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Ordem de serviço: o que é, para que serve, como fazer e quando emitir

Atualizado em 26/09/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): Processos e Organização / Produção

Ordem de serviço (OS) é um documento que permite padronizar e definir o trabalho contratado e a ser entregue para o cliente. Dessa forma, todas as partes estão cientes e de acordo com o que será feito. Isso é, vendedor, comprador e responsáveis pela execução de serviço.

Formalizar o serviço a ser executado é uma segurança para o cliente e para você. É uma forma de evitar cobranças diferentes do que foi combinado, ao mesmo tempo de se comprometer com o que foi de fato contratado e orientar corretamente a sua equipe.

Por fim, saiba que a OS (Ordem de Serviço) é de emissão obrigatória em alguns contextos, ainda mais para garantir a segurança do colaborador. O documento traz recomendações de segurança, esclarecimento sobre penalidades legais e o grau de risco das atividades, além de outras informações.

Você encontra mais informações e um modelo grátis abaixo, então faça uma boa leitura!

O que é uma ordem de serviço? Para que serve?

Ordem de serviço (OS) é um documento que detalha e formaliza todas as informações sobre um serviço que será prestado. É dessa forma que você garante que todos os colaboradores, gestores, equipe técnica e, principalmente, clientes, estão cientes e comprometidos com a entrega a ser realizada.

Isso significa que a OS serve para a segurança jurídico-legal, comercial e trabalhista (por conter detalhes como grau de risco) de todos os envolvidos. O cliente sabe o que pode esperar e cobrar da sua empresa, você sabe o que deve entregar e o colaborador sabe o que e como deve realizar seu trabalho.

Suas funções, então, são de orientação, registro e comprovação de atividades contratadas. A entrega final será comparada a esse documento e às alterações realizadas durante o caminho para que haja uma avaliação correta do serviço.

Por que é importante a ordem de serviço? É obrigatório?

A Ordem de Serviço é obrigatória conforme legislação e regulamentação específica de cada setor. Alguns exigem o documento por questões trabalhistas. No entanto, mesmo quando não for obrigatório emitir a OS, ela será altamente importante.

Registrar detalhadamente o que está sendo contratado e precisa ser entregue garante a segurança de todas as partes envolvidas. Mesmo com o documento, não será uma ou duas vezes que seus clientes poderão dizer que “não era bem isso que esperavam”.

O registro exato do que o cliente pediu revoga dele a possibilidade de reclamar do resultado em comparação às informações imprecisas ou incompletas que o mesmo passou.

Isso é, imagine que você tem uma confeitaria e um cliente encomenda um bolo de chocolate, sem especificar o tipo. Sua equipe coloca a mão na massa literalmente e entrega o bolo com chocolate ao leite, o mais comum, para aumentar as chances de sucesso.

Após provar o doce, seu cliente diz: “ah, mas eu queria chocolate amargo, 90% cacau”. O registro mostra que ele não apresentou a informação completa. Situações parecidas a essa podem ocorrer com clientes fazendo o pedido de forma errada ou até mesmo mudando de ideia e reclamando de “má fé”.

Para a sua equipe, a Ordem de Serviço também traz segurança. Ao detalhar bem o que, como e quando o trabalho precisa ser feito, os colaboradores terão mais autonomia para trabalhar.

Operador inseguro tem mais chances de errar ou atrasar o trabalho. Além disso, a OS garante a ele que o que você está pedindo é aquilo mesmo, em uma situação similar à do pedido do bolo, mas desta vez você quem está com os ônus e bônus do cliente.

O que eu coloco na ordem de serviço?

As informações constantes na Ordem de Serviço variam conforme a natureza do trabalho e as regulamentações do setor. Isso vale tanto para dados obrigatórios quanto convenientes. No entanto, para todos os casos, o costume é ter estes campos:

• Assinatura
• Código de identificação da ordem de serviço
• Dados da empresa prestadora
• Dados do cliente
• Data de emissão do documento
• Data e hora da prestação do serviço, inclusive horários de saída e entrada dos colaboradores
• Descrição do que foi pedido e do que será feito
• EPIs necessários
• Forma de cobrança
• Grau de risco da atividade
• Laudo técnico
• Lista de materiais, ferramentas, equipamentos e peças a serem empenhados no serviço
• Local da realização do serviço
• Motivo do serviço
• Profissional responsável
• Valor cobrado

Você pode baixar um modelo grátis de OS mais abaixo neste artigo.

Responsável pela Ordem de Serviço

A responsabilidade de assinar a ordem de serviço é compartilhada entre todas as partes envolvidas. Isso significa um representante da empresa, um representante do cliente e o profissional responsável pela execução, mesmo que seja colaborador da empresa.

Tipos de ordem de serviço

A ordem de serviço pode ser emitida em diferentes tipos, conforme abordagens, objetivos e outros critérios. Cada situação nos leva a um documento com variáveis diferentes que precisam ser observadas. Os mais comuns podem ser encontrados aqui embaixo:

• Ordem de serviço de evento: serve para detalhar as necessidades e especificações para a preparação e execução de algum evento, como aniversário, festividades, entre outros
• Ordem de serviço de inspeção: é usado para verificar o estado de conservação e/ou funcionamento dos produtos, máquinas, insumos, estoque e equipamentos da empresa
• Ordem de serviço de instalação: documento OS que é gerado para apontar serviços de instalação quando há necessidade de instalar novos sistemas, equipamentos, peças etc.
• Ordem de serviço de manutenção corretiva: emitida quando já foi identificada uma falha ou parada de emergência. A estratégia de Jidoka pode auxiliar nas KPIs relacionadas às paradas de emergência, assim como o sistema MES permite controlar
• Ordem de serviço de manutenção preventiva: documento que detalha o cronograma pré-estabelecido para prevenir falhas em equipamentos, sistemas e processos, de forma programada, com ou o auxílio de uma Planilha de FMEA
• Ordem de serviço de NR1: A Ordem de serviço da Norma Regulamentadora 1 é um tipo de documento emitido para comunicar aos colaboradores sobre o que fazer e como fazer junto a procedimentos de segurança para que evitem riscos, tomando medidas preventivas associadas ao seu trabalho. Esse tipo de OS é regulamentado pela Portaria 3214/78 e trabalha de forma aliada à inspeção de segurança.

NRs da Ordem de Serviço

A Norma Regulamentadora que fala a respeito de ordens de serviço é a NR1. Ela opera em conjunto com o capítulo V da CLT, artigo 157, que define a obrigatoriedade da emissão de uma ordem de serviço para instruir trabalhadores sobre precauções de acidentes de trabalho e doenças ocupacionais.

Confira textos das duas publicações:

Norma Regulamentadora 1

“1.1 Objetivo

1.1.1 O objetivo desta Norma é estabelecer as disposições gerais, o campo de aplicação, os termos e as definições comuns às Normas Regulamentadoras – NR relativas a segurança e saúde no trabalho e as diretrizes e os requisitos para o gerenciamento de riscos ocupacionais e as medidas de prevenção em Segurança e Saúde no Trabalho – SST.”

Artigo 157, Capítulo V da Consolidação das Leis do Trabalho

“Art . 157 – Cabe às empresas:

I – cumprir e fazer cumprir as normas de segurança e medicina do trabalho;

II – instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais;

III – adotar as medidas que lhes sejam determinadas pelo órgão regional competente;

IV – facilitar o exercício da fiscalização pela autoridade competente.”

Como fazer uma OS

Você já sabe o que é e qual a importância da Ordem de Serviço, agora chegou o momento de saber como gerar e que te ensino agora. Antes disso, quero lembrar que coloquei um modelo grátis para você baixar logo abaixo e que foi elaborado juntamente com as instruções que vou passar agora:

1. Documento digital: escolha o editor de texto ou planilhas, que pode ser uma tabela no Word, uma planilha no Google Planilhas ou outra ferramenta similar;
2. Cabeçalho; Coloque informações de identificação do prestador de serviço, do cliente e do profissional responsável por executar ou coordenar a execução;
3. Ativos: Informe os dados dos ativos, como equipamentos e mercadorias, a serem usados ou passarem por manutenção, inspeção, correção, produção etc.;
4. Dados do Serviço: detalhe as informações sobre os serviços e os procedimentos que serão executados durante o serviço. Por exemplo, no caso de inspeções, é importante colocar horário planejado das visitas, tempo de execução e localização, quem fez e quando fará.
5. Descrição do Serviço: coloque tudo o que sua equipe e/ou profissional responsável deve realizar, assim como anotar todo o diagnóstico das inspeções e análises e os trabalhos realizados durante manutenção preventiva etc.;
6. Orçamento e custos: inclua todos os valores de execução do serviço, sejam os previstos, sejam os gerados posteriormente.

[Baixar] Modelo de Ordem de Serviço

Na verdade, o que tenho para você é melhor do que um modelo de ordem de serviço apenas. É uma ferramenta geradora de OS, uma planilha que vai emitir os documentos para você, bastando preencher os dados requisitados.

As instruções de como usar estão no próprio arquivo, baixe agora:

Erros comuns da OS

A emissão de ordem de serviço pode enfrentar diversos obstáculos que encontramos as empresas repetindo e que você pode evitar facilmente. Elaborei a lista abaixo para que você fique atento na hora de elaborar a sua:

• Arquivos corrompidos ou deletados, documento físico perdido ou rasurado: a falta de cuidado com os documentos e seu armazenamento leva à perda parcial ou total da Ordem de Serviço, com consequências em paradas inesperadas, execução incorreta do serviço ou paralisação total do trabalho;
• Identificação e dados equivocados, incompletos ou inexistentes de pessoas: informar a empresa prestadora, os profissionais responsáveis e principalmente o cliente é extremamente importante para garantir a segurança jurídica da operação;
• Instruções incompletas, confusas ou equivocadas: instruir de forma equivocadas sua equipe leva a risco de vida dos colaboradores, de erros na produção, entre outros que impactam todo o processo em questões de qualidade, segurança e produtividade;
• Listagem de riscos incompleta, incorreta ou inexistente: muitas empresas falham em identificar na Ordem de Serviço os riscos que os colaboradores e máquinas correm na execução dos trabalhos, colocando sua empresa em maus lençóis legalmente e, o pior, expondo colaboradores a possíveis problemas de saúde e segurança.

Emissão automática de Ordem de Serviço de Produção

A emissão automática de Ordem de Produção pode ser realizada em sistemas de gestão elaborados para empresas e, de preferência, especializados no seu setor. A indicação que eu tenho para hoje é a de um ERP Industrial, desenvolvido com funcionalidades específicas para as necessidades de uma fábrica, o Nomus ERP Industrial. Quando você precisar que sua empresa realize o serviço de produzir para terceiros, o documento necessário é, na verdade, a Ordem de Produção, um documento igual ao de quem possui as próprias matérias-primas etc. Muda alguns dados, mas o tipo de documento é o mesmo. Com ele, você emite ordens de serviço, ordens de produção, notas fiscais e muitos outros documentos com apenas alguns cliques, organizando e integrando todos os dados da sua indústria. Confira uma demonstração grátis:

Gestão de produção e serviços para indústrias

Emitir ordens de serviço, ordens de produção, roteiros de produção, pedidos de compras e todos os outros documentos de uma indústria pode ser muito mais ágil quando você sabe o que está fazendo. É por isso que eu, colegas e convidados publicamos recorrentemente matérias e artigos que ajudam você nesse processo de aprendizado e pesquisa a respeito de gestão industrial em todos os setores. Convido você a se inscrever no nosso blog e também seguir nossas redes sociais para ficar atento a novas publicações quando forem ao ar. Obrigado e vamos em frente.

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