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Relatório A3: o que é, como funciona e como aplicar na sua indústria

Atualizado em 23/06/22 - Escrito por Adriana Mariano na(s) categoria(s): Processos e Organização

O Relatório A3 é uma ferramenta utilizada para identificar e resolver problemas por meio de um plano de ação elaborado em uma folha A3.

É interessante saber que o relatório A3 surgiu com base na metodologia Lean com o intuito de facilitar tanto a visualização como também o gerenciamento de projetos. No entanto, a princípio esse relatório não recebeu tanto destaque se comparado com outros componentes do Lean.

Porém, com o passar dos anos o mercado se tornou cada vez mais dinâmico e diversas empresas encontraram na folha A3 uma forma de melhorar o desempenho de projetos de forma simples e prática.

Pensando nisso, preparamos este artigo para te mostrar como o relatório A3 pode agregar agilidade e eficiência à sua indústria. Confira:

• O que é o Relatório A3?
• Quais os benefícios do Relatório A3?
• Como funciona o Relatório A3?
• Como preencher o relatório A3?

Vamos lá!

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Para colocar em prática as dicas escritas nesse artigo, disponibilizamos um modelo gratuito do Relatório A3 para você baixar, imprimir e utilizar.

Basta clicar na imagem ou botão abaixo:

O que é o relatório A3?

Como disse anteriormente, o relatório A3 visa identificar e solucionar problemas por meio de uma abordagem que dispõe as informações do projeto em uma folha A3.

Dessa forma, o objetivo do gerenciamento através do relatório A3 é detalhar no papel qual é o problema, como será abordado, as análises, as ações corretivas, plano de ação, a fim de obter uma visão panorâmica do todo de forma prática, simples e focada. 

Com isso, as pessoas envolvidas no projeto são obrigadas não somente a fazer análises mais aprofundadas, mas também tomar iniciativas e assumir responsabilidades que serão fundamentais para a solução do problema em questão.

De acordo com Rodrigues (2014), o relatório A3 é a representação gráfica e resumida de todas as ações na execução de um ciclo PDCA(Plan, Do, Check, Act). Logo, o relatório A3 busca identificar, agir e eliminar a causa raiz do problema, assim como no ciclo PDCA.

Quais benefícios do relatório A3?

O relatório A3 foi desenvolvido para ilustrar de forma simples e sintetizada todas as variáveis que envolvem um determinado problema. Sendo assim, há diversos benefícios ao utilizar essa metodologia, tais como:

• Identificação de causa raiz;
• Fluxogramas de processos mais próximos da realidade;
• Panorama geral de falhas e processos;
• Integração da equipe;
• Aumento da produtividade.

Bom, agora que já sabemos os benefícios da folha A3 vamos entender como preencher cada parte deste relatório.

Como funciona o relatório A3?

Como você já sabe, o relatório A3 é bastante similar ao ciclo PDCA. Dessa forma, o relatório é dividido em dois lados. O lado esquerdo é responsável por executar, visualizar e agir, já o lado direito é reservado para planejar.

O relatório A3 deve ser preenchido de cima para baixo e da esquerda para direita. Além disso, o ideal é realizar o preenchimento do relatório a lápis para facilitar correções e revisões durante o processo.

Agora, que já sabemos como é a macroestrutura do relatório A3, vamos aprender o passo a passo para preencher cada campo desta folha. 

Como preencher o relatório A3?

De acordo com John Shook (2008), o relatório A3 pode ser dividido em 8 partes, que são:

1. Responsável e data

Todo projeto que se preze precisa ter um bom líder para conduzir a equipe ao resultado estabelecido. Por isso, é importante definir quem será o responsável pela execução do que está sendo registrado na folha A3, bem como a data de quando o documento foi preenchido e revisado pela última vez.

2. Contexto

O próximo passo é detalhar o contexto do que está sendo feito ou planejado, deixando claro a importância do problema a ser resolvido, o desafio a ser enfrentado ou o projeto a ser implementado. Caso a empresa tenha mais de um problema ou projeto a ser explorado, classifique-os de acordo com a prioridade e comece por aquele que tem causado mais impacto na organização.

Para ter uma compreensão completa do contexto, procure responder às seguintes questões:

• Qual é o problema a ser resolvido?
• Por que a resolução desse problema é importante?

3. Condições atuais

Com o contexto bem definido, o próximo passo é ir ao Gemba para obter informações sobre o que se sabe até hoje sobre aquele problema, desafio ou projeto a ser trabalhado. Nesta etapa, use e abuse de desenhos, mapas, quadros, gráficos a fim de melhorar e ampliar a visualização do problema em questão.

Para ajudar a entender o comportamento do problema em questão, utilize algumas ferramentas como histogramas, gráficos de Pareto, fluxogramas de processos, entre outros.

Além disso, procure saber as informações a seguir:

• Onde ocorre esse problema?
• Quem está envolvido nesse problema?
• O que tem sido feito?

4. Objetivos e metas

Nesta etapa, é importante descrever de forma clara e precisa o resultado que almeja alcançar naquele projeto. Lembre-se de especificar detalhadamente quais são os resultados esperados. Para isso, responda às seguintes questões:

• Qual é o alvo/objetivo a ser alcançado? 
• Esse objetivo é realista?
• Quando irei alcançar essa meta?
• Como pretendo alcançar esse objetivo?
• Quais são as atividades que devo realizar para alcançar o que foi planejado?

Nesta etapa, você pode utilizar a metodologia SMART que tem como objetivo criar metas eficazes para processos, projetos e diversos negócios.

5. Análise de causa raíz

Após recolher informações suficientes sobre o problema a ser resolvido, está na hora de verificar a relação entre a causa e o efeito que ajudou a criar tal problema. Por isso, é essencial identificar as causas raízes do problema. 

Atualmente, existem diversas técnicas que podem te ajudar nessa etapa, tais como: Diagrama de Ishikawa, 5 porquês, 5W2H, diagrama de causa e efeito ou até mesmo o famoso Brainstorming. Assim, é possível identificar com mais facilidade as causas raízes daquele problema.

6. Propostas de melhoria

Nesta seção do relatório A3, é preciso definir quais serão as ações corretivas que deverão ser tomadas a partir das análises realizadas anteriormente. Após definir as contramedidas, é importante validar com a equipe o que foi elaborado para que o processo de implantação seja claro e eficiente. Além do mais, com essa iniciativa é possível obter feedbacks que podem ajudar a melhorar ainda mais as propostas.

Veja também: Muda, Mura e Muri – entenda definitivamente os 3Ms do sistema Toyota de produção

7. Plano de ação

Tendo definidos quais serão as propostas de melhoria, o próximo passo é detalhar todas as atividades bem como os indicadores do plano de ação, que deve ser objetivo e claro, além de explicitar quem será o responsável por cada ação e quando será realizado, sempre visando resolver o problema.

Nesta etapa, é possível usar o Balanced Scorecard (BSC) para auxiliar na elaboração de estratégias de melhoria para o negócio. Assim, será mais fácil tirar as propostas de melhoria do papel.

Pensando nisso, busque responder às seguintes questões:

• Quais ações devem ser tomadas para alcançar os objetivos traçados?
• Quem será responsável por executar tais ações?
• Qual é o valor do orçamento?

Após definir o plano de ação, organize sua equipe e coloque a mão na massa para garantir que o problema seja resolvido dentro do prazo estabelecido. 

8. Acompanhamento

O último passo da folha A3 consiste em detalhar o acompanhamento e o aprendizado obtido durante o enfrentamento do problema. Para que isso ocorra, é necessário comparar o que foi realizado com o que estava previsto no plano de ação a fim de garantir que o problema seja resolvido da melhor maneira.

Caso seja necessário, faça alterações no plano de ações durante o projeto. Lembre-se: o mais importante é se adaptar às variabilidades e incertezas que estão presentes no nosso dia a dia, mas tendo sempre em vista o objetivo a ser alcançado.

Nesta etapas, existem algumas perguntas que devem ser respondidas como:

• Quem vai acompanhar o projeto?
• As ações planejadas foram executadas?
• É necessário alterar/adaptar alguma ação planejada?
• O prazo tem sido obedecido?
• O orçado está dentro do estipulado inicialmente?

Com base nessas respostas, será possível verificar se as ações que estão sendo implementadas estão tendo algum efeito sobre o problema em questão. Além de servir como fonte de aprendizado para projetos futuros.

Enfim, podemos notar que o relatório A3 é uma representação gráfica de um planejamento, que busca contar a história de um determinado problema. Dessa forma, a folha A3 contribui não somente para a melhor visualização dos problemas, mas também para propor melhorias e soluções. 

Agora que você já sabe como a folha A3 pode facilitar a resolução de problemas complexos de forma simples, faça o download do relatório A3 e comece a colocar em prática as dicas deste artigo.

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