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Gestão de documentos: conceito e como colocar em prática na sua empresa

Atualizado em 28/11/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização / Qualidade

A gestão de documentos é um conjunto de procedimentos que visam melhorar desde a produção até o arquivamento dos documentos de uma empresa.

Todas as empresas acumulam pilhas e mais pilhas de documentos ao longo dos anos e por isso precisam se organizar para controlar todo esse volume de conteúdo.

No caso de uma indústria, existe ainda os documentos referente a qualidade do produto, que precisam ser gerados a cada peça fabricada, inclusive contando com a assinatura do responsável do setor.

É por isso que no artigo de hoje vamos entender:

• O que é e qual o conceito da gestão de documentos
• Quais os benefícios da gestão de documentos
• Dicas práticas para melhorar a gestão de documentos na sua empresa
• Como um sistema de gestão de documentos pode auxiliar

Vamos lá:

O que é e qual o conceito da gestão de documentos

Para começar, é preciso deixar claro que nesse artigo estamos falando da gestão de documentos nas empresas.

Existem outras definições de gestão de documentos, principalmente em questão de concursos e departamentos públicos, que não iremos abordar nesse texto.

Então seguindo a proposta do Blog, a gestão de documentos é como uma empresa pode gerir todo o processo de documentos, ou seja, produzir, organizar e estocar seus documentos de forma eficaz.

Isso é muito importante para qualquer empresa, já que o volume de documentos só aumenta com o passar do tempo e são necessários cuidados para:

• Não perder documentos
• Garantir a segurança de dados sigilosos
• Otimizar o espaço físico destinado a papelada
• Atender a demandas de clientes
• Atender a demandas do governo
• Atender a demandas jurídicas
• Localizar documentos mais rapidamente

Além disso, normalmente os textos sobre esse assunto abordam apenas como as empresas devem organizar e estocar seus documentos, entretanto, muitas indústrias precisam gerar documentos de qualidade para seus produtos.

É por isso que é importante também incluir a produção de documentos como um dos passos para a boa gestão de documentos.

Benefícios da gestão de documentos

Mas afinal, por que um gestor iria se preocupar com a gestão de documentos?

Para responder essa pergunta, nada melhor do que listar os principais benefícios da boa gestão desses arquivos.

Confira:

Mais organização e agilidade para os documentos

A primeira grande vantagem da boa gestão de documentos é obviamente melhorar toda a organização e agilidade em trabalhar com os documentos da sua empresa.

Isso permite que os documentos sejam separados de forma organizada e assim podem ser encontrados fácil e rapidamente.

Dessa forma sua empresa reduz custos de pessoas que perderiam bastante tempo revirando pilhas de documentos desorganizados.

Além disso, reduz drasticamente a chance de extravios de documentos ou ainda invasões para roubo de dados.

Atender a demandas de clientes e garantir a qualidade

Essa é uma outra grande vantagem, que talvez até seja a primeira prioridade na gestão de documentos para algumas indústrias.

O ponto aqui é melhorar a produção de documentos referentes a qualidade dos produtos fabricados.

Isso é fundamental para a garantia da qualidade e para a geração de databooks.

Com uma boa gestão de documentos da qualidade, a indústria pode gerar documentos rapidamente e certificá-los com assinaturas digitais.

Reduzir custos

O impacto direto nas finanças da empresa com a boa gestão de documentos é a redução de custos.

Isso porque com os documentos sendo gerados, organizados e estocados de forma eficiente, é possível:

• Reduzir o espaço físico destinado a papelada;
• Reduzir o tempo gasto para produzir documentos;
• Reduzir o tempo gasto para encontrar documentos;
• Reduzir o custo para manter os documentos arquivados;
• Reduzir o custo de portabilidade dos documentos caso precise movê-los ou enviá-los para alguém.

Padronização de documentos e organização

Com uma boa gestão documental, sua empresa pode definir padrões para gerar e organizar os documentos.

Essa padronização facilita as buscas e também a geração dos documentos, uma vez que a sua equipe e clientes já estarão habituados com os padrões da sua empresa.

Dicas para melhorar a gestão de documentos

Agora que passamos pela teoria e os principais benefícios, chegou a hora de colocar a mão na massa.

Para começar, recomendo que leia esse artigo com dicas de como melhorar a gestão de documentos da sua indústria.

Além disso, aqui estão algumas dicas práticas para melhorar o gerenciamento de documentos na sua empresa, confira:

Defina um padrão para sua empresa

O primeiro passo para organizar é definir como será organizado.

Para isso, defina qual será o padrão de organização dos documentos na sua empresa.

De acordo com especialistas, uma dica para padronizar é definir diferentes níveis:

Armazenar em forma física e também digitalizada os documentos mais importantes, como contratos ou outros documentos com assinaturas. Estes estão em primeiro lugar.

Já em segundo lugar vem os documentos maiores e menos importantes, como relatórios, estudos de mercado e cadastros em geral.

Para fechar, fica em terceiro nível os documentos menos importantes, como cópias e documentos que não precisam ser armazenados.

Organize os documentos físicos

Por mais que o mundo esteja cada vez mais digitalizado, o fato é que sua empresa terá que armazenar documentos físicos.

Então não negligencie essa parte e coloque em prática melhorias simples como:

• Organizar todos os documentos físicos em um só local, seguro e limpo;
• Caso a empresa seja pequena, um pequeno armário com caixas e gavetas é suficiente. Caso o volume seja muito grande, o ideal é reservar uma sala para isso;
• Defina padrões para organização, como separar por tipo, ordem alfabética, data etc.

Utilize um sistema para gestão de documentos da qualidade

Para as empresas que precisam gerar e administrar a documentação da qualidade dos seus produtos, é fundamental utilizar um sistema de gestão para essa atividade.

Isso porque o sistema é capaz de:

• Reduzir erros no preenchimento de documentos;
• Reduzir o tempo na elaboração de documentos e aumentar a produtividade da equipe de Controle da Qualidade;
• Acabar com o extravio de documentos;
• Reduzir custos e burocracia com a impressão de documentos utilizando assinatura digital.

Exemplo de geração de documento para controle da qualidade no sistema Nomus ERP Industrial:

Considere terceirizar a digitalização de documentos

Digitalizar pelo menos uma parte dos documentos da sua empresa é o melhor caminho para gerenciar melhor esse setor.

O problema é que esse trabalho pode ser muito custoso para sua empresa, já que não possuem expertise das melhores práticas dessa atividade.

Então uma solução que pode aumentar a agilidade e a organização é contratar uma empresa que ofereça serviços de digitalização de documentos.

Veja também: 15 ações para aumentar a produtividade de uma indústria

Mantenha os backups atualizados e seguros

Faça backups com frequência regular dos seus documentos que precisam ser guardados por mais tempo.

É possível fazer isso de diferentes formas, como em HDs externos ou serviços na nuvem.

O mais recomendado é utilizar um serviço na nuvem de uma grande empresa, já que esse as chances de problema são bem menores.

O sistema da Nomus utiliza a Amazon como fornecedor de backups e todos os nossos clientes que optam pelo sistema na nuvem tem seus dados seguros por lá.

Como um sistema de gestão de documentos pode ajudar sua empresa

O Nomus ERP Industrial possui um módulo inteiro dedicado a gestão de documentos para uma indústria.

Para esse artigo ficar mais prático, irei listar aqui as principais funcionalidades que um sistema desse pode oferecer para sua empresa, confira:

Registrar documentos em computadores ou tablets

É possível registrar documentos, como:

• relatórios de inspeção
• relatórios de liquido penetrante
• relatórios de particula magnetica

Tudo isso direto de computadores ou tablets, com agilidade e reduzindo erros de preenchimento dos documentos.

Assinatura digital de documentos

O sistema também permite que sua equipe faça a assinatura digital de documentos carregando automaticamente a assinatura eletrônica de cada usuário.

Gere documentos PDF personalizados

É possível personalizar o layout dos seus documentos para atender seus padrões e/ou para enviar aos seus clientes.

Requisitos de documentação

É possível definir os requisitos de documentação por produto e(ou) operação do roteiro, e saiber exatamente quais documentos precisam ser elaborados.

Melhore a gestão de documentos da sua empresa

Como vimos a gestão de documentos é um assunto que toda empresa terá que abordar em algum momento. Algumas com mais urgência do que as outras, mas é um assunto que não deve ser negligenciado.

Comece colocando em prática as atividades mais simples, mas que já podem gerar bastante resultado e caso sua empresa precise de algo mais avançado, busque a ajuda de profissionais.

Recomendo que assista uma demonstração do Nomus ERP Industrial e assim veja na prática como o sistema cuida da gestão documental.

Fique a vontade para entrar em contato caso tenha alguma dúvida ou sugestão.

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