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Por que elaborar um cronograma de implantação de um software ERP?

Atualizado em 15/02/24 - Escrito por João Pimenta na(s) categoria(s): Gestão de projetos / Mapeamento de processos / Processos e Organização

O Cronograma de implantação de um software ERP é um processo importante para definir as etapas de implementação da ferramenta e como o projeto será desenvolvido na empresa.

Em diversas situações, como por exemplo em uma nova negociação, no início do projeto ou durante o projeto, muitas vezes é necessário avaliar o que precisará ser feito, identificar quais são as ações necessárias, o prazo para entrega e, por fim, o custo do que será entregue.

Nos artigos Para que serve um plano de projeto de implantação de um software ERP e 8 dicas imprescindíveis para o planejamento do seu projeto de implantação de ERP, foi abordada a importância de usar o cronograma como ferramenta no planejamento. Porém, devido à grande importância dessa ferramenta, é preciso de um artigo apenas sobre o assunto para focar nas dicas para criação de um cronograma. Confira cada uma delas:

Definindo cronograma

De acordo com o PMBOK, o Gerenciamento do Tempo ou Prazo em Projeto são os processos necessários para realizar o término do projeto no prazo estimado. Esses processos são essenciais para o êxito do projeto, já que com base neles é possível estimar custos, tempos, gerenciar atividades e, quando em negociação, avaliar a viabilidade do projeto em si.

O cronograma é uma ferramenta para gerenciar o tempo do projeto, que normalmente é baseada no Gráfico de Gantt. Este demonstra visualmente o avanço das atividades ao longo do tempo para cada um dos recursos do projeto.

A essência do cronograma vem do escopo do projeto, que pode ser definido como o objetivo que se pretende atingir; e deve se decompor em uma lista de atividades interligadas por relações de dependência. Posteriormente, essas relações devem ser organizadas em um calendário e associadas aos seus donos (recurso).

Além de uma ferramenta para planejamento no auxílio da definição de metas, prazos, ocupação de recursos, entre outras, o cronograma se faz uma ferramenta imprescindível para controle/acompanhamento do projeto.

Um grande diferencial do cronograma está na possibilidade de identificação do caminho crítico, que nada mais é que a(s) sequência(s) de atividades que quando sofrem atraso impactam diretamente no atraso do projeto. Ou seja, permite ver qual é o fluxo que precisa ser priorizado e, por isso, aumenta de sobremaneira a possibilidade de cumprir o prazo estipulado.

Veja também: ERP: o que é, para que serve, como funciona e exemplos

Reforçando a importância do cronograma e primeiros passos

A importância de gerenciar o tempo em projetos é incontestável. Os projetos de implantação de sistema erp são feito sob encomenda, na qual o fornecedor do software sugere datas em que os clientes devem realizar atividades para o início da nova rotina.

O fornecedor/consultor atua como um gestor, porém a cobrança não pode ser feita pelo mesmo, já que o empreendedor/diretor possui autoridade e denomina atividades às principais pessoas do projeto de implantação.

Por isso, é essencial que os patrocinadores acompanhem e revisem a documentação, por meio do cronograma, com os avanços das atividades para que se entenda (se aplicável) o motivo do atraso. Reuniões periódicas em que são apresentados os avanços com relação ao cronograma possibilitam maior participação e responsabilidade dos seus principais executores.

Todo atraso ao projeto é danoso diretamente ao empreendedor porque impacta diretamente no custo do projeto. Por isso, toda alteração de prazo deve ser alinhada e acordada com toda a equipe. Também é essencial entender quais foram os motivos desse atraso para evitar que aconteçam novamente.

Existe um paradigma na literatura que afirma que nenhum projeto consegue ser entregue dentro do prazo. Na prática, estimativas feitas pelo Standish Group Internacional mostram que 88% dos projetos não são entregues dentro do prazo e a média de atraso é de 222%. Será o motivo a falta de experiencia dos planejadores ou um mal crônico com o compromisso de quebrar barreiras e realizar algo novo? Ou talvez, ainda, uma incapacidade humana de lidar com um número grande de variáveis?

Sem dúvida, a maior certeza de qualquer previsão é que ela não será 100% realizada. Prever é uma tarefa árdua que requer muita experiência na atividade que será prevista e, mesmo assim, é difícil ou até impossível (pelo menos para uma pessoa) avaliar todas as possibilidades. A verdade é que o tempo consumido para prever demasiadamente um projeto não compensa, e em muitos casos é mais interessante lidar com pequenas eventualidades do projeto no decorrer do mesmo. Essa última consideração tem o foco de balizar/limitar o tempo dedicado para planejar.

Passada essa etapa reflexiva sobre cronogramas, vale ressaltar que mesmo com um cronograma 80% acertado, feito em pouco tempo, já é possível:

1. Obter a data final aproximada para entrega do projeto de implantação;
2. Alinhar todas as áreas/recurso envolvidos no projeto;
3. Controlar o andamento do projeto, criando ambiente propício a avanços mais rápidos;
4. Descobrir problemas inerentes à execução de atividades rapidamente;
5. Aumentar o compromisso dos recursos envolvidos;
6. Deixar claras as responsabilidades de todos os envolvidos;
7. Diminuir o tempo total do projeto.

Independente de o seu cronograma ter sido um “fracasso” ou não, pode ter certeza que um projeto sem cronograma iria gerar um tempo total de projeto muito maior. O cronograma por si só já gera inúmeras vantagens ao projeto, conforme mencionado. Gerenciar um projeto sem cronograma é o mesmo que navegar sem bússola.

No próximo artigo, irei mostrar como montar e utilizar um cronograma na implantação de um software ERP. Inscreva-se no blog e continue acompanhando.