decisões, bater metas e enfrentar possíveis problemas.
Como ter uma boa gestão de compras
No mundo industrial, a gestão de compras pode determinar se uma linha de produção será lucrativa, dentro do prazo e com a qualidade garantida ou se será uma produção que gera prejuízo, com atrasos e falhas devido a baixa qualidade da matéria-prima.
Pensando nisso, preparei uma lista com os 5 passos fundamentais para comprar melhor e ter uma boa gestão de compras. Vamos lá:
Veja também: Software para qualidade: como escolher o melhor para sua empresa
1. Controle seu estoque
O primeiro passo para ter uma boa gestão de compras é conhecer e controlar muito bem seu estoque.
Sem esse controle sua equipe terá muitas dificuldades para determinar prazos, comprar em lotes para conseguir mais descontos além de evitar comprar materiais que já estão sobrando.
Sendo assim, é preciso registrar todas as entradas e saídas do estoque de forma integrada com suas outras áreas, como produção e vendas.
Com isso sua equipe vai conhecer seu ponto de recompra e assim poderá alinhar os prazos de seus fornecedores com a necessidade da sua produção, evitando uma parada na produção por falta de matéria-prima.
Para mais dicas nesta área, recomendo que leia: Gestão de estoque: 8 dicas práticas para reduzir perdas e aumentar seu lucro.
- Veja também: benefícios de um sistema de gestão integrada
2. Conheça seus produtos
É importante que sua equipe saiba fazer um perfil técnico de seus produtos. O objetivo é manter a produção rodando com matéria-prima suficiente e também entender pontos de oportunidade na sua produção, como produtos que usam a mesma matéria-prima.
Os benefícios de conhecer o perfil técnico dos seus produtos são muitos, como por exemplo:
- Identificar desperdícios e desvios de materiais na produção
- Determinar volume de compras de materiais e o armazenamento deles
- Identificar produtos que usam a mesma matéria-prima
Além disso, é importante que faça um diagnóstico completo de toda a cadeia de suprimentos, para que possa analisar tudo o que pode comprometer a produção.
Com essas informações sua equipe estará mais preparada para traçar um planejamento de gestão de compras completo com as melhorias identificadas.
3. Tenha um bom relacionamento com seus fornecedores
Quando sua indústria possui uma gestão de compras bem estruturada e informatizada, é possível determinar e acompanhar prazos, rastrear pedidos e selecionar melhor seus fornecedores.
Apesar de um dos objetivos da gestão de compras seja encontrar o melhor custo x benefício para sua empresa, é importante manter uma lista de fornecedores de confiança, que podem salvar sua empresa de algum imprevisto em pouco tempo.
O ideal é possuir um cadastro de fornecedores para conhecê-los bem: quais seus benefícios, formas de entrega, contato, condições de pagamento e outras informações que podem ser valiosas para sua equipe de compras.
4. Conheça o consumo de materiais
É preciso fazer uma análise para conhecer a real rotatividade dos seus insumos e produtos e assim ter dados confiáveis para seu planejamento de compras.
Esse processo permitirá que sua equipe possa planejar a compra de materiais de acordo com a real necessidade, evitando falta ou excesso de estoque.
Além disso, vocês também serão capazes de identificar produtos que estão com baixa rotatividade e podem avaliar se faz sentido substituí-los por produtos com rotatividade e lucro maior.
Veja mais sobre gestão de materiais.
5. Matriz Kraljic
A Matriz Kraljic é uma ferramenta para classificar e priorizar a compra de produtos e materiais para uma fábrica.
Ela é dividida em dois eixos, sendo o horizontal para determinar se o material é abundante ou raro e o segundo para definir se esse material é importante ou não para a operação e lucratividade da empresa.
Ao aplicar a matriz, a equipe de compra consegue ter uma ideia melhor de quais materiais deve priorizar e quais deve simplificar na hora de realizar a gestão de compras da empresa.
Com isso é possível comprar os materiais certos, na hora certa, na quantia certa, no melhor fornecedor e com o prazo mais vantajoso.
6. Crie uma cultura de boa gestão
Para fechar, o último passo fundamental para melhorar a gestão de compras é possuir uma cultura de boa gestão na sua fábrica.
Quando esses conceitos de planejamento e análise estão enraizados na cultura da sua indústria, seus colaboradores abraçam essas ideias e os benefícios (mais eficácia e qualidade) chegam naturalmente.
Um dos passos para implementar essa cultura é adotar um sistema de gestão integrado que seja capaz de controlar e facilitar a comunicação dos diferentes setores da sua fábrica.
Existem diversos softwares ERPs capazes de fazer isso no mercado, caso ainda não conheça a ferramenta, recomendo que leia: Sistema ERP industrial: o que é, para que serve e quais seus benefícios
Os Engenheiros de produção da Nomus projetaram o Nomus ERP Industrial, que é um software especializado na gestão de pequenas e médias indústrias. Ele é capaz de integrar o setor de compras da sua fábrica com o estoque e a produção, assim você consegue atingir os passos indicados neste artigo.
Recomendo que assista uma demonstração do software ERP para indústria e conheça a ferramenta na prática.
Fique a vontade para entrar em contato caso tenha dúvidas sobre gestão de compras ou na escolha do seu software ERP.
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