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Por que a administração da produção é importante?

Atualizado em 27/06/23 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Produção

A administração da produção é a área administrativa responsável por compreender e colocar em prática as técnicas de gestão para produzir bens e serviços. Um dos seus principais objetivos é agregar valor à entrega final, de forma a organizar, da melhor maneira possível, os recursos disponíveis para atender às vontades e às necessidades dos clientes.

Se você tem dúvidas sobre o funcionamento desse setor, este post é para você! A seguir falamos sobre tudo o que você precisa saber para administrar a produção, inclusive como isso é feito na prática e como ela permite acompanhar todos os setores e processos da empresa. Acompanhe e tire as suas dúvidas!

O que é a administração da produção?

Administração da produção é a atividade de gerenciar recursos destinados à fabricação e à oferta de bens e serviços. Toda organização que produz algum bem ou serviço, precisa gerenciar e programar a produção.

Mesmo que essa atividade seja essencial para qualquer empresa no cenário de alta competitividade atual, essa não é a sua finalidade. Sua finalidade é lucrar. E a preocupação com a administração da produção cresce à medida que a empresa deixa de ser lucrativa.

A sobrevivência da indústria depende de decisões estratégicas e operacionais. A administração da produção tem como objetivo suportar a tomada das seguintes decisões, essenciais no ambiente corporativo:

• o que produzir e comprar;
• quanto produzir e comprar;
• quando produzir e comprar;
• quais recursos serão utilizados para produzir.

Qual é a função do setor de produção?

A produção é central para a organização porque é lá que são feitos os bens e serviços que são a razão da sua existência. Não necessariamente é a área mais importante, mas é uma das principais funções de qualquer companhia. Em linhas gerais, os principais setores dos empreendimentos são:

• Marketing: comunicação de produtos e serviços da empresa;
• Desenvolvimento de produto: criação ou adaptação de novos produtos e serviços;
• Produção: fabricação dos produtos e serviços da empresa;
• Contábil-financeira: administração das finanças e tomada de decisão econômicas;
• Recursos Humanos (RH): recrutamento, desenvolvimento e bem-estar da equipe.

Trabalhar em sinergia com as outras áreas da organização é uma das responsabilidades da produção. Essa cooperação deve ser independente do sistema produtivo e tornar possível que a empresa atinja seus objetivos estratégicos.

• Veja também: Produção parada: motivos, consequências e como evitar

Quem é o responsável pela administração da produção?

O profissional responsável pelo setor é o gestor da produção. Especializado em técnicas de fabricação, ele deve trabalhar para garantir a otimização dos processos.

Tudo aquilo que é fabricado na companhia precisa ter uma garantia final de qualidade e, portanto, deve passar pela mão desse gestor. Sem contar com a logística de entrega do produto, ele cuida da confiabilidade do que foi produzido e dos custos envolvidos.

Quando os ciclos de fabricação e entrega terminam, o responsável pela área precisa analisar os pontos fortes e fracos do sistema. Em seguida, ele deve buscar formas de aprimorar o controle e as etapas dessa cadeia.

É importante que esse gestor sempre se lembre que, ao fim do processo produtivo, a qualidade resultante nos bens e serviços oferecidos deve ser sua prioridade. Dessa forma, a produção deve ser otimizada cada vez mais por meio de análise, planejamentos e implantação de metodologias adequadas.

Veja também:

• Garantia da qualidade: o que é e o que você está perdendo se não tiver

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Quais são as decisões que dependem do suporte da produção?

O processo de produção vai desde a entrada dos recursos que serão transformados até a saída do produto final. A seguir, abordamos as principais decisões dentro das empresas que requerem o auxílio da administração da produção. Continue acompanhando!

Planejamento da capacidade da fábrica para o futuro

A obtenção de mais recursos ou a diminuição da equipe para o futuro deve ser analisada e antecipada de acordo com uma previsão de necessidade da capacidade produtiva. A decisão de aumentá-la ou não deve ser tomada com base nos conhecimentos sobre a produção. Alguns exemplos incluem:

• a necessidade de recrutamento adicional;
• a contratação de horas extras;
• o investimento em maquinário.

Muitas vezes, as decisões precisam ser tomadas hoje para garantir o futuro da empresa daqui a um, cinco ou dez anos. Essas definições estratégicas têm, naturalmente, uma grande inércia e dependem de grande esforço para serem estabelecidas. De qualquer forma, elas precisam ser tomadas hoje, mesmo que o impacto seja sentido apenas a longo prazo.

Planejamento de compra de matéria-prima

É preciso alinhar a quantidade necessária com a comprada, para que ela não chegue atrasada nem adiantada a fim de não prejudicar o atendimento da demanda. Isso evita paradas na produção ou sobrecargas no fluxo de caixa por estoques excessivos.

Existem inúmeros fatores que podem influenciar um planejamento de matérias-primas. Alguns deles são:

• lead time dos fornecedores;
• política de estoques;
• previsão de demanda;
• controle da produção (com foco em listas de materiais e estoque).

Em outras palavras, saber o que e quando comprar são essenciais para a saúde de uma organização. Uma política fraca de planejamento de compras pode resultar em:

• compras emergenciais;
• atraso nas entregas;
• atraso no recebimento e no fluxo de caixa;
• aumento no custo da compra e, consequentemente, nos gastos;
• aumento de setups;
• aumento de tempo de atravessamento de produção.

Planejamento de políticas de estoque para matérias-primas, semiacabados e acabados

Essa decisão define os níveis mais adequados para manutenção dos estoques com foco na proteção dos principais interesses da empresa, o que evita a fragilidade em meio à competição acirrada. Esse controle  permite análises históricas que auxiliam na definição da política de aprovisionamento da indústria.

É importante ressaltar que optar pelo estoque mínimo pode causar riscos a determinados segmentos — uma questão pouco trivial na maioria dos sistemas produtivos. Cada indústria pode usar essa política como proteção em relação à concorrência: ou seja, os estoques podem ser reduzidos, desde que atendam às necessidades estratégicas da companhia.

Programação da produção

É a capacidade de alocar atividades produtivas de acordo com a prioridade da organização. Isso ajuda a evita ociosidade dos recursos produtivos, que são escassos, principalmente nas pequenas e médias empresas.

No dia a dia da fábrica, algumas perguntas — como “qual é a próxima atividade a fazer?” — precisam ser esclarecidas inúmeras vezes para diversos recursos. A programação da produção deve respondê-las considerando os critérios de priorização do negócio.

Veja também: 7 Problemas na programação da produção que podem tirar dinheiro da sua fábrica

Acompanhamento da fábrica em tempo real

Saber em quais etapas do processo produtivo estão suas ordens, acompanhar o recebimento de pedidos de compra e de entender quem está fazendo o quê com qual recurso a cada momento são tarefas diretamente ligadas ao controle da produção.

É importante, então, ter ferramentas que forneçam informações confiáveis e atualizadas do chão de fábrica, principalmente para tomadas de decisão a curto prazo. O histórico dessas informações permite o planejamento para médio e longo prazos. Entender os principais problemas na fábrica e o que fazer quando eles ocorrerem é essencial para a produção.

Cumprimento dos prazos acordados

É necessário ter a capacidade de cumprir o acordo comercial de entrega do pedido ou serviço dentro do período estimado. Muitas vezes, a área comercial estabelece prazos competitivos sem nenhuma indicação real da produção.

Cada pedido com prazos piores que os anteriores acaba criando uma bola de neve na produção. Assim, ordens que, por padrão, deveriam ter prioridade máxima, na prática podem ficar impossíveis de priorizar.

Já é possível, aqui, enxergar uma relação direta com os itens anteriores. Afinal, como é possível entregar na data combinada se a matéria-prima sempre falta ou se os estoques estão mal dimensionados? Ou ainda se a programação da produção é ineficiente? Ou se ela simplesmente não é feita?

Por outro lado, como o vendedor, por exemplo, conseguiria passar as informações de prazo de acordo com a situação atual da fábrica se, simplesmente, não existem informações disponíveis para análise?

Reação ágil no cenário competitivo atual

É fundamental que a organização se adapte rapidamente em relação às mudanças no cenário em que está inserida. Essas alterações podem ocorrer no processo de produção, na cadeia de suprimentos e, principalmente, na demanda.

A capacidade de reagir de forma rápida e eficaz a elas, tanto em relação ao mercado quanto ao processo de produção, da cadeia de suprimentos e da demanda, é uma das principais funções do controle da produção.

Com o planejamento estratégico, fica mais fácil decidir o que fazer para o futuro e passar para a etapa de execução. Nela, é possível se deparar com diversas situações que fogem do planejamento. Dessa forma, os sistemas de produção devem considerá-las para replanejamento.

A administração da produção deve permitir, por meio da integração das informações, a orientação das operações do negócio envolvendo todos os setores da empresa. Essa integração da fábrica deve propiciar melhorias de competitividade e garantir a sobrevivência da organização a longo prazo.

Qual é a importância do planejamento na administração da produção?

O planejamento estratégico tem extrema importância na administração da produção uma vez que é necessário atingir as metas e os prazos que afetam a qualidade do trabalho. Quando o planejamento dá as mãos para a administração, é possível caminhar por uma estrada em que a produtividade tem prioridade.

De forma inteligente, a redução do número de falhas e erros atinge os custos de produção, e aumenta os lucros. Ou seja, todo mundo sai ganhando.

Parece fácil, mas exige esforço, tempo e dedicação. Planejar a produção requer análise e compatibilidade com as realidades vivenciadas nos procedimentos diários. As ações devem ter potencial para satisfazer os objetivos traçados previamente,

Um bom planejamento nesse setor deve levar em consideração o aproveitamento correto dos recursos disponíveis, como materiais, instrumentos de trabalho e trabalho humano.

Como a administração da produção é refletida na manutenção?

Gerenciar a produção tem absolutamente tudo a ver com os processos de manutenção. Isso porque é impossível evitar que as falhas e os erros sejam excluídos completamente da cadeia produtiva nas organizações.

As falhas podem ocorrer em operações por infinitas razões. Elas podem ser fruto direto dos bens ou serviços fornecidos ou ocorrerem até mesmo dentro da produção, por questões de defeito global no projeto, interrupção no funcionamento de uma ou mais instalações físicas ou pelo simples fato de que erros humanos acontecem.

Além disso, os clientes também podem ser responsáveis por causar falhas por meio do manuseio incorreto dos bens e serviços. A forma certa de lidar com um erro detectado é buscar compreendê-lo para, então, tratá-lo na operação.

As empresas costumam utilizar abordagens amplas para cuidar da manutenção. Assim, são capazes de melhorar a confiança da produção. Entre elas, é possível destacar:

• manutenção corretiva: esperar que as instalações, as máquinas ou os equipamentos apresentem defeitos para consertá-los;
• manutenção preventiva: a manutenção de instalações, máquinas ou equipamentos é feita regularmente, ainda que não apresentem defeitos, para prevenir falhas futuras. Trata-se de uma intervenção prevista e programada antes da falha;
• manutenção preditiva: por ser uma técnica de manutenção que tem como base o estado do equipamento, ela consiste no acompanhamento em detalhe para tentar prever em que momento a instalação, as máquinas ou os equipamentos podem parar de funcionar para, assim, antecipar-se por meio de reparos.

Quanto mais os empresários estabelecerem desafios constantes para o sistema produtivo, melhores serão os impactos dessas ações sobre o negócio.

Veja também:

• O que é regime de competência? Entenda como funciona com 8 exemplos
• O que é regime de caixa? Entenda como funciona

Como é possível controlar tantas informações?

Ao contrário do que muitos costumam pensar, administrar não é uma tarefa fácil. Manter os olhos constantemente na produção, dando conta de todos os processos, é ainda mais difícil!

Se algum procedimento der errado dentro da cadeia produtiva, o gerente de produção da empresa será o primeiro a ter a competência colocada à prova. Isso porque todas as operações da instituição passam a depender do cumprimento de seu planejamento e da sua estratégia.

Para gerenciar a produção com mais segurança e agilidade, o mais indicado é ter o apoio de um software. É exatamente por isso que os Enterprise Resource Planning (ERPs) têm se destacado no mercado. Trata-se de um Sistema de Gestão Empresarial, que auxilia a gestão por meio de módulos integrados para otimizar a linha de produção.

O objetivo é tornar a administração mais fácil, melhorando a distribuição de tarefas e possibilitando a percepção de questões internas que requerem atenção especial. A automação de processos é fundamental para melhorar os ajustes do volume de produção e permitir que se produza mais gastando menos.

Isso sem contar que, com a padronização dos itens, fica mais fácil visualizar o processo produtivo. A gestão da produção, então, compreende uma quantidade absurda de informações. Elas precisam ser controladas e monitoradas de forma prática e eficiente.

Ou seja, por mais que sejam utilizadas planilhas off-line, elas pouco podem fazer pela competitividade que a empresa precisa atingir diante de um mercado informatizado e agressivo. Se, ao tentar aumentar o faturamento, fica perceptível a perda do investimento — já que há uma evidente ociosidade nos equipamentos de alta tecnologia comprados para a organização —, é possível que a aposta esteja sendo feita no item errado.

Nesse caso, vale a pena considerar investir em uma solução prática para melhorar a comunicação entre os setores da empresa com os módulos adequados para que a gestão e o controle da produção e de todos os outros setores da companhia sejam feitos de forma mais clara.

E aí? Gostou de saber mais sobre a administração da produção? Deixe um comentário e nos ajude a saber se esses tópicos foram úteis para você.

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