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4 problemas no apontamento da produção que geram prejuízo para sua fábrica

Atualizado em 10/10/23 - Escrito por Thiago Leão na(s) categoria(s): Produção

Problemas no apontamento da produção geram diversas perdas financeiras para as indústrias de diferentes segmentos e tamanhos. Muitas vezes, o apontamento nem mesmo é realizado e isso gera ainda mais dor de cabeça para os gestores.

Essa atividade é fundamental para ter o controle da produção bem definido na empresa, já que sem um bom apontamento da produção, o gestor não consegue saber o que está acontecendo no chão de fábrica e qual o desempenho dos funcionários e máquinas.

Neste artigo vamos ver quais são os principais problemas relacionados ao apontamento da produção e como eles acabam tirando dinheiro das indústrias.

A ideia é:

Identificar os problemas relacionados ao apontamento que podem estar acontecendo na sua fábrica;
Mensurar qual o impacto financeiro esses problemas podem trazer;
Propor soluções para mitigar ou eliminar esses problemas.

Vamos lá:

Primeiramente, o que é o apontamento de produção

Caso você não saiba o que é o apontamento de produção, é importante resolvermos isso antes de começar o artigo.

O apontamento é o processo de informar em um sistema todas as etapas que um produto percorre no chão de fábrica de uma indústria. É possível apontar também imprevistos e problemas diversos que afetam a produção.

Dessa forma, o gestor consegue olhar para o sistema e saber o que está acontecendo na fábrica, qual a produtividade de máquinas / colaboradores e ainda facilita a identificação de gargalos e causas raízes de problemas.

Para saber mais sobre o tema, recomendo que baixe o ebook: Apontamento de produção: o que é, qual seu conceito e como fazer

Proposta de exercício: mensure qual o impacto dos problemas no apontamento da produção

Para começar, assim como fiz em outros artigos, gostaria de propor um exercício simples que pode transformar a maneira em que você enxerga esses problemas.

Pegue uma calculadora e tente mensurar, em R$, qual o impacto de cada um dos problemas listados nesse artigo na sua fábrica.

Você pode fazer isso com papel e caneta ou com uma planilha no Excel, o importante é realmente transformar ideias distantes em algo mensurável e próximo da realidade da sua empresa.

Uma vez que os números existem, você e sua equipe ficarão bem mais tendenciosos a querem resolver essas questões. Desta forma, a sua fábrica pode ter uma transformação verdadeira e assim obter uma lucratividade melhor.

Não fazer o apontamento em tempo real

Vamos começar falando dos casos em que a fábrica acaba não fazendo o apontamento da produção em tempo real, seja por falta de sistema ou pelo uso de um software problemático.

O que causa o problema?

Fabrica trabalha com apontamento da produção em papel que precisa ser digitado posteriormente;
Sistema utilizado pela fábrica tem usabilidade ruim/difícil, isso impede que operadores façam o apontamento.

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Possibilidade de erros de digitação
- Quando o apontamento é feito em papel e posteriormente digitado, além de perder o fator do tempo real, existe a possibilidade de erro de anotação e digitação, por exemplo quando o digitador não entende a letra do operador, o que prejudica os indicadores e pode levar a tomada de decisão errada.
Investimento desnecessário em digitação
- Ainda nos apontamentos digitados, é preciso pagar o salário da pessoa que irá digitar todos os apontamentos. Esse investimento poderia ser substituído e até reduzido por um sistema eficaz.
Informações com atraso gera uma gestão reativa
- Se a indústria até usa um sistema, mas ele é difícil de usar, é comum que os apontamentos sejam feitos com atraso. Ou seja, ao invés de apontar na hora, os colaboradores acabam informando a produção no dia seguinte ou ainda mais pra frente.
- Por exemplo, uma máquina fica parada por falta de alguma informação (desenho da peça, informações de receitas etc), mas a pessoa responsável por enviar essa informação só fica sabendo no dia seguinte. A sua máquina terá ficado parada por horas a espera da informação. Caso utilizasse um sistema com apontamento em tempo real, essa requisição poderia ter sido atendida no mesmo instante e o tempo de máquina parada seria muito menor.
- É comum também que gestores analisem o resultado de máquina parada no mês e fiquem pensando em formas de reduzir esses tempos. Provavelmente se tiverem agilidade em saber que a máquina parou, no momento em que parou, conseguiriam identificar e resolver os problemas mais rápido.

Exercício:

Calcular quanto a sua empresa gasta por mês com digitação de formulários de papel. Salário e custos dos profissionais de digitação; (caso utilize)
Calcular qual o custo de uma decisão baseada em dados digitados com erros;
- Por exemplo, sua indústria pode decidir parar de fabricar um produto porque o mesmo apresenta muito tempo de máquina e o preço não compensa. Entretanto, esse tempo maior de máquina na verdade foi resultado de um erro de digitação nos apontamentos.
Calcular tempo de paradas de máquina que poderiam ser reduzidos com informações em tempo real;

Não conseguir localizar ordens de produção e pedidos de venda no chão de fábrica

O que causa o problema?

Quando a indústria tem dificuldade ou até mesmo não consegue localizar pedidos de venda de seus clientes no chão de fábrica, dificultando ou até impossibilitando informar qual a situação de determinado pedido naquele momento.
- Por exemplo, cliente liga para perguntar como está o andamento do seu pedido ou ainda envia um representante para acompanhar a produção semanalmente.

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Gasto de tempo para informar o status de pedidos
- Quando a sua indústria não consegue localizar os pedidos de venda no chão de fábrica com agilidade, acaba perdendo muito tempo para identificar os status dos pedidos de clientes que ligam ou visitam a fábrica. Isso são horas/homem que poderiam ser melhor utilizadas em outras atividades.

Exercício:

Calcular quanto tempo sua equipe dedica a informar clientes sobre o status de seus pedidos. Com o tempo determinado, calcule qual o preço/hora desses profissionais para ter uma ideia mais próxima de quantos R$ sua empresa gasta com isso.

Veja também: Impactos do Nomus ERP Industrial na fábrica de máquinas Arco Industrial

Não conseguir medir a produtividade de máquinas e colaboradores

O que causa o problema?

Sem fazer o apontamento de produção, dificilmente o gestor consegue medir a verdadeira produtividade de máquinas e colaboradores.

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Dificuldade para identificar problemas
- Sem o apontamento, a indústria não sabe a fundo quais são os problemas diários que afetam a produtividade, o que dificulta os projetos de melhoria. Como por exemplo identificar o motivo de máquinas paradas e colaboradores com produtividade muito baixa.
Dificuldade para melhorar a produtividade
- Sem medir o desempenho e saber a produtividade atual com precisão, dificilmente a empresa vai conseguir promover ações para melhorar a produtividade, como por exemplo um programa de bônus, baseado em meritocracia, para os funcionários com a melhor produtividade no período.

Exercício:

Calcular quantos R$ suas máquinas produzem por hora atualmente, projetar um aumento de pelo menos 10% na produtividade e assim chegar em um potencial ganho que a sua fábrica pode ter ao implementar o apontamento
Realizar o mesmo para os colaboradores

Não saber quando imprevistos acontecem no chão de fábrica

O que causa o problema?

Falta de apontamento em tempo real para notificar a equipe quando imprevistos acontecerem.

Quais são alguns dos impactos financeiros?

Máquinas paradas por mais tempo
- Quando sua equipe não sabe em tempo real que aconteceu um problema, dificilmente conseguirão corrigi-lo rapidamente. O quanto antes o responsável ficar sabendo, mais rápido o problema será resolvido.

Exercício:

Calcule o valor hora das suas máquinas e depois quanto tempo sua indústria acaba ficando com máquinas paradas porque a pessoa responsável por resolver determinado problema ou requisito demorou para saber que precisava agir

Como solucionar os problemas no apontamento da produção

Para solucionar os problemas no controle de estoque listados nesse artigo, sua empresa precisa de um sistema de gestão que seja capaz de realizar o apontamento da produção em tempo real e com uma interface fácil de usar.

Irei utilizar o sistema Nomus ERP Industrial como exemplo para mostrar como seria possível solucionar essas dores. Vamos lá:

Apontamento da produção, paradas e esperas no chão de fábrica

Com um sistema como o da Nomus, é possível fazer o apontamento da produção em terminais no chão de fábrica ou tablets acompanhando o andamento da produção em tempo real.

Além disso é possível fazer o apontamento de paradas e esperas como manutenção corretiva, espera por matéria prima, espera por documentação, entre outros, e com isso é possível saber a real produtividade de suas máquinas e operadores.

Localização de ordens e pedidos de venda no chão de fábrica

Com o sistema é fácil acompanhar em tempo real o andamento de todas as ordens de produção e pedidos de venda.

Ranking de produtividade de recursos e funcionários

Também é possível gerar rankings de produtividade de recursos e funcionários a partir dos apontamentos da produção. Assim sua empresa consegue determinar quais são seus funcionários e máquinas mais produtivos.

Monitoramento de recursos em tempo real

Por fim é possível monitorar em tempo real tudo que está acontecendo na sua fábrica, quais máquinas estão funcionando, quais máquinas estão paradas, quais ordens de produção estão sendo feitas em cada máquina e aonde estão alocados seus funcionários do chão de fábrica.

Quanto custa

Para solucionar os problemas listados nesse artigo é possível assinar o Nomus ERP Industrial a partir de R$449 por mês (no momento em que escrevo esse artigo) e um pacote de treinamento básico no valor de R$3600 (pagamento único).

É interessante você realizar um último exercício:

Some os possíveis custos que os problemas anteriores causam para a sua empresa;
Compare esses custos com o valor de investimento em um sistema de gestão capaz de solucioná-los, como o Nomus ERP Industrial.

Vale lembrar que o sistema é muito amplo e é capaz de resolver muitos outros problemas na gestão do seu negócio além do apontamento da produção.

E ai, a conta vale a pena?

Coloque em prática e transforme a gestão da sua fábrica

Caso a conta tenha fechado, recomendo que não perca tempo e implemente um sistema de gestão robusto na sua fábrica o quanto antes. Para fazer isso, aqui estão os passos:

Fique a vontade para entrar em contato conosco caso tenha alguma dúvida e conte com a nossa ajuda para melhorar a gestão da sua fábrica.

Um abraço e até a próxima!