O que fazer após contratar um novo software ERP para sua indústria
Atualizado em 23/11/23 - Escrito por Celso Monteiro na(s) categoria(s): ERP / Estratégia / Processos e Organização / Produção
Iniciamos agora a terceira e última parte dessa série de artigos que abordam a troca do sistema ERP das indústrias. No primeiro artigo apresentei os 5 principais motivos (pela minha experiência) que levam uma empresa a acender aquele sinalzinho vermelho para alertar que a solução atual precisa ser modificada.
Veja a matéria completa: Parte 1: 5 principais razões que levam uma indústria a trocar de sistema ERP
No segundo artigo demos algumas orientações dos primeiros passos a serem dados para que a substituição da ferramenta seja feita de forma planejada e pouco traumática, considerando desde o levantamento das opções do mercado até as precauções com as informações registradas no banco de dados do antigo sistema.
Veja a matéria completa: Parte 2: 4 ações que você deve tomar ao trocar seu software ERP
Neste último artigo tentarei elucidar os primeiros passos para iniciar bem o seu novo projeto de implantação, de modo que todo o investimento nessa nova ferramenta proporcione melhores resultados para a sua empresa.
Realize uma reunião de abertura do projeto
Este é o primeiro passo a ser dado para iniciar o projeto. Na terminologia de Gestão de Projetos, a reunião de abertura é o “kick-off meeting”, onde todos os envolvidos no empreendimento são convidados a participar de uma reunião em que o escopo é apresentado e são divididas as responsabilidades de cada um.
Essa é uma atividade importante pois na negociação comercial do sistema geralmente são envolvidos apenas os gerentes, diretores e donos das empresas. Raramente temos o envolvimento dos demais funcionários nesse estágio justamente por se tratar de algo que envolva negociação de valores e condições de pagamento, logo, o primeiro contato dos funcionários da empresa com o novo fornecedor é dado apenas nessa reunião de abertura.
Durante a reunião é importante definir uma figura importantíssimas para o bom andamento do projeto, que é o Usuário-chave.
A pessoa selecionada para tal “cargo” se tornará responsável por acompanhar todo o projeto de perto, além de participar de todos os treinamentos e de ser o principal multiplicador de conhecimento do software dentro da empresa.
Na reunião de abertura também são decididas a sequência de módulos a serem implantados e a equipe/setor da empresa que precisará ser alocada para cada treinamento de acordo com o assunto a ser tratado no dia.
Por exemplo, imagine que o principal objetivo da empresa seja emitir nota fiscal e logo em seguida controlar seu financeiro. Não precisamos envolver a equipe de produção nesses treinamentos já que, teoricamente, eles não emitem NFe nem controlam os agendamentos financeiros, logo, a alocação dessa equipe para esses treinamentos seria totalmente dispensável.
A reunião de abertura é uma excelente oportunidade de trazer toda a sua equipe para o projeto e assim conquistar a confiança de todos para que a mudança seja feita de forma tranquila e harmoniosa.
Inicie um projeto piloto com exemplos reais da empresa
O projeto piloto é a etapa de testes que todo projeto de implantação, seja ele para substituir uma ferramenta atual ou implantar “do zero” o primeiro sistema de gestão da empresa.
De acordo com a sequência de módulos a serem implantados, estabelecidos na reunião de abertura, treinamentos são organizados para aplicar as situações reais da empresa ao novo sistema, os quais devem contar com a participação do usuário-chave e dos funcionários do setor que responsável por executar a tarefa que foi programada no treinamento.
Algo que posso afirmar é que todos os meus clientes que hoje estão satisfeitos com o sistema, sem exceções, dedicaram-se a fazer um bom projeto piloto antes de iniciar a etapa de operação da nova ferramenta. Somente com o projeto piloto é que identificamos possíveis melhorias e modelagens que se encaixam melhor às rotinas de trabalho de cada empresa.
Algumas empresas conseguem obter ótimos resultados com o projeto, mesmo sem ter feito esta etapa de testes antes, porém, se você quer garantir o sucesso do seu novo sistema, dedique-se ao projeto piloto com toda vontade. Certamente terá muito pouco retrabalho na operação do programa e rapidamente conseguirão obter os resultados tão esperados.
Importe tabelas do antigo sistema para o atual
Esta é uma etapa opcional. Se você não quiser aproveitar os dados registrados no sistema antigo por entender que eles estão “poluídos” , cheios de duplicidade e informações erradas, você pode muito bem cadastrar todos esses dados no novo sistema.
Uma dica é cadastrá-los conforme a necessidade , ou seja, por que eu devo cadastrar um cliente que comprou comigo uma única vez há 3 anos ? Eu não preciso alocar a equipe para registrar todos os clientes sendo que apenas uma parte deles está “ativa” na carteira de pedidos. Foque em cadastrar apenas os que estão mantendo negócio atualmente. À medida que novos clientes aparecerem, basta alimentar o sistema com os dados deles que você terá uma ótima base de dados para trabalhar.
Caso você prefira reaproveitar as tabelas de dados do sistema antigo, é importante apresentar os arquivos que você extraiu para o seu novo fornecedor, que irá lhe orientar a tratar os dados nesse arquivo antes de importar os dados para o novo sistema. Isso se dá pelo fato do nome das colunas serem diferentes de um sistema para o outro.
Apenas para dar um exemplo, imagine uma empresa que quer substituir o seus sistema atual “YYZ” pelo “Nomus ERP Industrial”. No “YYZ”, a coluna que representa o código do produto é a “código_produto_principal”, já no “Nomus ERP Industrial” o código do produto é representado por “nome”.
É importante que antes de importar os dados todos os principais campos sejam identificados (em ambos os sistemas) e que seja realizada essa correspondência entre a forma de chamada de cada um, para que os dados não sejam importados para campos diferentes.
Inicie a operação com o novo sistema
Até esse momento, os dois sistemas precisam rodar em paralelo. Não adianta parar de usar o sistema antigo sem que o novo esteja minimamente configurado e testado para ser englobado à rotina da empresa.
Portanto, voltando ao segundo artigo, é aqui que veremos a importância de somente informar o cancelamento do sistema ao antigo fornecedor quando a empresa estiver bem encaminhada com a ferramenta atual contratada. Se tudo for bem sincronizado, a empresa pagará a última parcela ao antigo fornecedor no momento em que a operação do novo sistema for iniciada.
O prazo para iniciar a operação do sistema é sempre uma pergunta frequente nos projetos e contatos comerciais que eu participo. Em todos os casos eu respondo da mesma forma: Isso vai depender , na maior parte, do empenho que a sua equipe apresentar, na dedicação que o seu usuário-chave tiver com o projeto e na disciplina que os funcionários terão ao executar as tarefas propostas durante o projeto piloto. Esses são os principais fatores que impactam na demora ou rapidez com que o novo sistema seja implantado e colocado em operação.
Portanto, atente-se às orientações que o seu novo fornecedor lhe der, certifique-se que os treinamentos estão sendo bem acompanhados, replicados e que os exercícios propostos sejam feitos conforme combinado. Somente desta maneira o prazo entre a contratação da nova ferramenta e a operação da mesma será encurtado.
Melhoria contínua e estreitamento do contato com novo fornecedor
É extremamente importante que, depois de implantado o programa e colocado o mesmo em operação, haja um contato frequente entre a sua empresa e o novo fornecedor.
Desta forma você garante o bom relacionamento entre as duas partes e, conforme dito no primeiro artigo, a tão importante manutenção do software (com novas funcionalidades ou melhoria de desempenho) seja garantida.
Caso haja algum ponto de melhoria, faça contato com o fornecedor e tente tratar primeiramente com ele, para que toda essa “dor de cabeça” que é a mudança de sistema não seja algo recorrente na empresa.
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