Blog Industrial Nomus » Processos e Organização » Matriz Rice: o que é e como melhorar a priorização dos seus projetos

Matriz Rice: o que é e como melhorar a priorização dos seus projetos

Atualizado em 13/10/22 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Processos e Organização

A Matriz Rice é utilizada para saber, de forma analítica e eficiente, como priorizar a ordem de execução dos projetos de uma empresa para assegurar decisões mais efetivas por meio do embasamento por dados.

Além disso, otimiza a produtividade da equipe que, ao saber desta informação, pode direcionar a energia para o projeto em questão de maneira conjunta e resolutiva.

Dessa forma, o gestor ou a empresa podem decidir por onde começar a realizar os projetos propostos. Com a Matriz Rice, eles terão conhecimento da dimensão de cada projeto, suas vantagens e desafios e, assim, definir quais serão prioridade e o quanto demandam da equipe.

Agora que você sabe o que é uma Matriz Rice, continue acompanhando o artigo e descubra mais sobre cada elemento que a compõem, além de como aplicá-la na gestão de projetos e quais os benefícios que ela traz para a indústria.

A ideia é que você consiga:

Entender o que é Matriz Rice;
Entender como aplicá-la em sua empresa.

e assim possa:

Priorizar melhor seus projetos;
Aumentar a produtividade da equipe;
Melhorar os resultados da sua empresa.

Confira!

O que é Matriz Rice ou Matriz de priorização?

Trata-se de uma matriz de priorização que, por meio da análise de quatro elementos, consegue dar ao gestor uma ordem de execução dos projetos.

Todo gestor de empresas em desenvolvimento, em meio a tantos projetos para expansão, já deve ter parado por um momento e se perguntando “por onde começar?”. Uma decisão como essa pode impactar o progresso da empresa, pois demandará estudos, custos, pessoal.

Por isso, deve ser vista de forma cuidadosa, iniciada no momento certo, já que outros projetos dependem do bom andamento do anterior.

Ademais, uma decisão tão importante como um projeto não deve estar à mercê da simples intuição, por mais experientes que sejam os seus gestores. Aliado ao conhecimento prático, deve haver uma fundamentação técnica para minimizar o risco de desconsiderar informações essenciais.

O entusiasmo por novas ideias pode deslumbrar e isso faz parte da natureza. Logo, uma visão analítica pode ajudar o gestor a manter os pés no chão, em uma realidade mais próxima da sua empresa e, desse modo, conseguir um grande êxito nos seus projetos.

A Matriz Rice traz este ponto de vista analítico, proporcionando a visão do projeto sob uma perspectiva mais ampla e, assim, entender como ele se encaixa nas prioridades da empresa.

Tudo isso ocorre após um breve estudo do projeto em relação aos quatro elementos que compõe a sigla RICE:

Reach (alcance);
Impact (impacto);
Confidence (confiança);
Effort (esforço).

Em suma, para definir a priorização dos projetos, o gestor deve estar consciente de quantas pessoas ele vai alcançar, o impacto que vai gerar tanto na empresa quanto em seus clientes, o grau de confiança e probabilidade de êxito e o esforço que será demandado para que tudo isso seja possível.

Confira abaixo, com mais detalhes, cada uma dessas etapas.

Reach (alcance)

O primeiro indicador da Matriz Rice refere-se a uma estimativa da quantidade de pessoas que serão atingidas com esta iniciativa em um tempo determinado. Este tempo deve ser igual para todos os projetos para que se perceba a proporção do alcance e o ideal é que a estimativa seja a mais próxima possível da realidade.

Um exemplo pode ser um projeto de marketing que estima conquistar 100 novos clientes por mês e 300 por trimestre com uma ação da equipe na internet. Você pode chegar nesse número tendo conhecimento do número de usuários que acessam suas páginas e quantos chegam até a última etapa.

Impact (impacto)

Apesar de ser um indicador subjetivo, ele tem fundamental importância, pois é trabalhado junto ao Reach (alcance). Isso porque, ele mede o impacto que o projeto causou nas pessoas que alcançou.

Contudo, antes disso, é preciso definir com a equipe qual impacto que a ação quer gerar. Nesse sentido, pode ser transformar clientes individuais em parceiros, ou aumentar o ticket médio de vendas incluindo algum produto agregado.

Ao ter conhecimento do impacto que pode gerar e a quantidade de pessoas atingidas, é possível se organizar para um aumento de demanda. O impacto pode ser medido por uma escala que vai de 0,25 a 3, sendo:

0,25 = impacto mínimo;
0,50 = impacto baixo;
1 = impacto médio;
2 = impacto alto;
3 = impacto muito alto.

Confidence (confiança)

Este indicativo exige mais da honestidade do gestor do que de sua autoconfiança. Uma vez que ele questiona com qual nível de confiança e certeza o projeto vai atender às perspectivas.

Nesse caso, é usada uma tabela de porcentagem indicando:

100% alta confiança;
80% média confiança;
50% baixa confiança.

Lembrando que, abaixo de 50%, os níveis de confiança indicam que o projeto é muito arriscado, independente do seu impacto.

Effort (esforço)

Todos os indicativos anteriores referem-se a fatores positivos, resultados que o projeto pode gerar. Este indicativo, entretanto, busca apurar quanto tempo o projeto exigirá de sua equipe.

As estimativas de esforço devem ser avaliadas conforme a complexidade de cada projeto e pela realidade técnica existente. Logo, se um projeto requer 3 pessoas para trabalhar por 1 semana, sua pontuação seria 3 pessoas-semana, por exemplo, ou 1 pessoa para trabalhar por 5 semanas, então a pontuação seria 5 pessoas-semana.

Desse modo, a um simples olhar, você vai poder perceber a complexidade do projeto pela quantidade de esforço que ele exige.

Como aplicar a Matriz Rice na prática?

Para aplicar a Matriz Rice é preciso reunir as ideias e projetos de diferentes setores, fazer as perguntas necessárias para que tudo fique esclarecido e os elementos do RICE sejam respondidos:

Alcance: quantas pessoas o projeto vai atingir em determinado tempo?
Impacto: qual será o impacto de cada uma dessas pessoas atingidas?
Confiança: o quão confiante você está sobre as estimativas?
Esforço: quantas pessoas-semana custará?

Após levantados esses dados, deve-se usar a seguinte fórmula:

Alcance x Impacto x Confiança ÷ Esforço = Pontuação da Matriz Rice

Com o resultado da pontuação da Matriz Rice, é possível analisar o impacto gerado por tempo trabalhado e, com isso, fazer a análise dos resultados.

Se um projeto que esperava ter uma pontuação baixa teve pontuação alta, ou vice-versa, talvez seja necessário rever as ideias e fazer alguma alteração no plano.

Exemplo de Matriz Rice

Para que você tenha uma ideia melhor de como aplicar a Matriz Rice, aqui está um exemplo prático da metodologia sendo aplicada em um projeto:

Quais benefícios podem ser alcançados com a Matriz Rice?

A Matriz Rice tem o intuito de ajudar na tomada de decisões de projetos difíceis de comparar. Isso porque, exige que o gestor considere qual o impacto e seja honesto quanto ao esforço necessário para que seja alcançado.

Mas ela não precisa ser usada como uma regra rígida. Por vezes, é necessário trabalhar em projetos fora da ordem. Há muitas razões pelas quais o gestor pode escolher ideias com baixa pontuação e não há problema nisso.

Contudo, a Matriz Rice pode ajudar a tomar decisões esclarecendo quais são as prioridades e evitando que algumas decisões sejam tomadas com base na emoção ou entusiasmo. Ainda, demonstra conhecimento técnico do gestor em cada uma das etapas, que com essas importantes informações em mãos vai poder fazer a melhor escolha para a empresa.