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O que é regime de caixa? Entenda como funciona

Atualizado em 23/11/23 - Escrito por Pedro Parreiras na(s) categoria(s): Custos e Finanças / Estratégia / Processos e Organização

Respondendo diretamente o que é regime de caixa, trata-se de um regime contábil em que as receitas e despesas da empresa só são contabilizadas quando entram ou saem de fato do caixa da empresa e não quando quando são negociadas, compradas ou vendidas. Dessa forma a empresa só é tributada pelos valores recebidos e não quando gera suas notas fiscais.

Ou seja, o regime de caixa segue o fluxo de caixa da empresa, já que só será contabilizado o dinheiro que foi de fato recebido e no momento em que foi recebido. Esse regime existe porque comprar e pagar são coisas diferentes. Você pode comprar um produto hoje e começar a pagá-lo só no próximo mês ou parcelá-lo em diversas vezes.

Caso a empresa pague um valor em parcelas, ele só será computado no momento em que cada uma delas for realmente paga, mês a mês. Isso também vale para receber em parcelas, já que só serão consideradas as receitas que de fato forem recebidas, independente do momento em que foi negociado.

Note que essas definições priorizam o tratamento de questões fiscais, entretanto, no decorrer do artigo iremos abordar também questões gerenciais para a aplicação do regime de caixa.

Veja também:

• Como consultar se uma empresa é optante pelo Simples Nacional?
• [Planilha] Controle de fluxo de caixa para indústrias

Mas por que é importante entender o que é regime de caixa?

Agora que você sabe o conceito do que é regime de caixa, vamos seguir para sua importância.

Apesar de empresários e gestores terem a vida bem corrida e com o tempo escasso, a gestão financeira e fiscal deve ser levada a sério, já que são áreas de grande importância em qualquer empresa.

Por isso, o objetivo deste artigo é justamente ajudar você a entender o que é regime de caixa e facilitar sua gestão.

O regime de caixa é importante porque atualmente é o regime mais simplificado e utilizado no Brasil e favorece empresas que trabalham com vendas a prazo ou com datas de pagamento diferentes da venda. Isso porque o imposto poderá ser pago apenas após o recebimento do dinheiro de seu cliente e não quando sua equipe emitir notas fiscais.

Mas ele não é o único regime contábil, existe também o regime de competência, que renderia um artigo completo mas que irei explicar mais no decorrer deste artigo. Continue lendo para entender a diferença entre os dois.

Exemplo do o que é regime de caixa na prática

Continuando em nossa jornada, irei agora exemplificar sua aplicação para que você entenda definitivamente o que é regime de caixa. Vamos lá:

Por exemplo: Seu cliente compre seu produto em oito vezes. Sua indústria pagará imposto cada vez que o seu cliente pagar uma parcela e não quando sua fábrica emitir a nota fiscal no momento da compra. Assim há uma boa vantagem já que a sua fábrica paga o imposto parcelado na mesma proporção do que vendeu para seu cliente. O imposto será cobrado sobre o valor de cada prestação mensal.

Vamos a mais alguns casos práticos:

O que é regime de caixa – exemplo 1: pagamento em período diferente

Vamos supor que sua indústria comprou uma remessa de matéria prima com um fornecedor em agosto e combinou o pagamento dividido em duas vezes com o inicio do mês seguinte, em outubro. A comparação dos regimes contábeis seria a seguinte:

Ou seja, apesar da venda ter acontecido em setembro, o pagamento só foi realizado de fato em outubro e por isso só será contabilizado neste mês.

O que é regime de caixa – exemplo 2: pagamento a vista

Em caso de pagamentos a vista no ato da compra, não há diferença entre os regimes contábeis e funciona da seguinte forma:

Cuidados ao optar pelo regime de caixa

Ao optar pelo regime de caixa sua indústria deve tomar alguns cuidados para não acabar com problemas fiscais ou de fluxo de caixa.

Primeiramente, é preciso manter um controle rígido do seu fluxo de caixa, registrando toda receita que entra e toda despesa que sua indústria precisa pagar. Se sua equipe for tentar fazer isso com planilhas de Excel as chances são que haverá erro humano e provavelmente você terá uma dor de cabeça e tanto, já que poderá deixar de pagar ou até mesmo pagar mais de uma vez o mesmo imposto.

Sendo assim, caso escolha este regime contábil, recomendo fortemente que utilize um software financeiro que auxile sua equipe a manter este controle, tanto para manter o seu fluxo de caixa seguro tanto para garantir que não irão ter problemas fiscais.

O segundo cuidado é que o regime de caixa, como já falamos anteriormente, só irá descontar despesas no momento em que o dinheiro sai da conta da sua indústria.

Ou seja, caso sua equipe não se atente e acabe se descuidando, pode acontecer de fazerem uma nova dívida já que o mês atual não consta nenhuma saída. Só que na verdade você já havia feito outras dívidas que iriam ser pagas apenas no mês seguinte e assim criar uma bola de neve.

Leia mais – Você sabe o que são custos fixos, variáveis, diretos e indiretos?

Quais empresas podem optar pelo regime de caixa?

Micro e pequenas empresas e também as que utilizam o simples nacional e o lucro presumido.

Bônus: o que é regime de competência?

O regime de competência é um regime contábil em que o registro ocorre na data do fato gerador. Ou seja, é registrado e contabilizado na data em que o produto foi comprado/vendido independente de quando será pago.

A contabilidade da sua indústria pode utilizar o regime de competência para contabilizar os gastos e receitas na data da realização do serviço ou do fechamento do negócio, não importando quando será pago, mas sim quando o negócio foi fechado.

Mesmo que o produto tenha sido parcelado em diversas vezes, quando utilizado o regime de competência, o lançamento será do valor total e registrado no momento da venda.

Mas atenção: a legislação brasileira considera o regime de competência como sendo o oficial para imposto de renda. Sendo assim, qualquer empresa poderá optar por este regime. Caso a indústria seja considerada uma grande empresa e não se encaixar nos requisitos do regime de caixa, o regime de competência é obrigatório.

Bônus 2: escolher caixa ou competência para fins gerenciais?

A resposta recomendada é: os dois. Sua indústria poderá utilizar ambos os regimes para que se complementem e assim torne a sua gestão contábil muito mais precisa.

DFC – Demonstrativo de Fluxo de Caixa

O DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) mostra todas as entradas e saídas de receita da sua indústria e é confeccionado seguindo a lógica do regime de caixa. Por ele é possível saber como está a saúde financeira da sua indústria, ou seja, se você vai ter caixa para pagar todos os seus compromissos.

Infelizmente, algumas empresas não prestam atenção aqui e acabam sofrendo quando os prazos das suas contas a receber (pagamentos de clientes) são maiores do que os prazos das suas contas a pagar (para fornecedores, colaboradores etc.) – com isso, uma empresa que trabalha somente com o DRE (que veremos abaixo) e é lucrativa, pode até quebrar se não observar do DFC que há esses descasamento entre pagamentos e recebimentos.

DRE – Demonstrativo de Resultados do Exercício

O DRE é confeccionado pelo modelo de regime de competência e é um dos mais importantes relatórios contábeis para a gestão de uma empresa. Por ele é possível saber se a sua indústria obteve lucro ou acabou ocorrendo prejuízo em um determinado período.

Portanto, a empresa que não usa o DRE e trabalha somente com o DFC pode também ter problemas. Imagine uma situação inversa a descrita anteriormente: a empresa tem os prazos das contas a receber menores do que os prazos das contas a pagar e acumula prejuízos período após período, mas não percebe pois seu caixa está sempre positivo. Inevitavelmente, mais cedo ou mais tarde vai faltar dinheiro para essa empresa.

Tanto o DFC quanto o DRE  possuem objetivos diferentes e podem ser complementares. Vale ressaltar que cada um possui pontos fracos e fortes. Caso a sua indústria possua ambos bem estruturados, conseguirá o melhor cenário para tomar as decisões importantes.

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A gestão financeira é a área do empreendimento que complementa todas as outras. Portanto, se não tiver um bom gerenciamento, pode acometer todos os outros setores.

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