Blog Industrial Nomus » ERP » Portal de cotações online: guia para fornecedores e compradores

Portal de cotações online: guia para fornecedores e compradores

Atualizado em 19/11/24 - Escrito por João Pedro na(s) categoria(s): ERP

Portal de Cotações é um local digital onde fornecedores registram suas propostas de preço e outros detalhes para atender às solicitações de um comprador;
É uma ferramenta que otimiza a cotação de compras e traz automação para empresas na hora de buscar fornecedores e coletar textos;
A ferramenta Portal de Cotações pode ser uma plataforma avulsa ou parte de um sistema maior, integrada à gestão completa da sua empresa, como no caso do Nomus ERP Industrial: assista a uma demonstração grátis.

O Portal de Cotações é uma ferramenta de automação da cotação de compras e coleta de propostas. Compradores dizem o que precisam e fornecedores fazem suas ofertas. A solução digital facilita a interação entre ambos, elimina necessidade de vários e-mails, centraliza as informações, entre outros benefícios.

Dito isso, há duas formas gerais de acessar essa solução. Você pode usar uma ferramenta que seja desenvolvida apenas para fazer o portal ou investir melhor, de forma otimizada e inteligente, em um ERP Industrial. Nos ERPs, o Portal de Cotações é uma funcionalidade avançada integrada a toda gestão da sua empresa.

Implementar uma ferramenta com portal de cotações na sua empresa traz mais agilidade, automação e lucro para sua empresa. Organização, automação e centralização significam mais tempo – e tempo é dinheiro. Você entenderá tudo isso melhor no texto abaixo.

Faça uma boa leitura!

Portal de cotações online: guia para fornecedores e compradores

O que é um portal de cotações? Para que serve?

Portal de Cotações é uma ferramenta de automação do processo de cotação de compras. É através dela que sua empresa tem mais agilidade e eficiência na hora de lidar com fornecedores e a coleta de preços.

O objetivo desse tipo de ferramenta é facilitar a interação entre compradores e fornecedores, eliminando trocas manuais de e-mails com propostas em anexo, centralizando as informações, reduzindo o tempo de registro de dados, entre outros.

A forma que permite aproveitar os melhores benefícios de um portal é utilizar um ERP que ofereça a funcionalidade. Dessa forma, os fornecedores podem acessar diretamente o sistema para registrar suas propostas de preço. Você consegue simplificar a coleta e análise de informações, economizando tempo, além de reduzir erros humanos.

Como funciona um portal de cotações?

Essa ferramenta otimiza o fluxo de trabalho tanto para a empresa compradora quanto para os fornecedores. É um processo simplificado e automatizado. Seu funcionamento depende da empresa fornecedora da funcionalidade e eu usarei como exemplo o Nomus ERP Industrial.

Veja como funciona o Portal de Cotações Online no Nomus ERP Industrial:

Portal de Cotações para Empresa Compradora

O Portal de Cotações do Nomus ERP Industrial é muito fácil de usar por empresas compradoras. Vou começar a explicação com a descrição geral das funcionalidades e depois o passo a passo do cadastro da cotação.

Envio de Cotações: você cria a cotação de compra no sistema e envia um e-mail com link de acesso ao portal para seus fornecedores;
Registro de Preço pelos Fornecedores: os interessados acessam o portal através do link, visualizam as cotações pendentes e apresentam suas propostas, informando preços, condições de fornecimento e pagamento dos produtos ou serviços. O sistema registra tudo automaticamente para você;
Decisão de Compra: após o sistema coletar as propostas, você pode avaliá-las e tomar suas decisões de compra diretamente no ERP, liberando os pedidos de compra com base nas melhores condições oferecidas pelos fornecedores.

O portal é divido em quatro abas:

Cotações Pendentes: Exibe todas as cotações que ainda estão abertas e aguardam o registro de preços.
Cotações Respondidas: Lista as cotações para as quais o fornecedor já inseriu suas propostas.
Cotações Aguardando Decisão: Mostra as cotações que estão em análise pelo cliente.
Cotações Encerradas: Apresenta as cotações finalizadas e o resultado (se o fornecedor ganhou ou perdeu a cotação).

Confira agora o passo a passo para configurar essa funcionalidade para empresas compradoras no Nomus ERP Industrial:

1. Faça login no sistema

2. Acesse a tela “Empresas” e clique para editar a empresa desejada.

3. Na aba “Compras” localize o quadro “Portal de cotações online” como na imagem a seguir:

3. Marque a configuração Habilitar o portal de cotações online para habilitar a utilização do portal;

4. Edite o campo “Texto padrão para envio de cotações de compra pelo portal de cotações online” para personalizá-lo;

5. Acesse a tela “Pessoas”, edite o fornecedor desejado. Na aba “Compras”, no quadro “Portal de cotações online”, clique em “Criar usuário para o fornecedor”, como em destaque na imagem a seguir:

6. Ao clicar neste botão o sistema vai exibir uma popup como abaixo:

7. Preencha os campos pedidos;

8. Clique em salvar para criar um usuário para o fornecedor, para que ele tenha acesso ao sistema e envie as propostas;

9. Agora, você terá uma tabela com os usuários de cada fornecedor e você pode editar conforme o que precisar:

Essas foram as instruções gerais, você pode conferir mais detalhes sobre o uso do sistema na demonstração grátis do Nomus ERP Industrial.

Portal de Cotações para Fornecedores

1. Ao criar o usuário, com o auxílio da empresa que usa o Nomus ERP Industrial, o fornecedor recebe um e-mail com o link de acesso ao portal e uma senha provisória;

2. O Fornecedor terá que alterar a senha por questões de segurança. A seguir, será direcionado ao Portal de Cotações e verá a seguinte tela:

3. Na aba “Cotações pendentes”, o sistema exibe todas as cotações que ainda estão abertas e aguardam o registro de preços pelo fornecedor, como abaixo:

4. Basta escolher o pedido, registrar as informações da proposta e pronto!

Demonstração Grátis: Portal de cotações online integrado à sua gestão

É possível conferir uma demonstração grátis do Nomus ERP Industrial – sistema de gestão integrada – que possui diversas funcionalidades incríveis, além do próprio Portal de Cotações Online.

A plataforma conecta as áreas da empresa em um sistema só, integrando seu Portal de Cotações com pedidos de vendas e pedidos de produção. Isso mesmo, assim que você aceita a proposta de fornecedor, o processo de produção, o fluxo de caixa e a gestão de contas a pagar já recebem os dados da operação sem a necessidade de preenchimento manual.

É muito mais fácil com o Nomus ERP Industrial, assista à demonstração grátis agora: