Nota Fiscal de Entrada: o que é, como emitir e quando ela é usada
Atualizado em 12/11/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Fiscal
Resumo
- A nota fiscal de entrada é um documento gerado quando o recebedor e não o fornecedor é responsável por emitir o documento;
- Esse documento serve para garantir que todas as operações mercadológicas no território nacional estejam de acordo com a legislação;
- As situações em que a NF-e de Entrada são emitidas são bem específicas e vamos contar abaixo quais são elas e como fazer a emissão:
A Nota Fiscal de Entrada (NF-e de Entrada) é um tipo especial de nota fiscal emitida pelo comprador em uma operação em que o fornecedor não é obrigado a emiti-la. Isso inclui casos como importação, adquirir produtos em leilão do poder público ou quando a empresa compradora assume o papel de retirada ou transporte do produto.
Uma indústria opera com diferentes tipos de fornecedores e por isso tem altas chances de ter que emitir uma NF-e de Entrada eventualmente. Por exemplo, em situações em que ela importa uma máquina, já que o invoice não é aceito pela Receita Federal.
Sabemos como essas questões burocráticas podem ser um pouco complicadas de entender. Por isso, simplificamos de forma prática e objetiva abaixo. Também mostramos dois modos de emissão de Nota Fiscal de Entrada: o padrão e o otimizado.
Faça uma boa leitura!
Confira os tópicos:
- O que é Nota Fiscal de Entrada? Para que serve e quando emitir?
- Passo a passo – Emissão de Nota Fiscal de Entrada (Modo Padrão e Lento)
- Como gerar uma NF-e de entrada mais rápido
- Dicas para Organização Financeira na Indústria e Controle de Nota Fiscal de Entrada
- Aprenda mais sobre Gestão Fiscal de Indústrias
O que é Nota Fiscal de Entrada? Para que serve e quando emitir?
Todas as transações comerciais com empresas nacionais precisam ser fiscalizadas pela Receita Federal. Só que nem sempre ela poderá ser emitida pela empresa vendedora, por um rol de motivos que mostraremos mais abaixo.
Nesses casos, o documento não poderá deixar de ser gerado. Como você sabe, esse documento centraliza os valores pagos, impostos deduzidos, descrição de serviços e outras regularizações.
Nota Fiscal de Entrada é o nome da NF-e emitida pela empresa compradora do produto ou serviço. Ela é gerada nas seguintes situações:
1. Importação de produtos e serviços:
Quando sua indústria adquire máquinas, equipamentos ou matéria-prima de fora do país, é ela a responsável por emitir a nota fiscal. Nesse caso, é uma nota fiscal de importação, um tipo de Nota Fiscal de Entrada.
Sim, sabemos que provavelmente seu vendedor emitiu algum documento de função similar à nota fiscal, como o invoice. A questão é que, mesmo se houver validade contratual, ele não serve para fins de Fisco da Receita Federal.
Esse documento não estará dentro dos conformes estabelecidos por lei, que incluem informações, descrição de produto ou serviço e recolhimento de impostos.
Algumas observações sobre a Nota Fiscal de Entrada para Importação:
- O valor deve ser declarado na moeda nacional, ou seja, o Real (R$), usando a Declaração de Importação (DI) para converter;
- Todo o documento deve ser redigido em português;
- Essa nota deve recolher o II, o IPI, o Cofins, o PIS e o ICMS;
- Deve ser emitida antes do carregamento e após o desembaraço aduaneiro.
2. Retirada ou transporte de mercadorias
Quando você assume o transporte da mercadoria comprada, precisará emitir a Nota Fiscal para regulamentar a movimentação da mercadoria em território nacional.
Inclusive, saiba que se o produto já for seu, mas quiser transportar de um estado para outro, também será necessário emitir a nota fiscal de entrada para recolher o ICMS.
3. Compra de produtos em leilão ou concorrência promovido pelo poder público
Segundo artigo 136, inciso I, alínea “g” do RICMS/2000, contribuinte, excetuado pelo produtor, emitirá Nota Fiscal no momento em que entrar no estabelecimento, de forma real ou simbólica, toda mercadoria ou bem arrematado ou adquirido em leilão ou concorrência promovidos em Poder Público.
A empresa que adquirir essa mercadoria ou bem, mesmo sendo do Simples Nacional, deve observar essa regularização. No entanto, saiba que a NF de Entrada para leilões nem sempre segue um padrão.
É importante ler atentamente o Termo de Arrematação, pois dependendo do tipo de mercadoria, poderá ter legislação específica, além dos detalhes das leis estaduais e municipais conforme região, tipo de mercadoria, origem etc.
4. Quando vendedor for MEI, Pessoa Física ou Pessoa Jurídica Não Contribuinte do ICMS
Se o vendedor não for obrigado a emitir nota fiscal, como nos casos em que citamos acima, cabe ao comprador gerar esse documento. Atualmente, estão isentos dessa operação MEI, Pessoa Física e Pessoa Jurídica Não Contribuinte do ICMS, mas nem por isso o documento deixará de ser emitido.
Toda operação de venda deve vir acompanhada de uma Nota Fiscal. A única coisa que muda, nesse e em outros casos, é o responsável por emitir o documento. Por isso, não deixe de gerar a NF-e de Entrada em suas operações para não ter problemas com o Fisco.
5. Devolução de mercadorias
Quando um cliente solicita a troca de um produto ou ressarcimento sob devolução, a mercadoria entra novamente no estoque da empresa vendedora. É necessário informar essa situação através da emissão de nota fiscal de entrada.
Ao mesmo tempo, a empresa deve registrar o cancelamento da transação inicial .Esse documento servirá para reatualizar dados fiscais, declaração de pagamento e dedução de impostos, e garante a segurança do cliente de que ele receberá o valor de compra de volta. Também é chamada de “nota fiscal de devolução“.
6. Retorno sobre industrialização
Muito comum em fábricas, a nota de entrada de retorno sobre industrialização se refere ao recebimento de matéria-prima e insumos na fábrica para ser manipulada antes de ser comercializada. Existe ainda outra variação.
Quando esse trâmite for realizado por um profissional autônomo, deve ser gerada uma nota fiscal de entrada no momento em que o produto modificado for recebido no estoque da empresa.
7. Retorno de simples remessa
Se trata de toda vez em que houver saída de mercadoria do estoque sem propósito de venda. Por exemplo, armazenagem, remonstração, conserto, análise, uso em eventos etc. Quando esse produto retornar ao estoque, a empresa deve gerar uma nota fiscal de entrada.
Passo a passo – Emissão de Nota Fiscal de Entrada (Modo Padrão e Lento)
O processo de emissão de nota fiscal de entrada em todos os casos segue os mesmos passos da nota fiscal de saída.
Caso você use o método padrão, com plataformas estatais, e não softwares como ERPs, levará mais tempo e está mais sujeito a erros, mas… o tutorial está abaixo.
Cada secretaria possui suas próprias regras para essa operação, mas de forma geral, os passos serão os seguintes:
- Cadastre seu CNPJ na Prefeitura ou na Secretaria Estadual;
- Faça a aquisição de um Certificado Digital (MEI é dispensado de adquirir esse produto);
- Acesse a plataforma do município ou estado, ou então o Gov.br que oferece emissão de nota fiscal para MEI de todo o país;
- Siga os passos da plataforma acessada.
Agora, quando estamos falando de Nota Fiscal de Entrada de Importação, você precisa observar a lista de documentos específicos que serão solicitados.
Documentos para emitir a Nota Fiscal de Importação:
- Declaração de Importação (DI), que pode ser solicitada ao despachante aduaneiro ou consultada no site da Receita Federal;
- Guias de pagamento de impostos;
- Invoice.
Veja também: Guia de Notas e Documentos Fiscais – Como melhorar o controle fiscal da sua indústria
Como gerar uma Nota Fiscal de Entrada mais rápido
A geração de notas fiscais eletrônicas de entrada é muito mais rápida com o uso de um ERP. Não só é mais fácil acessar os dados dos produtos, fornecedores, entre outros, como também dá para automatizar essa emissão.
Se você utiliza Notas Fiscais de Entrada com frequência, é possível configurar o seu ERP para emitir automaticamente o documento sempre que uma operação for efetuada.
Mas caso você precise emitir uma NF de entrada avulsa ou prefere preencher individualmente, aqui está como esse processo fica muito mais rápido com um ERP Industrial:
Dicas para Organização Financeira na Indústria e Controle de Nota Fiscal de Entrada
A nota fiscal de entrada envolve transações que exigem alto controle financeiro. Cuidar de importações e taxas, custos de transporte entre estados e arrebatamento em leilões precisam de uma boa administração.
Por isso, preparamos 5 Dicas Práticas para Organizar as Finanças da Empresa:
1.Tenha um planejamento financeiro;
2.Separe as despesas pessoais das empresariais;
3.Forme parcerias com fornecedores;
4.Tenha uma gestão de estoque eficiente;
5.Use um bom sistema de gestão industrial.
Entenda melhor essas dicas aqui!
Aprenda mais sobre Gestão Fiscal de Indústrias
Nota Fiscal de Entrada é só um dos vários tipos que uma indústria precisa estar pronta para emitir. A gestão fiscal tributária dessa área é bem complexa e não se aprende em apenas um dia.
No entanto, temos um meio de acelerar esse aprendizado. Nosso blog e nossas redes sociais possui muitos tutoriais, passo a passos e dicas de como fazer uma boa gestão industrial.
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