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Matriz Eisenhower: o que é, como funciona e exemplo (download)

Atualizado em 5/02/24 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

A Matriz Eisenhower é uma ferramenta para organizar tarefas que funciona priorizando as atividades por nível de importância e urgência, facilitando assim a tomada de decisão e aumentando a produtividade.

Na rotina do trabalho ou ainda das atividades pessoais, é normal que a pessoa fique perdida no que deve fazer. 

Acabamos então sempre apagando incêndios, ou seja, passamos todo o nosso tempo fazendo as atividades urgentes que aparecem e enquanto isso aquelas tarefas importantes, que poderiam de fato trazer uma grande transformação, acabam deixadas de lado.

Então se você quer conseguir priorizar melhor suas tarefas para assim colocar em prática todos aqueles projetos importantes que estão parados até hoje, continue lendo este artigo para aprender a:

• priorizar projetos e atividades de acordo com a importância e urgência;
• parar de apenas apagar incêndios e conseguir tempo para realizar as tarefas mais importantes para o longo prazo;
• saber quais tarefas delegar a sua equipe;
• entender quais tarefas podem ser ignoradas.

Então vamos lá ver como essa matriz funciona e como você pode aplicá-la no seu dia a dia, confira:

O que é a Matriz Eisenhower

Como falei anteriormente, a Matriz Eisenhower é uma ferramenta bem simples e prática para categorizar suas atividades de acordo com a importância e urgência das tarefas.

Essa matriz foi criada por Stephen Covey que se baseou nas ideias do famoso general e ex-presidente americano, Dwight D. Eisenhower, que era conhecido e estudado por ser um homem com uma produtividade impressionante.

Eisenhower disse a seguinte frase:

“Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente.”

Dwight D. Eisenhower

A matriz funciona com dois eixos, sendo que o eixo horizontal representa a urgência da tarefa e o eixo vertical a sua importância, conforme a imagem abaixo:

Isso resulta em 4 blocos de tarefas, sendo eles:

• Urgente e importante: tarefas que você deve fazer imediatamente;
• Não urgente e importante: tarefas que você deve se programar para fazer;
• Urgente e não importante: tarefas que você deve delegar para sua equipe;
• Não urgente e não importante: tarefas que você deve delegar ou ignorar;

Benefícios da Matriz Eisenhower

Agora você já deve estar com uma visão melhor do que é a matriz e quais seus benefícios. Para ajudá-lo a perceber ainda mais as vantagens dessa ferramenta, aqui estão alguns dos principais benefícios da Matriz Eisenhower:

• Organizar e classificar as atividades a serem feitas;
• Priorizar tarefas e agendar uma data para conclusão;
• Saber quais tarefas delegar e quais ignorar;
• Conseguir parar de apenas realizar tarefas urgentes e conseguir tocar projetos importantes para o longo prazo;
• Ter uma visão geral das suas atividades e saber o que precisa ser feito.

Com isso você e sua empresa ganham:

• Mais produtividade em projetos realmente importantes;
• Redução de tempo desperdiçado com tarefas triviais;
• Mais organização e melhora nos processos;
• Mais assertividade na tomada de decisão.

Sem utilizar a Matriz de Eisenhower você poderá acabar preso em um estado de estar sempre sem tempo, realizando tarefa urgente atrás de tarefa urgente, e assim o seu negócio acaba ficando estagnado, já que os projetos realmente importantes ficam parados.

Como montar a sua Matriz Eisenhower

Agora vamos a prática e ao passo a passo para montar a sua própria matriz Eisenhower. Você pode fazer isso em uma folha de papel, em uma ferramenta de mapas mentais ou até mesmo em uma planilha de Excel. Vamos lá:

Quadrante 1: Urgente e importante

Tarefas para fazer imediatamente.

O primeiro bloco estão as atividades que são urgentes e também são importantes. Essas são as tarefas que devem ser priorizadas ao máximo já que o prazo está apertado e são muito importantes.

Quadrante 2: Importante mas não é urgente

Tarefas para decidir, de forma séria, quando irá realizá-las.

Aqui estão os itens estratégicos da matriz. Essas são as tarefas que trarão um grande avanço no médio/longo prazo nos seus resultados e não devem ser deixadas de lado.

Portanto, se programe e planeje quando irá realizar essas atividades. O ideal é tentar definir prazos para si mesmo e assim se forçar a conseguir espaço na sua agenda para essas atividades.

Quadrante 3: Urgente mas não é importante

Tarefas para delegar a outras pessoas.

Aqui estão algumas das atividades que acabam prendendo sua atenção em um looping infinito e por isso você acaba não conseguindo avançar nas tarefas do quadrante anterior.

Por isso, o ideal é que você conseguia delegar todas ou parte dessas atividades para outras pessoas da equipe.

Quadrante 4: Não é urgente e não é importante

Tarefas para ignorar ou fazer depois.

Essas são as atividades que acabam sugando o restante do seu tempo e não contribuem em nada com seus objetivos e metas.

Aqui estão as tarefas da procrastinação e você deve listá-las nessa matriz para ter um visão de como elas acabam atrapalhando o seu foco.

O objetivo é eliminá-las ou realizá-las depois, em um momento mais adequado.

Outras dicas para montar e aplicar sua matriz

Aqui estão algumas dicas práticas para montar e aplicar a sua matriz de forma mais efetiva:

1. Faça listas de tarefas em aplicativos de to-do list para lembrar e acompanhar o progresso nas suas atividades;
2. Tente não colocar muitas coisas em cada quadrante se não pode se tornar algo inviável. A ideia é realmente realizá-las;
3. Procure fazer uma matriz diferente para o seu trabalho e para sua vida pessoal.

Veja também: Matriz Rice: o que é e como melhorar a priorização dos seus projetos

Exemplo de Matriz Eisenhower

Preparamos um modelo da matriz Eisenhower em Excel para você baixar gratuitamente. Para fazer o download, basta clicar na imagem ou botão abaixo:

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